Portfoliosanaston selitteet

Portfoliohierarkia
Portfolio - salkku - kehitysportfolio	Organisaation työkalu valintojen tekemiseen ja luokitteluun. Kehitysportfolio muodostaa hierarkian sekä verkon teemoista, ohjelmista, hankkeista, projekteista ja jatkuvasta kehittämisestä. Portfolio liittyy organisaation strategia- ja suunnitteluprosessiin sekä budjetointiin.
(portfolion) taso	Yleiset kehitysportfolion hierarkiatasot ovat teema (1), ohjelma (2), hanke (3) sekä projekti ja jatkuva kehitys (4).
Teema (1-taso)	Teema määrittää ylätasoisen pyrkimyksen, joka ei vielä kohdennu täsmällisiksi tavoitteiksi. Esimerkiksi strateginen teema ’maailman toimivin kaupunki’. Strategiset teemat täsmennetään valtuuston hyväksymässä kaupunkistrategiassa.
Ohjelma (2-taso)	Koostaa teemoja täsmällisemmiksi toisiinsa liittyviksi tavoitteiksi ja siksi se myös sisältää ohjelmalle määritellyt avainmittarit eli KPI:t. Kaupunkitasoiset strategiset ohjelmat asetetaan yleensä koko strategia- ja valtuustokauden kestäviksi.
Hanke (3-taso)	Hanke toteuttaa ohjelmalleen asetettuja tavoitteita ja vastaa kyseisten KPI:den tuloksellisuudesta.
Projekti vs. jatkuva kehitys vs. oman toimen ohella (4-taso)	Projekti on ainutkertainen. Sillä on määritelty alku ja loppu sekä lopullinen tuotos. Se koostuu koordinoiduista ja kontrolloiduista tehtävistä. Jokaiselle tehtävälle on resurssit. Se sisältää projektinaikaisen hallinnon. Toiminnan varmistaa väliaikainen ohjausryhmä ja toiminnan panee täytäntöön projektipäällikkö. Jatkuva kehitys ei ole ainutkertainen vaan jatkuva toiminto. Yhden alun ja lopun sijaan se on jatkuva sarja lyhyitä aikaikkunoita ja jatkuvia tuotoksia. Sisältää priorisoidun työjonon. Koostuu jatkuvista tiimeistä. Toiminnan varmistaa sponsori ja toimintaa ohjaa tuoteomistaja. Oman toimen ohella ns. projektoimattomasti kehittäminen ei täytä projektin eikä jatkuvan kehityksen tunnusmerkkejä. Tällaiselta kehittämiseltä puuttuu esimerkiksi sovittu ohjausryhmä tai vastaava ohjaava taho, kehittämiselle osoitettu henkilöstö, sovitut tuotostavoitteet ja aikaikkuna niiden saavuttamiseksi tai esimerkiksi kyseisen kehittämisaktiviteetin hallinnoinnille osoitettu järjestely.
Osaprojekti	tbd
Idea	Vielä jäsentymätön alustava aihio kehitettäväksi.
Kehitysaihio - epic	Kehitysaihio tai "epic" ei ole enää pelkkä idea. Se on toteutuskelpoiseksi työstetty aihio täsmennettäväksi täsmällisiksi ominaisuuksiksi, vaatimuksiksi, tuotoskuvauksiksi ja työsuoritteiksi.

Portfolion tavoitteet ja kohdentaminen
Tavoite - hyöty	Täsmällinen tavoite, jolle voidaan asettaa onnistumiskriteerit ja niiden mittarit sekä mittauskäytännöt. Ainakin hankkeilla tulisi olla vähintään yksi mitattava tavoite. Tavoitteelle asetetaan ennakoitu toteutumisaikataulu sekä tulosvastuullinen taho, mieluiten henkilö. Hyödyt kuvaavat sekä laskettavissa olevat, että laadulliset hyödyt, joilla kehittämisen kustannukset ja muu resurssien käyttö perustellaan.
Mittari	Tavoitteelle asetettu mittari osoittaa kuinka hyvin tavoitteessa on onnistuttu. Mittari, mittaustapa, mittaajataho asetetaan määriteltäessä itse tavoitetta.
KPI - avainmittari	Ylimmän tason avainmittari, jolla arvioidaan ylimmän tavoitteen kokonaissuoriutumista. Jos tavoitteella on tarkempia mittareita, KPI:n tulisi olla laskennallinen kooste näistä tarkemmista mittareista. KPI voidaan asettaa myös itsenäisesti noudattaen samoja periaatteita kuin muilla mittareilla.
Kehityskohde	Kehityskohde täsmentää vähintään yhden palvelun, prosessin tai tuotteen, jota kehitetään. Julkisen sektorin useissa ohjeissa kehityskohteiden perusjako on ydinpalvelu (-prosessi), tukipalvelu (-prosessi) ja hallintopalvelu (-prosessi).
Ydinpalvelu vs. tukipalvelu vs. hallinto ja vastaavat prosessit	Ydinpalvelu on palvelu, jota käyttää kaupungin ulkoinen asiakas, kuten kaupunkilainen, kaupungissa toimiva yritys tai yhteisö tai turisti. Vastaava prosessi on se toiminta, jolla kyseinen palvelu toimii. Näillä palveluilla kaupunki toteuttaa noin 500 kunnille säädettyä lakisääteistä tehtävää, sekä muita itsehallinnollisin valtuuksin itselleen osoittamia tehtäviä. Tukipalvelu on palvelu, jota tarvitaan ydinpalvelun järjestämiseksi. Näitä ovat esimerkiksi talous-, HR- ja IT-palvelut. Vastaava tukiprosessi tarkoittaa kyseistä toimintaprosessia. Hallinto tarkoittaa kunnallishallinnon viranhaltija- ja poliittista hallintoa. Hallintoprosessit tarkoittavat kyseisiä toimintaprosesseja. Prosessit muodostavat yleensä syvenevän hierarkian. Ylin prosessi on yleensä yksinkertainen, mutta sen taustalla voi olla useita tarkentavia tarkemman tason prosesseja.

Portfolion ajoittaminen
Tiekartta - roadmap	Tiekartta (roadmap) on niin karkealla tasolla kuvattu ohjelman tai hankkeen kulku riippuvuuksineen, että se sopii johto-/ohjausryhmän käyttöön sekä viestintätyökaluksi sidosryhmille. Tiekartta kuvaa yleiskielellä muun muassa tulevat kokonaisuudet (isot ominaisuudet), tavoitteet, tärkeät rajapyykit ja päätökset sekä kokonaisuuksien väliset kytkökset karkeimmalla tasolla.
Rajapyykki - milestone	Portfolion rajapyykillä (milestone) asetetaan tavoiteajankohta ohjelman tai hankkeen välitavoitteille (ja vastaavalle mittarille). Rajapyykkiin määritellyistä tiedoista on siis käytävä ilmi mitä rajapyykkiin mennessä on oltava valmiina ja kenen toimesta valmistuminen todetaan, otetaan vastaan ja hyväksytään (käyttäen mitä valtuuksia).
Päätösportti - toll gate	Portfolion päätösportilla (toll gate) osoitetaan tärkeiden päätösten ajankohdat, sekä päättävä taho. Paatösporttiin liitetyistä tiedoista on siis käytävä ilmi, mistä rajapyykissä päätetään, kenen toimesta ja millä valtuuksin.
Aikataulu - Gantt - Sprint - Kanban	Aikataulu on esitys ohjelman, hankkeen tai projektin kestosta vaiheineen, rajapyykkeineen ja päätöksineen. Gantt on projektin aikataulu janakaaviona. Sillä kuvataan projektin työvaiheet, niiden alku- ja loppu, sekä työvaiheiden keskinäiset suhteet. Gantt muodostaa projektin kokonaisaikataulun. Työvaiheet voivat limittyä ellei edeltävä työvaihe ole oltava ennen seuraavan aloittamista valmis. Joidenkin työvaiheiden on joskus päätyttävä samaan aikaan. Ganttin työvaiheita usein täydennetään työmääräarvioilla ja resurssinimeämisillä. Ganttin työvaiheet voidaan tarvittaessa johtaa Sprintteinä tai Kanbanina. Sprint ja Kanban voivat siis toimia perinteisen "vesiputousprojektin" sisälläkin. Sprint on ennalta määrätyn keston omaava aikaikkuna, jolle on määrätty ennalta suunnitellut tuotokset toteutettavaksi, testattavaksi ja usein myös käyttöönotettavaksi. Kanban on jatkuva virta työtehtäviä ilman ennalta määriteltyjä aikaikkunoita. Kanbanissa seurataan vain työtehtävän/tuotoksen tilaa (esim. suunnittelussa, toteutuksessa, käyttöönotossa). Aidosti ketterässä toiminnassa Sprint tai Kanban ei ole kapseloitu projektin sisään, vaan sprinttejä tai kanbania pyöritetään jatkuvana toimintona jatkuvien tiimien varassa.

Roolit ja vastuut portfolionhallinnassa
Viranhaltija ja toimielin	Ks. yleiset määrittelyt. Lyhyt selite täytetään tähän kohtaan pian.
Sponsori	Useimmiten kehitysaktiviteetin alulle panija ja rahoittaja. Sponsorilla tarkoitetaan vähintäänkin henkilöä, jonka valtuuksilla perustellaan koko ohjelma, hanke tai projekti. Hän on siis viime kädessä se henkilö, jolle lopulta eskaloidaan, elleivät alemman tason ohjauskäytännöt tuota tavoiteltua tulosta.
Johtoryhmä - ohjausryhmä	Vastaa koko kehitysaktiviteetista ja sen tuloksellisuudesta. Riittävää kokoonpanoa johtaa kehittämisalueesta päävastuullinen viranhaltija tai päävastuullisen toimielimen toimivaltaa käyttävä henkilö. Ainakin seuraavien roolien tulisi löytyä johto-/ohjausryhmästä. Osa rooleista kuuluu usein yhdelle ja samalle henkilölle.
	Puheenjohtaja on päävastuullinen viranhaltija tai toimielimen toimivaltaa käyttävä henkilö. Kehitysaktiviteetin omistaja voi olla joko sama tai kokonaan toinen henkilö esim. palvelualueen päällikkö. Hän on yleensä pääsponsori ja useimmiten siis päärahoittaja sekä kehitysaktiviteetin pääasiallinen alulle panija. Palvelun omistaja on johtaja tai päällikkö, joka ei suoraan operoi kehitettävää palvelua, mutta vastaa toimivallaan siitä. Palvelun omistaja ei välttämättä aina ole sama henkilö kuin kehitysaktiviteetin omistaja. Toteuttavan organisaation edustajat ovat tärkeitä jäseniä, koska he vastaavat toteutukseen kiinnitettävistä resursseista. Ylläpitävän organisaation edustaja on tärkeä, koska hän vastaa tulosten jalkautumisesta ja käytöstä. Tuoteomistaja tai hankepäällikkö valmistelee ja tuo asiat johtoryhmään/ohjausryhmään päätettäväksi.
Portfoliopäällikkö - salkunhaltija	Vastaa portfolionsa eli salkkunsa sisällöstä, sen laadusta sekä raportoinnista.
Ohjelmapäällikkö - hankepäällikkö - projektipäällikkö	Johtaa ohjelmaa /hanketta/projektia. Valmistelee ja esittelee ohjelmansa/hankkeensa/projektinsa asiat johto-/ohjausryhmälleen.
Tuoteomistaja	Kehitettävästä palvelusta tai tuotteesta vastaava henkilö. Tuoteomistaja omistaa palvelunsa kehitysjonon sisällön ja priorisoi sitä. Ketterässä jatkuvassa kehittämisessä tuoteomistajan tulisi lähtökohtaisesti korvata projektipäällikön rooli.

Portfolion seuranta ja toimenpiteet
RAID	RAID tarkoittaa ohjelman/hankkeen/projektin seuraavia seurantatietoja: Riskit Oletukset Ongelmat Riippuvuudet (RAID = risks, assumptions, issues, dependencies)
Hyväksymisprosessi	Sovittu käytäntö hyväksyttävien asioiden valmistelulle, esittelylle, hyväksymiselle ja eskaloinneille.

Portfolion rahoittaminen
Budjetti	Tarkoitetaan ohjelman, hankkeen tai projektin kokonaiskustannusta. Budjettia kuvattaessa on eriteltävä sisältääkö se vain ulkoisia kustannuseriä vai myös arvion oman henkilöstön kustannuksista.
Määräraha	Vuosittainen käyttökohteeseen osoitettu määräraha kaupungin talousarvion joiltakin momenteilta.
Siirtomääräraha	Edellisen vuoden määräraha, joka on siirretty käytettäväksi seuraavana vuonna.
Investointi	Kustannus kohdistuu investointitileille ja aktivoidaan taseeseen ja poistetaan kirjanpidossa poisto-ohjelmansa mukaan. Yleissääntönä kaikki sellainen kehittäminen, jossa kertaluonteisesti muutetaan toimintaa, palveluja jne. (eli investoidaan).
Käyttökulu	Kustannus kohdistuu käyttötilille. Esim. palkkakulut. Yleissääntönä sellainen kehittäminen, jossa ylläpidetään tai jatkuvasti kehitetään tai ylläpidetään olemassa olevaa toimintaa, palveluja jne.
Nettobudjetti	Talousarvion kohta on nettobudjetoitu, kun sille on asetettu tavoiteltu tulojen ja kustannusten erotus. Sekä tulot, että kustannukset voivat vaihdella, kunhan erotus pysyy samana.
Bruttobudjetti	Talousarvion kohta on bruttobudjetoitu, kun sille on asetettu tavoiteltu kustannustaso vuodelle.

Portfolion työsisällöt
Työjono - backlog	Ks. yleinen backlog määritelmä
Ominaisuus	Ks. yleiset tuote- tai palveluominaisuuksien sekä toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten määritelmät.