Lisäohjeita valmisteluvaiheen läpivientiin

Valmistelutyön tavoitteet ja organisointi

Yleisesti projektista riippumatta valmisteluvaiheen aikana on pyrittävä ymmärtämään kehittämistarpeet (toiminnalliset tai asiakastarpeet), laadittava karkea visio tavoitteesta, sekä kartoitettava alustavat vaihtoehdot ja mahdollisuudet, joita valmistelussa sitten lähdetään selvittämään. Valmistelu tuottaa linjaukset ja yhteisymmärryksen siitä, mitä lähdetään käynnistämään ja mitkä ovat tavoitteet. Jos projektin tavoitteiden määrittely osoittautuu vaikeaksi, voi olla tarkoituksenmukaista tehdä kevyt kokeilu erilaisten vaihtoehtojen testaamiseksi.

Valmisteluvaihe on yleensä linjaorganisaatiossa tehtävää valmistelutyötä, josta vastaa projektin omistaja. Tarvittaessa projektille nimetään projektipäällikkö tai muu valmistelusta vastaava sekä kokonaisarkkitehtuurista, tietoturvasta, tietosuojasta sekä hankinnasta vastaavat henkilöt.

Valmisteluvaiheen toteutustyö näyttää projektista riippuen hieman erilaiselta. Esimerkiksi tietojärjestelmän käyttöönottoprojektin valmisteluvaihe sisältää hyvin erilaisia tehtäviä kuin johtamisprosessin kehittäminen tai olemassa olevan verkkopalvelun kehittäminen.

Hankinnan valmistelu

Jos projekti edellyttää hankintaa, valmistelun aikana tulee tehdä tarvittavat toimet, jotta voidaan käynnistää hankintaprosessin läpivienti. Se edellyttää linjaustasoista ratkaisu- tai palveluvisiota ja perusteltua ehdotusta hankintamallista, jos päädytään hankkimaan ulkopuolelta. Myös ylätason ymmärrys alueen arkkitehtuurin nykytilasta ja tavoitetilasta kuuluu valmistelun piiriin. Valmisteluvaihe asettaa lähtökohdat suunnitteluvaiheessa toteutettavalle kilpailutukselle.

Valmisteluvaiheen alkupuolella johto-/ohjausryhmä antaa luvan edetä markkinakartoitukseen, jos sellainen tarvitaan. Valmisteluvaihe päättyy suunnittelupäätökseen P1, jolloin parhaimmillaan projekti saa luvan käynnistää mahdollinen hankinta. Tämä edellyttää perusteltua hankintamallia ennen käynnistysvaiheeseen siirtymistä. Hankintamalli siis määrittelee tärkeän lähtökohdan sille, millä tavoin hankkeen tavoittelema ratkaisu voidaan hankkia ja toteuttaa.

Kevyt kokeilu osana valmistelua

Jos projektin tavoitteiden määrittely osoittautuu vaikeaksi, voi olla tarkoituksenmukaista tehdä ketterä kokeilu erilaisten vaihtoehtojen testaamiseksi. Valmisteluvaiheen osana toteutetun kokeilun tavoitteena on kokeilla kevyesti tulevan palvelun mahdollista toteutustapaa ja saada käyttäjiltä varmistus sille, että valittu suunta on oikea. Samalla testataan, että mahdolliselle uudelle palvelulle suunniteltu toimintaprosessi on mielekäs ja että palvelun suurimmat tekniset riskit saadaan luultavimmin ratkaistua. Kokeilu kestää yleensä puolestatoista kahteen kuukauteen.

Lisätietoa ja ohjeistusta kokeilujen toteuttamiseen osana projektia tai erillään

Valmistelutyöhön liittyviä menetelmiä ja asiakirjapohjia

Visiolakana (pohja) - Apuväline tavoitteiden määrittelyyn ja kehityksen vision luomiseen

Muotoilututka (pohja) - Apuväline kehittämisen kokonaiskuvan hahmottamiseen

Nykytilan ja tarvoitetilan kuvaus (pohja) - Apuväline muutostarpeen kuvaamiseen

Ympäristön tunnistaminen (pohja) - Ennen markkinakartoitusta on syytä ensin varmistaa, että koko ympäristö, johon kehityshanketta valmistellaan on riittävästi tunnistettu.

Hankintamalli (pohja) - Apuväline hankintamallin valintaan ja dokumentointiin