Innovaatiosuppilo
Jotta salkunhallinta voi tehdä oman tehtävänsä kokonaisuuden ohjaamisessa, on kehitysaktiviteettien tärkeää jakaa oma tilannekuvansa mahdollisimman selkeästi salkunhallinnalle. Elinkaariluokittelu ryhmittelee näkyvyyden niin, että kehitetään oikeassa balanssissa.
Elinkaariluokittelu
Kehitysaktiviteetit luokitellaan innovaatiosuppiloksi elinkaarivaiheisiin, jotta organisaation palvelut ja toiminta pysyisivät mahdollisimman ennakoivasti muutoksessa mukana. Tarvitaan sopivaa tutkimustoimintaa ja ideointia herättelemään mahdollisuuksia. Ennen raskaampia investointeja kannattaa kuitenkin testata mieluiten käytännössä, eli kokeilla. Kokeilemisella nopeutetaan itse investointeja ja vältetään hukkainvestointeja. Kaikki tämä tähtää lopulta asiakkaan arvoon. Sekin vaatii huoltoa ja merkittäviä kehityspanostuksia.
Tyypillisiä ajureita suppilon taustalla
Innovointi ja ideat ja kokeileminen
1) avoin innovointi, ideointi ja tutkimusyhteistyö
2) kaupungin oma kokeilutoiminta
Velvoittavat
3) lakisääteiset / pakolliset kehitysaktiviteetit
Asiakkaan arvo ja toimivuus
4) asiakaskokemuksen parantaminen
5) toimintaprosessien tehostaminen
6) digitalisaation mahdollisuudet
7) toimintaprosessien tehostaminen
Toimintaympäristön muutokset
8) PESTLE - poliittiset, taloudelliset, sosiaaliset, teknologiset, lakisääteiset, ympäristö
9) kilpailulliset - julkispalveluja haastavat
10) disruptiot ja force majeure
Jatkuvuus
11) ylläpidollinen jatkuva kehitys ja päivitykset
12) käytöstä poistaminen ja korvaaminen sekä toiminnnan riskinhallinta
Kehitysaktiviteettien tavoiteasetanta
Kehittämisen tavoitteiden asetannassa voi muutama peukalosääntö auttaa:
1) Innovointi ja ideat
Tavoite: Tunnistaa mahdollisuuksia joko parantaa nykyisiä palveluita ja toimivuutta tai synnyttää uusia tai korvaavia palveluita.
2) Kaupungin oma kokeilutoiminta
Tavoite: Pilotoidaan uusia palveluita ja testataan isojen hankkeiden toteuttamisen kannalta kriittisiä ratkaisuja joko teknisesti, toiminnallisesti tai käytettävyyden näkökulmasta.
Pilottien ja testitulosten avulla voidaan merkittävästi vähentää isojen hankkeiden riskejä, nopeuttaa niiden läpivientiä, vähentää kustannuksia sekä parantaa mahdollisen hankinnan laatua. Salkun aktiviteeteilla ei tavoitella välittömästi kaupungin toimintojen muutosta, mutta niiden avulla kehityshankkeista ja niiden avulla saatavista muutoksista tulee hallittavampia. Poikkeustapauksissa pilotti on niin hyvä, että se voidaan siirtää sellaisenaan käyttöön.
Aktiviteettien tavoitteena on vähentää riskejä erityisesti tavoitteiden asettamisen näkökulmasta (kohderyhmä, kohderyhmien vaatimusten priorisointi, toteuttamisen reunaehdot) sekä läpiviennin tehokkuuden parantaminen nopeuden, laadun ja kustannusten osalta. Tavoitetilassa kokeilut vähentävät esiselvitysten määrää, niitä tehdään riittävän nopeasti ja kevyesti ja niitä on käynnissä hankkeita enemmän. Niillä myös varmistetaan varsinaisten hankkeiden tavoiteasetannan selkeys ja hankkeiden onnistuminen tavoitteisiin peilaten.
3) Lakisääteiset ja pakolliset kehitysaktiviteetit
Tavoite: Riskitön, luotettava ja kustannustehokas hankkeiden läpivienti.
Näiden aktiviteettien osalta riskiä voi vähentää tavoitteellisilla kokeiluilla. Aktiviteettien tavoitteena on toteuttaa tarvittavat aktiviteetit kustannustehokkaasti, luotettavasti ja ennustettavasti. Salkun tavoitetilassa uudet pakolliset hankkeet voidaan ottaa käsittelyyn heti kun tarve ilmenee ja ne voidaan toteuttaa niille asetettujen tavoitteiden mukaisesti.
4) Asiakkaan arvo ja toimivuus
Tavoite: Tavoitteellinen ja tehokas kehitys, jotta palvelut toimisivat mahdollisimman sujuvasti siinä tarkoituksessa mihin asiakas palvelua käyttää.
4) Toimintaympäristön muutokset
Tavoite: Jatkuvasti toimintaympäristöstä havaittavien signaalien huomiointi. Tutkimustoiminnan ja kokeilujen kautta valinnat kohti investointeja. Nopea reagointi force majeure ja disruptiotilanteisiin.
5) Ylläpidollinen jatkuva kehitys ja päivitykset
Tavoite: Palveluiden jatkuvan kehittymisen ja luotettavan toiminnan varmistaminen.
6) Käytöstä poistaminen ja korvaaminen
Tavoite: Palveluiden riskien hallinta. Aktiviteettien tavoitteena on palvelujen luotettava muutoksenhallinta sekä häiriötön jatkuminen tuotannollisista muutoksista riippumatta. Tavoitetilassa muutoksista aiheutuvat häiriötilanteet on viiveettä kaikkien tiedossa ja häiriöiden vaikutukset on minimoitu.