Projektin ydinroolit ja vastuut
Projektin omistaja
Projektin omistaja on se henkilö, jolla on (vastuualueensa puolesta) suurin intressi projektin toteuttamiselle ja suurimmat hyötyodotukset. Hän joko asettaa projektin tai tekee asettamisehdotuksen projektisalkunhallinnan johtoryhmälle. Projektin omistaja toimii yleensä ohjausryhmän puheenjohtajana tai nimeää tämän. Projektin omistajalla on aina päävastuu koko projektista. Hänen tulisi määrittellä projektin yleiset tavoitteet.
Huom! Omistajuutta voi olla useammalla eri tasolla. Strateginen omistaja edustaa ylintä johtoa, jolla on hallinnollisesti ylin päätäntävalta projektiin nähden. Operatiivinen omistaja saa valtuudet tehdä tiettyä projektia koskevat päätökset annettujen budjetti-, laajuus/laatu- ja aikatauluraamien puitteissa. Tarvittaessa operatiivinen omistaja voi eskaloida päätöksen strategiselle omistajalle. Pääosalla projekteista ei ole erikseen nimettyä strategista omistajaa.
Ohjausryhmän puheenjohtaja
Ohjausryhmän puheenjohtaja hyväksyy projektisuunnitelman sekä hyväksyy poikkeamat ja muutokset suunnitelmiin. Hän myös vastaa siitä, että projektin tavoitteiden saavuttamiseksi tehtävissä hankinnoissa noudatetaan hankintaohjeistusta. Ohjausryhmän puheenjohtajan hän lisäksi valvoo, että projekti huomioi määräystenmukaisuuden ja vastaa siitä, että projektin vaikutukset viranomaistoimintaan ovat ajantasaisesti kyseisten viranhaltijoiden sekä toimielinten tiedossa.
Projektin omistajan ja puheenjohtajan tehtävät:
Projektin omistaja
- Vastaa projektin tarkoituksenmukaisuudesta, strategianmukaisuudesta ja hyötytavoitteiden saavuttamisesta projektin jälkeen. ”Tilaa” projektin; määrittelee sen hyötytavoitteet ja laatuvaatimukset.
- Asettaa aikataulu- ja kustannusraamit.
- Määrittelee, mikä projektin toteutuksen tavoitteista on kaikkein kriittisin.
- Päättää projektin keskeyttämisestä (ulkopuolisen rahoituksen projekteissa toimii ulkopuolisen rahoittajan ohjeiden mukaisesti keskeyttämistilanteessa).
Ohjausryhmän puheenjohtaja
- Vastaa projektikuvauksen sisällöstä / laatii projektikuvauksen (mahdollisesti yhdessä projektipäällikön kanssa).
- Kokoaa tarvittaessa projektin ohjausryhmän ja osallistuu ohjausryhmän työhön (usein pj.).
- On aktiivinen tuki projektipäällikölle ja projektille. Käyttää työaikaa projektin onnistumisen edellytysten luomiseen.
- Tarkistaa resurssitilanteen ennen projektin seuraavan vaiheen käynnistämistä.
- Jos ohjausryhmää ei ole, omistaja vastaa myös kaikista ohjausryhmälle ja puheenjohtajalle määritellyistä vastuista ja tehtävistä.
- Päättää projektin keskeyttämisestä (ulkopuolisen rahoituksen projekteissa toimii ulkopuolisen rahoittajan ohjeiden mukaisesti keskeyttämistilanteessa).
- Joko päättää projektin keskeyttämisestä tai esittää omistajalle päätettäväksi.
Projektin ohjausryhmä
Ohjausryhmän tehtävänä on tukea projektin omistajaa projektia koskevassa päätöksenteossa. Ohjausryhmä tekee merkittävät päätökset koskien projektin hyötytavoitteita, toteutuksen tavoitteita (aikataulu, budjetti, laajuus/laatu) ja resursseja.
Ohjausryhmällä on kaksi pääroolia:
- Varmistaa, että projektin hyödyt ovat määritelty ja saavutettavissa
- Vastuu projektin resursoinnista
Ohjausryhmän jäsenet edustavat vain projektin onnistumisen kannalta kriittisiä sidosryhmiä. Kaikissa tapauksissa jokaisella ohjausryhmän jäsenellä tulee olla selkeästi kuvattu lisäarvo ja rooli projektin ohjaamiselle. Ohjausryhmän optimaalinen koko on 2-5 henkilöä. Pienimmillään ohjausryhmä voi koostua omistajasta ja projektipäälliköstä (C-projekti). Projektin ohjausryhmä on tilapäinen ryhmä, joten se puretaan projektin päätyttyä.
Projektin ohjausryhmän tehtävät:
- Osallistuu projektin hyötytavoitteiden, tuotostavoitteiden, laajuuden ja rajauksien hyväksymiseen.
- Huolehtii siitä, että projektin tuotokset jalkautetaan määriteltyyn käyttöön ja ylläpitoon.
- Hyväksyy projektisuunnitelman, siihen sisältyvät riskit ja pääratkaisut.
- Varmistaa tarvittavat resurssit.
- Seuraa ja valvoo projektia, antaa valtaa ja vastuuta.
- Kannustaa ja rohkaisee projektipäällikköä.
- ”Myy” projektin koko organisaatiolle.
- Päättää tarkistus-/ päätöksentekopisteissä kuinka projektia jatketaan.
- Hyväksyy muutokset tavoitteisiin ja projektisuunnitelmaan muutoshallinnan prosessin mukaisesti.
- Ohjausryhmän vastuulla on keskeyttää projekti, jos se ei enää näytä saavuttavan hyötytavoitteitaan (tai ulkopuolisen rahoituksen projekteissa, vastaa ulkopuolisen rahoittajan vaatimuksia).
- Hyväksyy loppuraportin,
- Jos ohjausryhmää ei ole, niin omistaja vastaa kaikista ohryn tehtävistä.
Projektipäällikkö
Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman laatimisesta ja projektin operatiivisesta johtamisesta hyväksytyn projektisuunnitelman mukaan. Hän ohjaa projektiryhmän työskentelyä ja raportoi projektin etenemisestä projektin omistajalle ja ohjausryhmälle. Projektipäällikkö vastaa projektimallin ja -ohjeiden noudattamisesta, sekä siitä että työ dokumentoidaan asianmukaisesti.
Projektipäällikkö ei välttämättä ole esihenkilörooli, mutta projektipäälliköllä on valta ja vastuu ohjata projektiorganisaation työtä (eli hoitaa linjaorganisaation esihenkilöiden projektille luovuttamien henkilöresurssien arkipäivän työnohjausta).
Projektipäällikkö nimetään viimeistään projektin suunnittelupäätöksen (P1) yhteydessä.
Projektipäällikön tehtävät:
- Vastaa projektisuunnitelman laadinnasta ja hyväksyttämisestä sekä sen päivittämisestä ja ajantasaisuudesta.
- Vastaa projektin läpiviennistä projektisuunnitelman mukaisesti.
- Kokoaa projektiryhmän (esimerkiksi osituksen perusteella).
- Voi tarpeen/osaamisen mukaan osallistua projektin toteutustyöhön.
- Vastaa kustannussuunnitelman ylläpidosta, seurannasta ja ennustamisesta.
- Vastaa laatutavoitteiden toteutumisesta.
- Vastaa aikataulun ylläpidosta, seurannasta ja ennustamisesta.
- Tunnistaa muutostarpeet ja hyväksyttää ne tarvittaessa.
- Valmistelee ja toimeenpanee projektin omistajan ja ohjausryhmän vahvistamat päätökset.
- Vastaa osapuolien toiminnan koordinoinnista ja sidosryhmäyhteistyöstä.
- Johtaa, valvoo ja tukee projektiryhmäläisten työskentelyä ja motivoi projektiryhmää.
- Vastaa projektin viestinnästä
- Laatii loppuraportin yhdessä projektiryhmän kanssa.
- Huolehtii projektijohtamismallin ja -prosessien noudattamisesta.
- Vastaa työn ja etenemisen dokumentoinnista, ja syntyneen dokumentaation asianmukaisesta säilyttämisestä projektin aikana ja sen jälkeen.
- Huolehtii muista mahdollisten määräysten ja ohjeiden (esim. Tiedonhallintamalli, laatujärjestelmä tai EU-rahoittaja) noudattamisesta.
Projektiryhmä
Projektiryhmä koostuu henkilöistä, jotka ovat vastuussa projektin konkreettisesta toteutustyöstä. Projektiryhmän jäsenet ovat projektipäällikön työnjohdon alaisuudessa projektin ajan, projektia koskevissa asioissa ja he raportoivat projektipäällikölle työn edistymisestä.
Projektiryhmän jäsenen tehtävät:
- Osallistuu projektikokonaisuuden suunnitteluun ja seurantaan.
- Suunnittelee ja toteuttaa projektipäällikön antamat, projektisuunnitelman mukaiset työkokonaisuudet.
- Laatii tehtäväänsä liittyvät dokumentit ja raportit.
- Vastaa, että työn tulokset vastaavat laatuvaatimuksia.
- Ilmoittaa projektipäällikölle (tai tehtävän vastuuhenkilölle) kaikista tehtävän toteuttamiseen vaikuttavista poikkeamista ja tunnistaa muutostarpeet.
- Vastaa osaltaan ryhmän motivaatiosta ja yhteishengestä.
- Vastaa projektiryhmässä lupaamistaan töistä.