Projektin roolit ja vastuut
Projekti toimittaa sille asetetut tulostavoitteet. Useat projektit voivat tuottaa osatuloksia isompaan kokonaistavoitteeseen, jota johdetaan esimerkiksi ohjelmalla.
Projektiorganisaatio on tilapäinen organisaatio, joka kootaan projektin ajaksi. Projektiroolit voi ajatella ikään kuin hattuina, jotka projektin ajaksi laitetaan päähän. Projektirooli ei siis ole pysyvä toimenkuva. Sama henkilö voi olla yhdessä projektissa projektipäällikkö, toisessa projektin osallistuja ja kolmannessa kenties projektin omistaja.
Projektin ydinroolit
- Projektin omistaja ja johto/ohjausryhmän puheenjohtaja
- Projektin johto/ohjausryhmä (A, ja B-projektit)
- Projektipäällikkö
- Projektiryhmä
Tutustu tarkemmin projektin ydinrooleihin ja heidän tehtäviinsä.
Ketterän projektin erityisroolit
- Tuoteomistaja (usein korvaa projektipäällikön)
- Tiimin fasilitaattori (tai SCRUM Master)
- Kehitystiimi
Kun projekti toteutetaan ketterästi tai siinä on ketterästi toteutettavia osia, ota käyttöön tarvittaessa ketterän projektin erityisroolit.
Ohjaamisen vastuu projekteissa
Kehittämisen ohjaaminen edellyttää aina ainakin yhden viranhaltijan tai toimielimen vastuualueeseen kytkemistä. Tämä henkilö on useimmiten myös johtoryhmän tai ohjausryhmän puheenjohtaja.
Ohjaus/johtoryhmä toteuttaa jonkin kaupungin viranhaltijan tai toimielimen päätäntä- ja ohjausvaltaa projektille määrätyissä rajoissa. Tällä tasolla on oltava riittävä toimivalta tehdä projektin tarvitsemat päätökset tai päätösten välittäminen eteenpäin ja niiden toteutumisesta huolehtiminen.
Ellei johto/ohjausryhmää ole nimettynä, kehittämisestä vastuullinen viranhaltija kantaa tämän vastuun. Ohjausryhmä tukee ja ohjaa hankkeen läpiviennissä tuoteomistajaa tai projektipäällikköä, riippuen siitä kumpi rooli huolehtii projektin toteuttamisesta. Johto/ohjausryhmä vahvistaa hankkeen näkyvyyttä sidosryhmiin ja käyttäjäorganisaatioihin.
Jos projekti kuuluu isompaan ohjelmaksi niputettuun kokonaisuuteen, voi olla järkevää järjestää johto/ohjausryhmä vain ohjelmatasolle yksittäisten projektien sijaan. Tällä voi vähentää hallinnollista kuormaa.
KATSO OHJELMAN ROOLIT JA VASTUUT
Johto/ohjausryhmän kokoonpanosta tulisi löytyä seuraavat roolit:
- Puheenjohtaja on päävastuullinen viranhaltija tai toimielimen toimivaltaa käyttävä henkilö
- Projektin omistaja voi olla joko sama tai kokonaan toinen henkilö esim. palvelualueen päällikkö. Hän kuitenkin on projektin sponsori ja useimmiten alulle panija.
- Palvelun omistaja - on johtaja tai päällikkö, joka ei suoraan operoi kehitettävää palvelua, mutta vastaa toimivallaan siitä.
- Toteuttavan organisaation edustajat ovat tärkeitä jäseniä, koska he vastaavat toteutukseen kiinnitettävistä resursseista
- Ylläpitävän organisaation edustaja on tärkeä, koska hän vastaa tulosten jalkautumisesta, käytöstä ja resursoinnista
- Tuoteomistaja tai hankepäällikkö valmistelee ja tuo asiat päätettäväksi
Organisoinnin yleisiä periaatteita
- Kaikki projektit tarvitsevat omistajan, joka asettaa projektin hyötytavoitteet ja johtaa näistä projektin toteutuksen tavoitteet (päätuotokset, aikataulu ja budjetti). Johto/ohjausryhmä nimetään tarvittaessa. Omistaja yhdessä muiden ryhmän jäsenten kanssa varmistaa, että projektilla on onnistumisen edellytykset asetettuihin tavoitteisiin nähden.
- Kaikilla projekteilla pitää olla projektipäällikkö ja projektiryhmä, jotka ovat huolehtivat projektin toteutuksesta ja tuotosten aikaansaamisesta
- ABC-projektiluokittelu tyypillisesti myös ohjaa valintaa projektin roolien suhteen. Haastava, kompleksinen projekti (A-luokka) edellyttää onnistuakseen kokenutta projektipäällikköä ja vahvaa projektiorganisaatiota. Sen sijaan yksinkertaisemman projektin (C-luokka) projektipäällikkönä voi toimia myös aloitteleva projektipäällikkö. C-projektit eivät myöskään yleensä vaadi ohjausryhmää. Lue lisää ABC-projektiluokittelusta.
- Jo projektin valmisteluvaiheessa mutta viimeistään projektisuunnittelun yhteydessä tulee jakaa projektin toteutustyö selkeisiin osiin (esim. toteutuksen vaiheisiin) ja miettiä kullekin osalle erikseen tarkoituksenmukainen toteutusmalli (vesiputous tai ketterä) ja sopia toteutustyön käytännöt ja vastuut.
- Projektin ydinroolit (ks. alla) ovat avainrooleja kaikissa projekteissa toteutusmenetelmästä riippumatta. Kun projekti toteutetaan ketterästi tai siinä on ketterästi toteutettavia osia, ota käyttöön tarvittaessa ketterän projektin erityisroolit. Nämä on toki mahdollista yhdistää osittain projektin ydinroolien kanssa, esim. niin että tuoteomistaja toimii projektipäällikkönä.