Lopetusvaihe ja P4-käyttöön siirto
Lopetusvaihe
Projektin lopetusvaihe varmistaa tuotosten siirtymisen pysyvän organisaation hallintaan, kerää opit ja jatkokehitystarpeet sekä sopii tulosten jälkiarvioinnista.
Jälkiarvointi tehdään yleensä aina jonkin ajan kuluttua projektin päättymisestä, koska tulosten pitää olla ensin käytössä, ennenkuin niitä voi arvioida.
Jos käyttöönotto ei jo ole täysin valmis, viimeistään lopetusvaiheessa määritellään täsmälliset vastuut projektin jälkeisille tehtäville pysyvässä organisaatiossa. Projektihenkilöstö vapautetaan viimeistään lopetusvaiheessa uusiin tehtäviin, ellei jo aiemmin.
Projektipäällikkö vastaa:
- Projektin tuotosten siirron organisoimisesta pysyvään organisaatioon
- Oppien ja jatkokehitystarpeiden kirjaamisesta
- Tulosten jälkiarvioinnin suunnittelusta (ei toteuttamisesta)
- Projektihenkilöstön ja muiden resurssien vapauttamisesta
Lisäksi projektipäällikkö huolehtii:
- Määräystenmukaisuuden todentamisesta
- Mahdollisten jälki- ja takuutöiden loppuun saattamisesta ennen projektin sulkemista
Projektin lopputulokset, opit ja jatkotoimet dokumentoidaan projektin Loppuraporttiin.
Loppuraportti sisältää kuvaukset valmistuneista tuotoksista verrattuna suunniteltuihin tuotoksiin sekä toteutuneen aikataulun, resurssien käytön ja kustannukset verrattuna alkuperäiseen suunnitelmaan. Lisäksi kuvataan projektin opit sekä toimenpiteet projektin jälkeisten arviointien suorittamiseksi (miten ja kenen toimesta lopulliset, saavutetut hyödyt mitataan).
Määräystenmukaisuuden varmistaminen
Lopetusvaiheen aikana tehdään myös tarvittavat toimenpiteet määräystenmukaisuuden todentamiseksi, esimerkiksi tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan osalta. Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että riittävät toimenpiteet on tehty ja dokumentoitu määräystenmukaisuuden varmistamiseksi. Näin ollen ne voidaan siis myös todentaa projektin lopettamisen yhteydessä. Tutustu myös yksityiskohtaisempaan P4-tarkistuslistaan alla. Sieltä löytyvät tärkeät tarkistettavat asiat määräystenmukaisuuden täyttymisen osalta.
P4 - Projektin lopetuspäätös
P4-päätös myöntää luvan päättää projektin. Sen tekee tyypillisesti sen projektisalkun johtoryhmä, johon kyseinen projekti kuuluu.
Lopetuspäätöksen edellytyksenä on, että projektiin ja sen lopettamiseen liittyvät tehtävät on viety päätökseen. Projektia koskevat arvioinnit/auditoinnit voidaan tehdä vielä lopetuspäätöksen jälkeen, jos niistä on sovittu etukäteen.
Pääkysymys: Onko projekti lopetettavissa?
Tarkistuskysymykset:
- Mitkä olivat projektin suurimmat haasteet ja onnistumiset?
- Mitä projektista opittiin?
- Vaatiiko projektin tuotokset seurantaa tai ylläpitoa?
- Onko Loppuraportti tehty ja arkistoitu?
- Onko hyötyjen arviointi suunniteltu ja vastuutettu?
Tutustu myös yksityiskohtaisempaan P4-tarkistuslistaan.