1. Lean
  2. Lean-kehitysvaiheet
  3. Lean-käyttöönottovaihe
Beta

Lean-käyttöönottovaihe

Lean-kehitysvaiheet Selvitys Ymmärrä kehitystarve ja tee selvitys ratkaisuksi Sovi mittarit Valitse toteutettava ratkaisu Asiakkaantarve Aito asiakaslähtöisyys on avain parempien palvelujen toteuttamiselle Toteutus Jatkokehitys Tee ensin parannuksen rajattu toteutus Varmista toimivuus ja hyödyt Jatkokehitä tai siirry käyttöönottoon Käyttöönotto Varmista käyttöönotto tarvittavassa laajuudessa Todenna käyttö ja hyödyt mittareiden kautta Kerää palautetta ja kerro mitä opittiin AsiakastarveTarjoama eli palvelutPalvelukanavatParannuspotentiaaliMahdollista parannuspotentiaalin saavuttaminen koko konteksti huomioon ottavilla päätöksilläToteuta nopeilla kehityssykleillä Nykyinen toimintatapa

Käyttöönottovaiheessa huomio kiinnitetään toteutetun parannuksen skaalaamiseen siten, että saavutetut hyödyt saadaan levitettyä koko organisaatioon.

Käyttöönottovaiheen kuvaus

 

Kun toteutusvaiheessa on saatu kokemuksia jotka varmistavat, että on löydetty parempi tapa toimia, tapa pitää saada vakituiseen käyttöön.

Prosessikuvausten, toimintaohjeiden, roolikuvausten ym. päivittäminen tehdään viimeistään tässä vaiheessa. Tarvittavat koulutukset, työkaluhankinnat ja organisaatiomuutokset on valmisteltu suunnittelun aikana ja kokeiltu toteutusvaiheessa rajatulla ryhmällä.

Tietosuoja on hyvä varmistaa vielä kerran siinä vaiheessa, kun uutta toimintapaa ollaan ottamassa laajemmin käyttöön. Tietosuojan vaikutusten arviointi tai tietosuojan tarkistuslistan avulla on hyvä varmistaa, että käyttöönotossa edetään turvallisesti.

Käyttöönottovaiheen kulku ja tuotokset

1. Uuden toimintatavan kuvaus

Viimeistään nyt laaditaan kuvaus uudesta toimintatavasta.

2. Käytön skaalaus

Voidaanko käyttää olemassa olevia päivittäisen johtamisen rakenteita vai tarvitaanko uusia?

3. Toteutunut käyttö

Varmista sovittujen mittareiden avulla, että suunniteltu toimintatapa on otettu käyttöön.

  • Seuraa sovittuja mittareita 
  • Dokumentoi skaalauksessa ja käytössä havaittuja ilmiöitä.

4. Johtopäätökset

Mitä voidaan oppia seuraavaa kehityssykliä ajatellen?

  • Arvioi, saavutettiinko tavoitteet
  • Mikä on seuraava ratkaistava asia?

 

Tärkeimmät tehtävät

Kuvaa muutos ja tee uusi toimintatapa näkyväksi

  • Kerro organisaatiolle, miten toimintaa on parannettu, miten jatkossa toimitaan ja miksi.
  • Käytä esimerkiksi tulevan tilan arvovirtakarttaa kuvaamaan uutta tapaa toimia.

Ota parannus osaksi päivittäistä toimintaa

  • Päivitä toimintaohjeet ja sovi, miten toimitaan jatkossa.
  • Järjestä tarvittaessa koulutusta ja ole saatavilla vastaamaan kysymyksiin.
  • Ala toimia uuden tavan mukaan ja auta muita tekemään samoin.
  • Säännöllisten tietoturvatarkastusten ja niissä havaittujen puutteiden korjaamisen organisointi sekä tietosuojan varmistamiseksi tehtävät toimet kuuluvat käyttöönottovaiheessa tehtäviin asioihin.

Varmista käytön toteutuminen ja opi muutoksesta

  • Mittaa selvitysvaiheessa tunnistettuja asioita ja kerää muutenkin palautetta.
  • Seuraa käytön toteutumista kunnes olet varma, että parannus on juurtunut uudeksi toimintatavaksi.
  • Juhli parannusta!
  • Jaa kokemus ja havaintosi: kirjoita blogi, uutiskirje, intranet-artikkeli tms. Kerro, mikä toimi, mikä oli vaikeaa ja miten ongelmat ratkaistiin.
  • Mieti, miten nykytilaa voi seuraavaksi parantaa. Älä jää odottamaan kehittämisprojekteja vaan mieti, millä tavalla voit ylläpitää jatkuvan kehittämisen tapaa.

 

Katso myös käyttöönottovaihetta edeltävä toteutusvaihe.

  

Näiden vaiheiden lisäksi kannattaa tutustua lean-toteutuksen ja jatkuva parantamisen periaatteisiin ja lean-työkaluja osioon, jossa on yhteen paikkaan kerättynä lean-kehittämisen keskeisimmät työkalut.

 

Luonnos