Suunnitteluvaihe ja P2-porttipäätös
Suunnitteluvaihe
Suunnitteluvaiheessa varmistetaan toteutuksessa tarvittavat päätökset, hankinnat ja toteutusresurssit. Sitten suunnitellaan toteutus ja käyttöönotto sekä viestintä ja valmennukset.
Suunnitteluvaiheen tavoite on osallistaa tarvittavat asiantuntijat ja osaaminen sitten toteuttaa projektin suunnittelu projektipäällikön johdolla. Myös mahdolliset kilpailutukset ja hankinnat tehdään suunnitteluvaiheen aikana.
Projektipäällikkö vastaa siitä, että suunnittelussa on aina huomioitu tarkoituksenmukaisella tasolla:
- Projektin laajuus eli sisältö, aikataulu, henkilöresurssien tarve ja kustannukset
- Laadunhallinta ja projektiriskit
- Käyttöönotto
- Viestintä ja valmennukset
Toimintaedellytysten luomiseksi projektipäällikkö huolehtii lisäksi:
- Määräystenmukaisuuden varmistamisesta
- Projektin sidosryhmien tunnistamisesta ja huomioimisesta
- Tarvittavien hankintojen toteutuksesta
- Projektinjohtamisen ja dokumentoinnin käytännöistä ja työkaluista
- Lopetuksen suunnittelusta, eli kuka vastaa tuotoksista ja arjesta projektin päätyttyä
Projektipäällikkö on vastuussa siitä, että suunnittelun lopulliset tuotokset dokumentoidaan Projektisuunnitelmaksi. Projektisuunnitelman tulee sisältää oleelliset tiedot siitä, mitkä kaikki tuotokset tulee olla valmiina, kun projekti päättyy, miten projekti tullaan toteuttamaan ja mitkä ovat valmiiden tuotosten hyväksymiskriteerit ja -prosessi.
Projektin omistaja täydentää tarvittaessa ohjausryhmää suunnitteluvaiheessa. Omistaja toimii ohjausryhmän puheenjohtajana tai nimeää tehtävään toisen henkilön. Projektipäällikkö osallistuu ohjausryhmän kokouksiin sihteerinä.
Määräystenmukaisuuden varmistaminen
Tietosuojan ja tiedonhallinnan osalta määräystenmukaisuus on lainsäädännön velvoittamaa (EU 2016/679, Finlex 2018/1050 ja Finlex 2019/906). Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista. Tiedonhallintalaki asettaa velvoitteet huomioimaan muutokset, jotka koskevat toimintaprosesseja, tietojärjestelmiä, tietoja sekä niiden yhteentoimivuutta ja tietoturvaa. Kyse ei siis ole vain digi- ja IT-asioista, vaan määräystenmukaisuus koskee melkein kaikkea kehittämistä, joka muuttaa kaupungin toimintaa jollain tavalla.
Määräystenmukaisuus tulee tarkistaa P2-porttipäätöksen yhteydessä. Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että riittävät toimenpiteet on tehty ja dokumentoitu.
Tutustu suunnitteluvaiheen läpiviennin lisäohjeisiin.
P2 - Projektin toteutuspäätös
Projektisuunnitelman hyväksyminen P2-porttipäätöksen yhteydessä käynnistää projektin toteutusvaiheen. Projektisuunnitelmassa projektille määritellyt tuotostavoitteet, toteutusmallit, resurssit, budjetti, aikataulu ja johtamisen käytännöt hyväksytään toteutuspäätöksessä.
Pääkysymys: Onko toteutettavissa ja onko riittävät resurssit ja päätöksenteko valmiina?
Projekti on P2-valmis, kun:
- Projekti on suunniteltu hyvin ja sidosryhmät on tunnistettu
- Projektin roolit ja vastuut on nimetty
- Ohjausryhmä on olemassa
- Asiantuntija- ja muut resurssit (tilat, välineet ym.) on varmistettu
- Rahoitus vahvistunut mukaanlukien mahdollinen ulkopuolinen rahoitus
- Muutosvaikutukset ja tietosuojavaikutukset on arvioitu
- Määräystenmukaisuus on varmistettu ja mahdolliset muut luvat on saatu