Valmisteluvaihe ja P1-porttipäätös
Valmisteluvaihe
Valmisteluvaiheessa annetaan projektin toimeksianto ja kartoitetaan edellytykset projektin suunnittelulle.
Projektin valmistelija voi olla projektipäällikkö, mutta usein se on esimerkiksi prosessin omistaja tai palvelusta vastaava henkilö. Valmistelutyö tehdään usein oman toimen ohella ilman erillistä projektointia.
Valmistelija vastaa siitä, että seuraavat asiat tulevat määritellyksi ja linjatuksi:
- Projektin omistava organisaatio ja omistava henkilö
- Projektin kokoluokka ja aikaikkuna
- Projektin hyötytavoitteet ja onnistumisen mittarit
- Alustavat tuotostavoitteet
- Tarvittava panostus projektiin (budjetti ja tarvittavat resurssit)
- Toiminta- ja toteutustavat
- Arvioi projektin luonteen ja sopivan johtamistavan
Lisäksi valmistelija vastaa:
- Määräystenmukaisuuden huomioimisesta
- Hankintatilanteen ja hankintatarpeiden selvittämisestä
- Projektin kohdentamisesta asiakasryhmään / prosessiin / palveluun
Valmisteluvaiheessa tehdyn työn tulokset dokumentoidaan Projektikuvaukseksi. Valmisteluvaiheessa on siis tuotettava kaikki sellainen tieto, jota tarvitaan Suunnittelupäätöksen (P1) tekemiseksi. Valmisteluvaiheessa arvioidaan myös projektin luonne esimerkiksi ABC-projektiluokittelulla. Luokittelulla voidaan tunnistaa projektin haastavuus ja sitä kautta tarvittavien johtamistoimenpiteiden tarve (eli onko kyseessä A-, B- vai C-projekti).
Määräystenmukaisuuden varmistaminen
Valmisteluvaiheen aikana tehdään myös tarvittavat määräystenmukaisuuden alkukartoitukset, esimerkiksi tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan osalta. Nämä tarkistetaan P1-porttipäätöksen yhteydessä, eli tarvittavat asiat löytyvät P1-porttipäätöksen tarkistuslistalta. Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että riittävät toimenpiteet on tehty ja dokumentoitu määräystenmukaisuuden varmistamiseksi. Tutustu myös yksityiskohtaisempaan P1-tarkistuslistaan. Sieltä löytyvät myös tärkeät tarkistettavat asiat määräystenmukaisuuden täyttymisen osalta.
Tutustu tarkemmin ABC-projektiluokitteluun
Tutustu valmisteluvaiheen läpiviennin lisäohjeisiin.
P1 - Suunnittelupäätös
Projektin suunnittelupäätös (P1) on tärkeä projektin käynnistyspäätös, jolla varmistetaan että projekti on toteuttamisen arvoinen, eli hyötytavoitteet arvioidaan suhteessa panostukseen. P1:n tekee tyypillisesti sen projektisalkun johtoryhmän, jonka salkkuun projekti kuuluu. Yksinkertaisimmissa projekteissa (C-luokka) päätöksen tekee palvelun ohjausryhmä.
Projektipäällikkö nimetään yleensä viimeistään P1-päätöksen yhteydessä. Myös mahdollinen ohjausryhmä nimetään tässä kohtaa. Suunnittelupäätöksellä hyväksytään myös suunnitteluvaiheen vaatimat resurssit.
Pääkysymys: Onko toteuttamisen arvoista? (Hyödyt vs. panostus ja riskit)
Projekti on P1-valmis, kun:
- Toteuttamiseen todella tarvitaan projektia
- Se on perusteltu suhteessa strategian, tai toimintasuunnitelman toimeenpanoon, tai se on pakollinen esim. lainsäädännön edellyttämänä.
- Projetin hyötytavoitteet tunnistettu ja kirjattu ja tiedetään miten tavoitteisiin pääsy on tarkoitus todentaa.
- Panostuksen tarve on arvioitu (aika, budjetti, henkilötyö).
- Projektin luonne ja johtamistapa on valittu (ABC)
- Projektin omistaja ja projektipäällikkö ja ohjausryhmä on nimetty.
- Samanlaista projektia ei tehdä jo jossain muualla.
- Määräystenmukaisuus on huomioitu