Alfavaihe

Alfavaiheen tavoitteena on kokeilla kevyesti tulevan palvelun mahdollista toteutustapaa ja saada käyttäjiltä varmistus sille, että valittu suunta on oikea. Samalla testataan, että mahdolliselle uudelle palvelulle suunniteltu toimintaprosessi on mielekäs ja että palvelun suurimmat tekniset riskit saadaan luultavimmin ratkaistua. Alfavaihe kestää yleensä puolestatoista kahteen kuukauteen.

Selvitysvaihe ja alfavaihe muodostavat yhdessä kokeilun.

Edellytykset alfavaiheen aloittamiselle

Alfavaiheen käynnistäminen edellyttää, että selvitysvaihe on viety hyväksytysti loppuun ja johtoryhmä tai toimiva johto on sen tulosten perusteella päättänyt, että hankkeen valmistelua kannattaa jatkaa alfavaiheeseen.

Alfavaiheessakaan ei ole kysymys vielä varsinaisesta palvelun toteutuksesta, vaan vasta kevyin kustannuksin tuotettavasta prototyypistä, joka on osa kokeilua. Koska alfavaiheessa ei vielä olla sitouduttu varsinaiseen hankeinvestointiin, rahoitus hoidetaan tavanomaisesti osana normaaleja toiminnan kuluja. Mikäli vaiheessa tarvitaan ulkopuolisia resursseja, tulee selvittää kaupungin soveltuvat puitesopimukset, joita tulee ensisijaisesti hyödyntää hankintoja toteutettaessa. 

Milloin alfavaihe on onnistuneesti valmis

Kokeilua voidaan pitää onnistuneena, kun sen lopputulemana ymmärretään käyttäjätarve ja vähintään 60 % käyttäjistä on ratkaisun prototyyppiin tyytyväisiä.

Kokeilun onnistunut lopputulos voi olla myös 1) johtopäätös siitä, että sitä ei ole mielekästä jatkaa, koska testattaessa palveluidea ei näyttänyt tarpeeksi lupaavalta, ja 2) tästä kokeilusta saadut opit. Mikäli jatketaan varsinaiseen kehittämiseen, siirrytään tämän jälkeen betavaiheeseen.

Milloin alfavaihe täytyy toistaa tai siirtyä toisenlaiseen valmistelumalliin

Alfavaihe voidaan toistaa, mikäli kokeiltu ratkaisu ei tunnu tarpeeksi lupaavalta, tai on olemassa on vielä lupaavampi ratkaisu tai oletukset ovat matkan varrella merkittävästi muuttuneet. Mikäli alfavaiheen päätteeksi päädytään siihen, että räätälimäinen omassa ohjauksessa kehittäminen ei ole välttämätöntä vaan voidaan käyttää tuotetta tai valmisratkaisua, siirrytään perinteisen toteutuksen käynnistysvaiheeseen. 

Asiakaslähtöisyys ja ohjaus

Palvelusta vastaava

• Kokeilun resursoinnin valmistelu (ml. mahdollinen hankinta)
• Tarpeiden priorisointi kanban-taululle suhteessa sen toiminnan ja niiden asiakkaiden tarpeisiin, joita palvelemaan tuleva palvelu on tulossa
• Kokeilun suunnitelman esittely ohjaus- tai johtoryhmälle ja käynnistyspäätöksen haku
• Alfaversion kehityksen ohjaaminen kanban-taululla ja päivittäisellä viestimisellä
• Vastuu käyttäjäpalautteen hankkimisesta
• Huolehtii siitä, että järjestetään katselmointi, jossa hankkeen aktiiviset jäsenet ja sidosryhmät voivat tutustua prototyyppiin ja keskustella kokonaiskuvasta
• Huolehtii siitä, että jatkuva oppiminen toteutuksen työtavoista alkaa muodossa tai toisessa
• Kokoaa kokeilun lopuksi analyysin käyttäjäpalautteesta sekä kokeilun teknisistä tuloksista

Ohjaus- tai johtoryhmä

• Päätös kokeilun resursoinnista ja lupa mahdollisen hankinnan toteuttamiseen
• Aikajakson asettaminen kokeilulle, esimerkiksi kuusi tai kahdeksan viikkoa. Tällä varmistetaan, että laajuus ei kasva liian suureksi.
• Päätös siitä, ovatko kokeilun tulokset tarpeeksi lupaavia että varsinaista toteutusta kannattaa alkaa valmistella. Jos päätetään jatkaa toteutuksen valmisteluun, vahvistetaan vielä valmisteltava toteutustapa:
  A) eteneminen ketterän hankkeen beta-vaiheeseen, kun kyseessä ratkaisu jota ei voida ostaa tuotteena ja joka vaatii tiukkaa omaa johtamista
  B) siirtyminen tuotteen tai valmisratkaisun implementointiin eli perinteisen toteutuksen käynnistysvaiheeseen, mikäli huomataan että tyydyttävä ratkaisu löytyy markkinoilta

Muotoilija

• On apuna käyttäjätarinoiden tuottamisessa
• Vastaa palvelun konseptoinnista ja prototyypin käyttöliittymästä sekä huolehtii palvelupäällikön apuna käyttäjäpalautteen hankkimisesta ja koostamisesta

Toteuttajat

• Selvitysvaiheessa työtä ja tekijöitä on vielä melko vähän, joten työskentelyyn riittää usein yksinkertainen Kanban

Hankinta

Palvelusta vastaava

• Valmistelee kokeiluun mahdollisten hankittavien resurssien hankintamallin valinnan kokeilun kokonaiskustannusten arvioinnin pohjalta. Kokonaiskustannuksia arvioidessa tulee huomioida alfavaiheen lisäksi mukaan myös selvitysvaiheessa jo mahdollisesti ostettu työ. 
• Arvioitujen kokonaiskustannusten perusteella hankintatavaksi valitaan ensisijaisesti puitesopimuksen käyttäminen tai vaihtoehtoisesti tavanomainen hankinta. Tyypillisesti hankintaan henkilöresursseja (esim. ohjelmistokehittäjiä). Mikäli sopivaa puitesopimusta ei ole, hankinta on kilpailutettava, jos arvioitu kokonaiskustannus ylittää kansallisen kynnysarvon (60 000 €). Kustannuksiltaan alle kynnysarvon jäävät hankinnat (ns. pienhankinnat) voidaan toteuttaa kilpailuttamatta.
• Hankinnasta vastaa yleensä palvelusta vastaava, ja sen läpiviennissä on noudatettava hankintakäsikirjaa. Lisäksi on suositeltavaa hyödyntää kaupungin hankinta-asiantuntijoiden osaamista.
• Palvelusta vastaavan on syytä huomioida aikataulutuksessa puitesopimusten toimitusajat, jotka voivat pisimmillään olla kahden kuukauden mittaisia. Nopeasti toteutettu ketterä hankinta puitesopimuksesta (esim. ohjelmistokehitys) on kuitenkin mahdollista toteuttaa n. 2-3 viikossa. Hankinnoissa tulee aina noudattaa hankintalain määräämiä minimiaikoja. Minimiajat on suositeltavaa varmistaa hankinta-asiantuntijoilta.

Arkkitehtuuri

Toteutus

• Prototyypin toteuttava tekninen asiantuntija vastaa selvitysvaiheen linjausten perusteella alfaversion teknisen toteutustavan valinnasta sekä toteutuksesta yhdessä muotoilijan kanssa

Tietoturva

Palvelusta vastaava

• Huolehtii, että on kirjattu ylös ymmärrys siitä, mitä tietoturvatasoa prototyypin totetutuksessa tulee noudattaa. Alfavaiheen tietoturvataso voi merkittävästi poiketa lopullisesta visiolakanaan kirjatusta tietoturvatasosta, koska kyseessä on kokeilu, jota ei oteta sellaisenaan käyttöön. On kuitenkin mahdollista, että jo alfavaiheessa järjestelmässä käsitellään sellaista tietoa, että tietoturvallisuudesta vaiheen aikana on erityisesti huolehdittava.

Tietosuoja

Palvelusta vastaava

• Huolehtii tietosuoja- ja salassapitoliitteen tai sen suppean version lisäämisestä prototyypin toteutussopimukseen, jos toteutuksessa käytetään palveluntuottajaa ja jos prototyypissä käsitellään henkilötietoja. Lähtökohtana on, että prototyypissä ei käsitellä oikeita henkilötietoja. Jos kehittämisessä käytetään oikeita henkilötietoja, on tietosuojatoimenpiteet alkaen alkukartoituksesta tehtävä myös prototyypin osalta.
• Selvittää, miten selvitysvaiheessa määritellyt varsinaista palvelua koskevat tietosuojavaatimukset voidaan toteuttaa. Päivittää prototyypissä esille nousseiden havaintojen pohjalta vaikutustenarviointia ja riskianalyysia tai tietosuojan tarkistuslistaa sekä palvelun vaatimusluetteloa.

Toteutus

• Suunnittelee prototyypin niin, että se tukee tietosuojan toteuttamista.
• Varmistaa tietosuojan toteutumisen testauksessa.
• Dokumentoi tietosuojaratkaisut.