Lisäohjeita toteutusvaiheen läpivientiin

Toteutusvaiheen tavoitteet ja organisointi

Projektin toteutusmallina voidaan käyttää perinteistä tai ketterää vaiheistusmallia. Toisinaan on tarkoituksenmukaisinta yhdistää nämä toteutusmallit, jolloin voidaan puhua hybridimallista. Erityisesti ketterässä mallissa projektin suunnittelu- ja toteutusvaiheet toistuvat useamman kerran. Puhutaan sprinteistä, jotka ovat yleensä 2-4 viikon mittaisia. Ketterä toteutusmalli soveltuu projekteihin tai osakokonaisuuksiin, joissa ei kyetä tai haluta määritellä projektin lopputulosta heti alussa kovin tarkasti. Perinteinen malli taas soveltuu projekteihin ja osakokonaisuuksiin, joiden uudelleen tekemisen kustannus olisi suhteettoman suuri. Tällöin on ensiarvoisen tärkeää suunnitella myös tuotos ja projektin läpivienti erityisen hyvin.

Toteutusvaiheen tai viimeisen sprintin päättäminen edellyttää, että kaikki hankeen tuotokset on toimitettu ja hyväksytty, ja että valmiudet mahdollisen käyttöönoton aloittamiseen ovat olemassa.

Käyttöönotto

Käyttöönotto kuuluu tyypillisesti projektin toteutusvaiheeseen, ainakin osittain. Toki osa käyttöönotosta voidaan tehdä projektin lopetusvaiheen aikana tai vasta projektin jälkeen. Joka tapauksessa käyttöönotto on syytä suunnitella hyvin. Käyttöönoton aikana hankkeessa kehitetty järjestelmä, palvelu tai toimintamalli siirretään tuotantoon ja otetaan käyttöön. Vastuun siirtäminen projektilta ydintoiminnalle tai IT-operaatioille käynnistyy. Käyttöönottovaihe sisältää usein myös toimintatapojen muuttamista, ja vaatii siksi erityistä huomiota ja muutosjohtamista.

Käyttöönoton muistilista

Suunnitelma

• Suunnitelma tuotantoon siirtymisestä -pohja (lisätietoa)
• Suunnitelma käyttäjien kouluttamisesta ja muista muutoksen läpiviennin vaatimista tehtävistä (esimerkiksi tehtävien uudelleen järjestely)

Tekninen valmius

• Tietoturvatarkastusraportti -pohja (lisätietoa)
• Tietosuojatarkistus (lisätietoa)
• Kuvaus tietoturvapiirteistä niin, että eri henkilöt voivat tarvittaessa jatkaa työtä
• Järjestelmän tekninen toipumissuunnitelma ja prosessin jatkuvuussuunnitelma
• Kaupungin tietojärjestelmäkartta - päivitys ja kokonaisarkkitehtoniset dokumentit

Sopimuksellinen valmius

• Ylläpitosopimukset järjestämismallin mukaisesti
• Palvelutasotavoitteet -pohja (lisätietoa)
• Tietosuoja sopimuksissa ja hankinnoissa (lisätietoa)

Itse käyttöönotto

• Integraatio- ja suorituskykytestaus tuotantoympäristössä
• Datamigraatiot
• Käyttäjäkoulutukset ja (mahdolliset) käyttäjäorganisaation tehtävänkuvan muutokset
• Ylläpito-organisaation tarvitseman dokumentaation viimeistely
• Kaupungin tietojärjestelmäkartta - lisääminen ja arkkitehtuuridokumentaatio