Beta

Kustannushyötylaskelma



Kustannushyötylaskelman tarkoitus

Kustannushyötylaskelma on olennainen osa projektin käynnistämisen perustelua sekä ylipäätään kehittämisen perustelua. Helsingin kaupungin projektien tulee pääsääntöisesti tuottaa hyötyjä ja hyötyjen tulee ylittää ylittää kustannukset. Kustannuksia ovat sekä projektin aikaiset toteuttamisen kustannukset että projektin aiheuttamat käytönaikaiset kustannukset (esimerkiksi käyttökustannukset ja ylläpitokustannukset). Laskelman tuloksena saadaan tiedot, joiden perusteella johto pystyy päättämään projektin toteuttamisesta, jatkosta ja prioriteetista.

Projektin kustannushyötylaskelma myös edesauttaa tavoitteellista viestintää ydin(liike)toiminnan ja digitalisaatiotoiminnan välillä, sillä kustannushyötyanalyysiä laadittaessa keskustellaan niillä käsitteillä, joita ydintoiminta ymmärtävät ja joista he ovat kiinnostuneita.

Kustannushyötylaskelma palastelee ja laskee projektin tai muutoksen eri osa-alueiden kustannuserät. Kun kullekin osa-alueelle aikanaan tehdään hankinta, kustannushyötylaskelmasta löytyy pohja vastaavan hankintamallin arvolaskelmalle.

Laskelman sisältö

Hyötyjä on kolmea perustyyppiä:

  • rahalliset
  • määrälliset
  • laadulliset

Vaikka kustannushyötylaskelmassa helposti keskitytään rahassa ja määrässä mitattaviin hyötyihin (esim. tuottavuuden lisäys, toimintakustannuksen aleneminen), tulee hyötyjä arvioidessa ja analysoitaessa muistaa myös laadulliset hyödyt, kuten organisaation joustavuuden, palvelusuoritteiden laadun, asiakastyytyväisyyden, vaikutusmahdollisuuksien, osallistamisen ja kaupunkilaisten hyvinvoinnin paraneminen. Tässä apuna voi käyttää arvovirtakartan tuloksia.

Kustannushyötylaskelma pähkinänkuoressa

  • Kattaa kaikki liiketoimintatarpeen määrittämät hyödyt
  • Hyödyt ovat mitattavia ja lähtötilanne on mitattu ja tallennettu
  • Kuvaa myös hyötyjen toteutuksen ajoitukset ja riippuvuudet
  • Kuvaa myös taidot tai henkilöt, joita tarvitaan mittaamiseen
  • Mittaamisen vaatima työmäärä on linjassa odotettujen hyötyjen kanssa
  • Dokumentissa tarkastellaan myös mahdollisia haittoja

Hyödyt realisoituvat jälkikäteen - suunnittele hyötyjen todentaminen

Erityisesti ohjelmien ja projektien hyödyt saattavat olla todennettavissa vasta vuosien päästä niiden päättymisen jälkeen.  Puhutaan juoksevista tai vuotuisista käytönaikaisista hyödyistä. Näitä arvioitaessa on lisäksi huomattava, että hyötyjen realisoituminen on joskus mahdollista vasta usean eri ohjelman tai projektin tulosten kautta (kehityssalkun kokonaisuuteen liittyvät hyödyt). Kun hyötyjen mittaaminen halutaan erityisesti varmistaa, on siis jollain tapaa kyettävä siirtämään itse mittaaminen projektin tai ohjelman jälkeiselle organisaatiolle. Tätä vastuun siirtoa tukemaan voi tehdä hyötyjen mittaamissuunnitelman aikatauluineen ja vastuineen.

Lähestymistapa perinteisessä toteutuksessa

Perinteisessä projektissa kustannukset arvioidaan koko elinkaaren ajalta. Ensimmäinen projektin kustannushyötyvertailu laaditaan projektin valmisteluvaiheessa osana vaihtoehtotarkastelua. Tällöin keskitytään eri etenemisvaihtoehtojen kustannusten, hyötyjen ja haittojen vertailuun. Hyvä vertailu sisältää vaikutuksien arvioinnin myös toimintaan ja asiakkaisiin.

Tarkempi kustannushyötylaskelma tehdään suunnitteluvaiheessa ja se on yksi edellytys hankintapäätöksen tekemiselle.

Jokaisen toteutusvaiheen päätteeksi on syytä tarkastella  kustannushyötylaskelman ajantasaisuus ja tarvittaessa, nostaa muutokset johto-/ohjausryhmän päätettäväksi.

Kustannushyötylaskelmassa on seuraavat komponentit ja näiden vertailu:

  • Nykytila jatkuu (eli hanketta ei toteuteta)
  • Projektin aikaiset kustannukset 
  • Käytönaikaiset kustannukset (hankkeen tuotokset ovat valmiit, hanke on ohi)
  • Projektin hyödyt 

Lähestymistapa jatkuvassa palvelukehityksessä

Jatkuvassa palvelukehityksessä kustannukset ja hyötyjäkin arvioidaan rullaavasti eli jatkuvana ja elimellisenä osana palvelun normaalia elinkaarta. Sen tulisi siis olla elimellinen osa tuoteomistajan jatkuvia tehtäviä koskien hänen hallinnoimansa palvelun kehitysputken ohjausta.

 

 

 

 


Lisätietoa

JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen, sisältää myös liitteen 3: Kustannus-hyöty -analyysipohja

Luonnos