Projektin haastavuuden tunnistaminen
ABC-projektiluokittelu
ABC-projektiluokittelun avulla voidaan tunnistaa projektin haastavuus ja riskitekijät. Tavoitteena on löytää tarkoituksenmukainen projektinjohtamisen panostus jokaiselle projektille. Tällä pyritään varmistamaan riittävät projektinjohtamisen toimenpiteet vaativille ja monimutkaisille projekteille ja välttää tarpeeton hallinnollinen työ silloin, kun kyseessä on yksinkertainen projekti. ABC-projektiluokittelu ei siis määrittele projektin tärkeyttä!
Luokittelun tuloksena jokainen projekti on jokin seuraavista:
A Hyvin kompleksinen ja paljon riskejä sisältävä projekti
B Tyypillinen, ns. normaali projekti
C Yksinkertainen ja suoraviivainen projekti
Projektiluokittelu tehdään ABC-Projektiluokittelu -lomakkeen avulla.
Luokittelun seuraukset
Kun projektin kompleksisuus on määritelty analyysin avulla, sille voidaan valita tarkoituksenmukaiset projektinjohtamisen toimenpiteet. Luokittelulla on tyypillisesti vaikutusta mm.
Projektin johtamistoimenpiteisiin
Tämä tarkoittaa esimerkiksi A-luokan projektissa erittäin tarkkaa suunnittelua ja erityistä panostamista projektin seurantaan, kun taas C-luokan projekti tarvitsee onnistuakseen vain kevyen suunnitelman ja ohjauksen. Käytännössä tämä usein näkyy A-projekteilta vaadittavana tarkempana dokumentaationa.
Projektipäällikön kompetenssiin
Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi A-projektiin projektipäälliköksi nimetään henkilö, jolla on projektikoulutuksen lisäksi useamman vuoden kokemus projektipäällikkötehtävistä. C-projektiin sen sijaan voidaan nimetä aloitteleva projektipäällikkö.
Ohjausryhmän kokoonpanoon
Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi A- ja B-projekteille on tarpeen nimetä ohjausryhmä projektin omistajan tueksi. Sen sijaan C-projektissa omistaja voi hyvin hoitaa ohjausryhmän tehtävät.
Varamiesjärjestelyihin
Koska A-projekti on haastava, myös projektipäällikön sairastuminen tai estyminen kannattaa huomioida jo projektin alkuvaiheessa. Projektipäällikölle kannattaakin A-projekteissa nimetä varahenkilö, joka hyppää tarvittaessa projektipäällikön kenkiin. Tyypillisesti varahenkilö on muutenkin mukana projektissa, esimerkiksi projektiryhmän jäsen.
Tutustu esimerkkinä Kaupunkiympäristön toimialan (KYMP) ABC-luokittelun seurauksiin.