Beta

Roolit ja vastuut kehittämisessä

Johtoryhmä ja ohjausryhmä

Kehmet-JORYOHRY-vaihtoehdot-kuva.png

Johtoryhmän ja ohjausryhmän ero

Kyse on johtamisen delegoinnista. Perusero on se, että johtoryhmä koostuu yleensä ylemmästä johdosta tai ylemmästä keskijohdosta. Ohjausryhmä perustetaan yleensä alimmalle mahdolliselle päätäntävaltaiselle tasolle. Kehittämistä ohjaamaan perustetaan siis johtoryhmä silloin, kun kyse on suuresta kokoluokasta tai koko toiminnalle niin oleellisesta asiasta, että ylempi johto haluaa ohjata kehittämistä suoraan.

Johtoryhmätasoiset johtajat ja päälliköt joutuvat kuitenkin jakamaan työpanoksensa niin laajaan kokonaisuuteen, että usein johtoryhmä haluaa, että asiat valmistellaan johtoryhmäkokouksiin huolella. Hyvin suurissa hankkeissa tämä valmistelu usein delegoidaan erilliselle ohjausryhmälle tai jopa useille ohjausryhmille, jotta itse johtoryhmän koko pysyy toimintakykyisenä.

Kun kokoluokka pysyy kompaktina, ohjausrakennetta on mahdollista keventää vaikka käytettäisiin johtoryhmätasoista ohjaamista. Toistaalta, mitä ketterämmäksi ohjaaminen saadaan muodostettua, sitä enemmän voidaan tukeutua viranhaltijan päätäntävaltaan suoraan. Pienet tehokkaat kehittämisaktiviteetit voidaan johtaa "suoraan linjasta" esimiehen päivittäisohjauksessa. 

Ohjaamisen vastuu

Kehmet-organisaatio-kuva.png

Ohjaamisen ylin kerros (kuva) toteuttaa jonkin kaupungin viranhaltijan tai toimielimen päätäntä- ja ohjausvaltaa kehitysaktiviteetille määrätyissä rajoissa. Tällä tasolla on oltava riittävä valta ja vastuu tehdä kehittämisaktiviteetin tarvitsemat päätökset tai päätösten välittäminen eteenpäin ja niiden toteutumisesta huolehtiminen.

Ellei johtoryhmää ole nimettynä, joko ohjausryhmä tai kehittämisestä vastuullinen viranhaltija kantaa tämän vastuun. Muutoin ohjausryhmä valmistelee johtoryhmän päätöksentekoa, jotta johtoryhmän ajankäyttö olisi tehokkaampaa. Ohjausryhmä tukee ja ohjaa hankkeen läpiviennissä tuoteomistajaa ja hankepäällikköä. Ohjausryhmä vahvistaa hankkeen näkyvyyttä sidosryhmiin ja käyttäjäorganisaatioihin.

Johto- ja ohjausryhmän roolit ja vastuut

Vastaa koko kehitysaktiviteetista ja sen tuloksellisuudesta. Riittävää kokoonpanoa johtaa kehittämisalueesta päävastuullinen viranhaltija tai päävastuullisen toimielimen toimivaltaa käyttävä henkilö. Ainakin seuraavien roolien tulisi löytyä johto/ohjausryhmästä. Osa rooleista kuuluu usein yhdelle ja samalle henkilölle.

  • Puheenjohtaja on päävastuullinen viranhaltija tai toimielimen toimivaltaa käyttävä henkilö
  • Kehitysaktiviteetin omistaja voi olla joko sama tai kokonaan toinen henkilö esim. palvelualueen päällikkö. Hän kuitenkin on hankkeen sponsori ja useimmiten alulle panija.
  • Toteuttavan organisaation edustajat ovat tärkeitä jäseniä, koska he vastaavat toteutukseen kiinnitettävistä resursseista
  • Ylläpitävän organisaation edustaja on tärkeä, koska hän vastaa tulosten jalkautumisesta ja käytöstä
  • Palvelun omistaja - on johtaja tai päällikkö, joka ei suoraan operoi kehitettävää palvelua, mutta vastaa toimivallaan siitä
  • Tuoteomistaja tai hankepäällikkö valmistelee ja tuo asiat päätettäväksi

 

  • Ketterässä kokeilussa ja toteutuksessa ihannetapauksessa sama kokoonpano ohjaa sujuvasti sekä kehittämistä, että ylläpitoa.
  • Perinteisessä toteutuksessa hankkeen johto- ja ohjausryhmä yleensä puretaan hankkeen päättyessä ja operatiivisen vastuun siirtyessä ylläpitävän organisaation operatiiviselle johtoryhmälle

Rooli- ja vastuutaulukko

Vastuu Rooli
Puheenjohtaja Viranhaltijan mandaatti ohjata hanketta. Johtaa ryhmää. Hyväksyy, päättää tai vie ylempään päätöksentekoon hankkeen tuloksenteon kannalta tärkeät asiat (liittyen esim. sisältöön, kustannuksiin, rahoitukseen, henkilöstö-, materiaali- ja muihin resursseihin)
Kehitysaktiviteetin omistaja Vastaa siitä, että kehitysaktiviteetilla tavoiteltu lisäarvo mahdollistuu. Vastaa siitä, että kehitettävän palvelun omistaja saa kehitysaktiviteetin tuloksena käyttöönottokelpoiset tulokset. Usein sama henkilö, muttei aina.
Toteuttavien organisaatioiden edustajat Vastaa, että kehitysaktiviteetilla on tarvittavat resurssit. Huolehtii oman organisaationsa osalta riittävien resurssien saatavuudesta.
Ylläpitävän organisaation edustaja Vastaa palvelun ylläpito-organisaatiosta. Kehitettävän palvelun ylläpito-organisaation resursseista ja toimivuudesta vastaava.
Palvelun omistaja Vastaa kehitettävän palvelun lisäarvon tuotosta palvelun päivittäiskäytössä. Kehitettävän palvelun lisäarvosta ja laadusta vastaava.
Tuoteomistaja tai hankepäällikkö Huolehtii kehitettävän palvelun sujuvuudesta sekä lisäarvon tuotosta palvelun päivittäiskäytössä. Huolehtii, että kehitysaktiviteetti tuottaa sille asetetut lisäarvon tai toimivuuden parannustavoitteet. Kehitysaktiviteetin operatiivinen päällikkö. Huolehtii käytännön toteutuksesta niin, että tavoitellut lisäarvot voivat mahdollistua päivittäiskäytössä.

Tuoteomistaja

...tämä kohta on työn alla...

Tuoteomistaja tai hankepäällikkö vastaa kaikesta käytännön suunnittelemisesta ja toteuttamisesta. On tuoteomistajan tehtävä kerätä kehittämisaktiviteettiin kaikki tarvittavat osaajat jokaiseen vaiheeseen. Tuoteomistaja joutuu miettimään hyvin aikaisessa vaiheessa mitä osaamista tarvitaan hankintaan, tietoturvaan, tietosuojaan, kokonaisarkkitehtuuriin, ratkaisuarkkitehtuuriin, saavutettavuuteen ja moneen muuhun alueeseen. Tässä kuvattavat roolit hieman kuvaavat näitä... (käytetään niiitä rooleja mitä tarvitaan)

 

Tuoteomistaja (palvelusta vastaava)

toimii palvelun tulosvastuullisen omistajan ohjauksessa ja huolehtii siitä, että käyttäjien tarpeet on määritelty oikein, lopputulos on näiden vaatimusten mukainen ja tuotantokäytössä täyttyy palvelulta odotettu palvelutaso.

 

Digitaalisen ratkaisun tuoteomistaja

Ketterässä hankkeessa, jossa rakennetaan tietoteknistä järjestelmää, tekninen tuoteomistaja toimii myös hankepäällikön roolissa.

Katso täältä tuoteomistajan tarkempi rooli- ja vastuukuvaus

...tämä kohta on työn alla

 

Rooli- ja vastuutaulukko

Vastuu Rooli
Koko palvelun tuoteomistaja
Osapalvelun tuoteomistaja
Tarvittavan tukiprosessin tuoteomistaja
Tarvittavan teknisen/digiratkaisun tuoteomistaja
Tech lead

Tuoteomistaja vai hankepäällikkö

  • Perinteisessä hankkeessa hankepäällikön tehtävä on huolehtia hankkeen operatiivisesta ohjaamisesta.
  • Ketterässä ja jatkuvassa kehittämisessä erillistä hankepäällikköä ei periaatteessa ole, vaan tuoteomistaja huolehtii päivittäisohjauksesta. Silloin on kuitenkin oltava varma, että tiimin kulttuuri on riittävän kypsä hanke/projektipäälliköttömään toimintaan. Tuoteomistajan on silloin aidosti toimittava kehitystiimin operatiivisesta ohjaamisesta vastuullisena. 

 

Hanke- tai projektipäällikkö

Hankepäälliköllä on vastuu ja valtuudet hankkeen päivittäisestä johtamisesta, jotta halutut tuotokset saadaan toteutettua johtoryhmän kanssa sovittujen rajausten puitteissa. Hankepäällikkö on myös vastuussa siitä, että hankkeen tuotoksilla on mahdollista saada aikaan liiketoimintaperusteessa määritellyt hyödyt. Asiakastarpeen tulkinta ja tuotosten käyttöönotosta saatavien hyötyjen ulosmittaus ei ole hankepäällikön, vaan palvelupäällikön vastuulla.

 

Toteutustiimien roolit

Malta hetki. Lyhyttä toteutustiimin roolikuvausta kehitetään juuri...

Tiimit

  • toimivat ketterässä hankkeessa mahdollisimman itsenäisesti. Perinteisessä hankkeessa tiimityötä ohjataan projektipäällikkövetoisesti.

 

Hankkeesta riippuen varsinainen toteutustyö voidaan organisoida projekteiksi, tiimeiksi tai osa-alueiksi, joista kullekin nimetään tarvittaessa vetäjä. Vetäjän vastuulla on huolehtia siitä, että projektisuunnitelmassa ja tarkennetussa vaihesuunnitelmassa määritellyt tehtävät tulevat hoidetuksi ja tuotokset täyttävät niille asetetut vaatimukset.

 

Vaatimustenmukaisuuden roolit

Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti

Kokonaisarkkitehti (kaupunki) / ICT-arkkitehti (toimiala) asettavat kehittämishankkeen raamit suhteessa koko Helsingin ja toimialan toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäkokonaisuuteen. He ovat myös apuna ja tukena ratkaisuarkkitehtuurista vastaavalle henkilölle sekä tarkastelussa että työn etenemisessä. Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti ei ole toteutusvastuussa ratkaisuarkkitehtuurin osalta.

Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti ovat kuitenkin vastuussa siitä, että hankkeella on saatavilla ajantasaiset kokonaisarkkitehtuurisisällöt liittyvistä järjestelmistä, teknologioista, tietovarannoista ja prosesseista. Kokonaisarkkitehti/ICT-arkkitehti on myös vastuussa siitä, että kehityshankkeen myötä syntyneet muutokset kokonaisarkkitehtuuriin tulevat asianmukaisesti kirjatuiksi kaupungin ja/tai toimialan yhteiseen kokonaisarkkitehtuuridokumentaatioon.

Ratkaisuarkkitehti

Asettaa ja tarkentaa ylätason hankkeen toteutuksen raamit kokonaisarkkitehtuurin linjauksen mukaisesti ja dokumentoi pääasialliset vaihtoehdot kehityshankkeen mahdollisiksi lähtötilanteiksi yhdessä kokonaisarkkitehdin/ICT-arkkitehdin kanssa.

Ratkaisuarkkitehti vastaa siitä, että kehityshankkeessa suunnitellaan ja kuvataan riittävällä tasolla kokonaisratkaisun arkkitehtuuri vaihtoehtoineen niin prosessien kuin myös tietojärjestelmien, tietovarantojen ja käytettyjen teknologioidenkin osalta.

Tietoturvasta vastaava

Määrittelee ja tarvittaessa dokumentoi tarvittavan tietoturvallisuuden tason sekä jatkuvuustarpeen käymällä läpi kohdealueeseen liittyvää lainsäädäntöä, käytäntöjä, prosesseja sekä niissä liikkuvia tietoja.

Kaupungin tai hallintokunnan tasolla toimivaa yleisesti tietoturvasta vastaavaa ei kuitenkaan tule sekoittaa hankkeen ratkaisuarkkitehtuurista vastaavan tehtävään. Hankkeella tulisi olla riittävä ja kyvykäs resursointi itse toteutustiimeissä ratkaisuarkkitehtuurin ja siihen liittyvien tietoturvanäkökulmien dokumentointiin.

Tietosuojasta vastaava

Huolehtii siitä, että uusi palvelu täyttää sille asetetut tietosuojavaatimukset ennen palvelun julkaisua ja käyttöönottoa. Tietosuojavaatimukset ovat pakollisia. Tietosuojavaatimukset kartoitetaan tekemällä tietosuojan vaikutustenarviointi ja riskianalyysi tai tietosuojan tarkistuslista, joiden tuotokset kerätään palvelun vaatimuksiin. 

Tietosuojasta vastaava huolehtii myös siitä, että mahdollisen palveluntuottajan kanssa sovitaan sovitaan henkilötietojen käsittelystä. Lähtökohtaisesti sopimisessa käytetään kaupungin tietosuoja- ja salassapitoliitettä, joka sisällytetään sopimuksiin.

Hankinnasta vastaava

Malta hetki. Lyhyt yleinen hankinnasta vastaavan roolikuvaus lisätään pian...

Tuoteomistajan tai hankepäällikön kannattaa varmistaa hankinnasta vastaava henkilö mahdollisimman aikaisin.

Hankinnasta vastaava on kehitysaktiviteetin single-point-of-contact hankinta-asioissa: Hän avustaa hankinnan valmistelua ja hankintaprosessia. Hän on yhteydessä toimialojen/virastojen/liikelaitosten hankintapalveluihin kehitysaktiviteetin hankinta-asioita opastavana asiantuntijana. Hankinnasta vastaava EI VASTAA sisällöstä vaan rikastaa tekemistä hankintaosaamisella.

Hankinnasta vastaavan Tyypillisiä hoidettavia asioita 

  • Oltava mukana mahdollisimman aikaisin (jo markkinakartoituksessa)
  • Auttaa tuoteomistajaa hankinnan lävitse
  • Avustaa sopivan hankintamenettelyn valinnassa ja ohjaa sen käyttöä itse kehitysaktiviteetissa
  • Hoitaa yhteydet tarvittaessa kaupungin hankinta- ja oikeuspalveluihin

Hankintaan liittyviä tuoteomistajan vastuulla olevia asioita

  • Ottaa hankinnasta vastaavan mukaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa
  • Vastaa varsinaisesta hankinnan sisällöstä
  • Vastaa sopimusten syntymisestä ja hallinnasta (hankintayksikön edustajana)

 

Luonnos