Toteutusvaihe ja tuotosten hyväksyminen P3
Toteutusvaihe
Toteutusvaihe tuottaa projektin varsinaiset tulokset, viestinnän, valmennukset ja yleensä myös käyttöönotot.
Projektipäällikkö ohjaa projektiryhmän työtä, viestii projektista viestintäsuunnitelman mukaisesti sidosryhmille sekä huolehtii projektin edistymisestä suhteessa projektisuunnitelmaan. Projekti voi tuottaa tuloksensa ketterästi tai vesiputouksena.
Projektipäällikkö vastaa siitä, että toteutus etenee ja tuottaa tuloksia:
- eli huolehtii kokonaistavoitteen kirkkaana pitämisestä,
- seuraavien tavoitteiden asettamisesta tiimille,
- kokonaisaikataulun huomioimisesta,
- henkilöstö- ja kuluseurannasta sekä -ennustamisesta,
- statuksen ja tuotosten raportoinnista sekä
- päätösten ja isojen muutosten koordinoinnista ohjausryhmälle tai vastaavalle
- laadunvarmistuksesta
Projektipäällikkö huolehtii myös:
- määräystenmukaisesta toteuttamisesta
- viestinnästä ja sidosryhmistä
- mahdollisten valmennusten järjestämisestä
- projektinaikaisesta toimittajanhallinnasta
- projektinaikaisesta dokumentoinnista
- lopputulosten siirrosta pysyvälle organisaatiolle hyötykäyttöön
- projektin lopettamisesta, oppien kasaamisesta ja viestimisestä
Projektipäällikkö raportoi projektin ohjausryhmälle esimerkiksi kuukausittain käyttäen yleensä ennalta sovittua Edistymisraporttia.
Kun projektipäällikkö huolehtii, niin ohjausryhmä vastaa
- siitä, että riittävät päätökset ovat olemassa ja ajantasaisia,
- tuotokset vastaavat tavoiteltuja hyötyjä,
- lakeja ja määräyksiä noudatetaan,
- lopputulokset siirtyvät pysyväisorganisaation huolehdittavaksi
- pysyväisorganisaatiolla on riittävät resurssit ja määrärahat lopputulosten operoimiseksi.
Muutoshallinta
Muutoshallinnassa on tärkeää osata erottaa isot koko projektia muuttavat muutokset pienistä. Isot muutokset vaativat niin suuria korjaustoimenpiteitä projektin aikatauluun, budjettiin tai laajuuteen, että omistaja ja ohjausryhmä tekevät uudet päätökset muutetuista projektin toteutuksen tavoitteista ja raameista.
Ohjausryhmän päättämä muutos johtaa projektisuunnitelman päivittämiseen tai uudelleen suunnitteluun. Se on puolestaan projektipäällikön vastuulla.
Muutosten hallinnan päätökset perustuvat aina muutosehdotukseen, jossa arvioidaan myös ehdotettavan muutoksen vaikutus muihin toteutuksen tavoitteisiin (aikataulu, resurssien käyttö ja muut kustannukset, laajuus tai laatu) sekä asetettuihin hyötytavoitteisiin.
Ketterä vai vesiputous
Ketterä iteratiivinen toteutus tarkoittaa esimerkiksi parin viikon toteutussyklejä, jotka yleensä tuottavat välittömästi käyttövalmiita palasia kokonaisuudesta. Jokainen iteraatio eli sprintti periaatteessa toimittaa jatkuvasti toimivaa ratkaisua (MVP) ja ne lanseerataan välittömästi kokeilukäyttöön. Seuraava sprintti parantaa tätä MVP:tä. Digitaalisissa palveluissa tämä on usein mahdollista, mutta erityisesti muissa projekteissa tarvitaan yleensä useita sprinttejä, ennenkuin ensimmäinen MVP on käyttöönotettavissa.
Perinteinen vesiputous tuottaa periaatteessa vain yhden lopputuotoksen toteutuksen lopussa. Se tietysti koostuu osatuotoksista, mutta ne ovat niin sidoksissa toisiinsa, ettei niitä voi rakentaa toisistaan erillisinä iteratiivisina sprintteinä. Siksi ne muodostavat yleensä kriittisen polun, joka on sarja toisiaan seuraavia tuotoksia - kuten vesiputous. Vesiputousmaista toteutusta on seurattava ja ennustettava koko ajan. Loppuun on varattava huomattava aika lopputuotoksen laadun varmistamiseen, koska projektin tuotoksia ei oteta varsinaiseen käyttöön koko ajan pitkin projektia.
Se, tehdäänkö ketterää vai vesiputousta näkyy selvimmin siinä, että otetaanko tuloksia aitoon käyttöön koko ajan pitkin projektia vai ei. Ketterässä tuloksia koekäytetään oikeassa käytössä koko ajan. Vesiputouksessa ei.
Mihin vesiputousta
Vesiputous soveltuu projekteihin, joiden ennustettavuus on hyvä. Se on myös melkeinpä edellytys sellaisiin projekteihin, joissa isojen toteutusvaiheiden on seurattava toisiaan ja missä investoidaan suuria määriä rahaa. Esimerkiksi raidejokerin kiskoja ei voi asentaa ennen maapohjan stabilointia. Myös ulkoisesti rahoitetut hankkeet saattavat edellyttää melko kaavamaista etenemistä, joka helposti tarkoittaa vesiputousta.
Mihin ketterää
Ketterä toteutus soveltuu erityisesti toiminnan kehitys ja digitaalisiin projekteihin, joissa lopputulosta on koko ajan iteroitava. Se on silloin melkeinpä edellytys. Toiminnan ja digiratkaisujen kehittämisessä on harvoin mahdollista tietää täsmällisesti mitä tavoitellaan, vaan lopputulos muokkautuu iteratiivisesti välitulosten kautta.
Ketteräkin projekti tarvitsee silti taloudellisen ja resurssiraamin sekä karkean arvion tavoitellusta kokonaishyödystä ja milloin viimeistään tulisi olla valmista. Muuten se ei ole projekti.
Määräystenmukaisuuden varmistaminen
Toteutusvaiheen aikana tehdään myös tarvittavat toimenpiteet määräystenmukaisuuden varmistamiseksi, esimerkiksi tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan osalta. Projektipäällikön tehtävänä on varmistaa, että riittävät toimenpiteet on tehty ja dokumentoitu määräystenmukaisuuden varmistamiseksi. Määräystenmukaisuuden toteutuminen projektin tuotosten osalta varmistetaan ja todennetaan tuotosten hyväksymisen yhteydessä. Tutustu myös yksityiskohtaisempaan P3-tarkistuslistaan alla. Sieltä löytyvät myös tärkeät tarkistettavat asiat määräystenmukaisuuden täyttymisen osalta.
P3 - Projektin tuotosten hyväksyminen
P3-porttipäätöksessä projektin tuotokset hyväksytään ja vastuun tulisi siirtyä pysyvälle organisaatiolle. Projekti siirtyy lopetusvaiheeseen. Tämän päätöksen tekee tyypillisesti projektin ohjausryhmä.
Pääkysymys: Voidaanko projektin tuotokset hyväksyä ja pystyykö pysyvä organisaatio kantamaan vastuun tuotoksista?
Projekti on P3-valmis, kun:
- Tuotostavoitteet on saavutettu
- Lopputulokset ovat määräystenmukaisia
- Tuotokset on testattu ja vastaavat tavoitteita
- Tuotokset ovat lopulliseen käyttöön vietävissä ja siirrettävissä lopullisen organisaation operoitavaksi - yleensä ainakin osittain jo ovat lopullisen organisaation vastuulla
- Projektin lopetusvaihe on resursoitu, niin että pysyväisorganisaatiolla on riittävät määrärahat, henkilöstö ja osaaminen
- Projektin resurssit voidaan vapauttaa lopetus- ja takuutöitä lukuunottamatta
- Kaikki keskeiset hyväksynnät on saatu
- Toimitussopimusten mukaiset toimitukset on juridisesti vastaanotettu ja suljettu jälki- ja takuutöitä lukuunottamatta
- Operatiivisen vaiheen mukaiset toimitussopimukset ovat voimassa ja toimittajahallinta on vastuutettu
- Projektinaikainen dokumentaatio on hyväksytty ja operoinnin aikainen dokumentaatio on vähintäänkin hahmoteltu, jotta se voidaan viimeistellä lopetusvaiheessa.