Beta

Toiminnan nykytila ja muutostarpeet

Muutostarpeen kuvaamisen pohjat

Muutostarpeen kuvaus -pohja (MS Word)
Muutostarpeen kuvaus -pohja (MS Powerpoint)
Muutostarpeen kuvaus -pohjat (KA kuvausväline)
SIPOC ja arvovirtakartta -pohja (MS Excel)

Pohjat alustaville vaatimuksille

Esimerkit ja ohjeet

Tunnistamisesta muutostarpeen kuvaamiseen

Kun kehityshankkeen kohteena oleva toiminta ja siihen liittyvä järjestelmäympäristö on tunnistettu, on helpompi kohdentaa riittävien sisältökuvausten tekeminen markkinakartoituksen ja käynnistyksen kannalta oleellisiin kohtiin. Jo markkinakartoituksessa tarvitaan riittävä ymmärrys nykytilasta ja tavoitetilasta. On kuitenkin muistettava, ettei tavoitetilaa tässä vaiheessa rajoiteta yksittäiseen ratkaisumalliin.

Olemassa olevat nykytilakuvaukset pohjaksi

Toiminnan ja teknisen ympäristön nykytila on mahdollisesti jo kehittämishanketta valmisteltaessa dokumentoituna kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin sekä tietojärjestelmäympäristön ylläpito-organisaation dokumentaatioon. Silloin riittää hankkeelle oleellisten nykytilakuvausten suodattaminen näistä lähteistä.

Usein kuitenkin vain osa nykytilasta on löydettävissä tunnistettuna ja kuvattuna. Kehityshankkeen tehtävänä on silloin tuottaa itselleen riittävät nykytila- ja tavoitetilakuvaukset, jotta kehityshanke voi aloittaa hyvin kohdennetun markkinaselvityksen sekä myöhemmin hankinnan ja toteuttamisen.

Kuvaa ainakin seuraavat asiat itse toiminnasta

Asiakkaat, jotka näitä palveluja käyttävät - miten ja millä lisäarvolla
Palvelut, joihin hahmotetut prosessit kuuluvat
Toimijat ja heidän tärkeät syötteensä prosesseille
Prosessit, jotka liittyvät suoraan hankkeeseen
Prosessit, jotka liittyvät välillisesti hankkeeseen

Toiminnan kuvaamisessa tärkeintä on itse toimintaprosessi ja se tulee tehdä asiakasymmärryksellä. Yksinkertainen työkalu tähän on ns. SIPOC-kuvaus. Se kertoo yhdessä kuvassa oleelliset prosessit ja palvelut, joihin ne kuuluvat, ja erityisesti asiakkaat, jotka palveluita käyttävät. Se kertoo myös yhdessä kuvassa kaikki tarvittavat toimijat, joita palvelut tarvitsevat toimiakseen. SIPOC:n tukena voi käyttää tarkempiin prosessikuvauksiin esimerkiksi uimaratakaavioita.

Huomioi jo toimintakuvauksia tehdessä ns. visiolakana. Toiminnan nykytilaa ja tavoitetilaa hahmotellessa käytännössä valmistellaan hankkeen kiteyttämistä visiolakanalle.

Kuvaa ainakin seuraavat asiat liittyvästä tietojärjestelmäympäristöstä

Tunnistettujen tietojärjestelmien käsittelemät tietovarannot, niiden oleelliset tiedot sekä tietoturva- ja tietosuojavaatimukset
Tunnistettujen tietojärjestelmien väliset riippuvuudet ja vuorovaikutukset
Tietojärjestelmäympäristön alustakerrokset

Tunnistettuasi kehityshankkeeseen liittyvien järjestelmien käyttämät tiedot, on syytä nimetä näiden tietojen ylläpitoon määritellyt tietovarannot. Sellaisia ovat esimerkiksi "potilastietorekisteri" tai vaikkapa "taloushallinnon tiedot". Tietovarannoilla on erilaisia tarpeita tietosuojan ja tietoturvan osalta, kuvaa myös ne. Esimerkiksi potilasrekisterin vaatimukset ovat hyvin erilaiset kuin ruokalan lounaslistan.

Vastaavasti tunnistamiesi järjestelmien väliset riippuvuudet on syytä kuvata. Riippuvuuksista tulisi käydä ilmi, mitkä tiedot siirtyvät järjestelmien välisissä rajapinnoissa ja mihin suuntaan. Kuvaa myös kehityshankkeen kohteena olevien tietojärjestelmien ns. loogiset alustakerrokset. Ne vaikuttavat oleellisesti siihen, mitä markkinoilta kartoitetaan ja varsinkin siihen, mitä mahdollisesti kilpailutetaan.

Huomioi myös tietojärjestelmäympäristöä kuvatessa ns. visiolakana. Teknistä nykytilaa ja tavoitetilaa hahmotellessakin käytännössä valmistellaan hankkeen kiteyttämistä visiolakanalle.

Lisäksi voi myös olla tarpeellista kuvata tietojärjestelmistä ns. käsitemallit ja niistä tarkennetut loogiset tietomallit jo markkinakartoitusta varten. Useimmiten ne on kuitenkin mahdollista kuvata vasta käynnistysvaiheessa, kun tehdään tarkkaa toteutukseen tähtäävää sisältösuunnittelua.

Kuvaa ainakin seuraavat asiat itse tiedoista

Keskeiset ratkaisun käsitteet täsmennettynä ja tarkennettuna sekä niihin liittyvät käsitemallit
Keskeiset tietovirrat (prosessien, toimijoiden ja tietojärjestelmien välillä tarpeen mukaan)
Alustavat loogiset tietomallit tai niitä vastaavat soveltamisprofiilit ja tietokomponentit, joita ratkaisussa on järkevää hyödyntää

Tietojen kuvaamisessa tärkeintä on toimintaprosessin ja palveluiden tarvitsemat tiedot ja niiden hallinta eli mitä tietoja ko. prosessi luo, muokkaa, poistaa sekä mitä se käyttää. Näiden tietorakenteiden ymmärtäminen ja erityisesti tavoitetilan kuvaukset ovat oleellinen osa markkinakartoituksen tarvitsemia kuvauksia sekä oleellisia yhteentoimivuuden kannalta (rajapinnat).

Kuvaa nykytila ja tavoitetila samalla tavalla

Nykytilan ja tavoitetilan kuvauksia tulee kyetä vertaamaan. Tavoitetila kannattaa siksi kuvata nykytilakuvausten päälle. Tavoitetilassa muuttuvat osat ja kokonaan uudet osat voi merkata esimerkiksi eri väreillä. Silloin yhdestä kuvasta näkee kerralla kehityshankkeen aiheuttaman muutoksen nykytilan ympäristöön. Muutostarve on käytännössä nykytilan ja tavoitetilan välinen ero.

Kuvaa myös nykytilan hyvät käytännöt

Usein nykytilan ja tavoitetilan vertailussa keskitytään pelkästään kuvaamaan mitä ongelmia tai puutteita nykytilassa on. Usein nykyisessä järjestelyssä on kuitenkin paljon hyviä käytäntöjä ja osia, joiden purkaminen tai uudestaan rakentaminen muutoksen yhteydessä ei ole järkevää. Pyörää ei kannata keksiä uudestaan. Kuvausta tehdessä listataan ne nykytilan käytännöt, jotka on todettu erityisen toimiviksi tai hyviksi. Tällaiset käytännöt voivat olla esimerkiksi toimintatapoja, tietoturvakontrolleja, teknisiä ratkaisuja tai sopimuspykäliä.

Listaa alustavat vaatimukset

Muutostarpeen yhteydessä on myös tarpeellista hahmotella toteutettavalta järjestelmältä halutut päätoiminnot ja muut ylätason vaatimukset. Ne hyödyttävät markkinakartoitusta merkittävästi etenkin silloin, kun lähestytään mahdollisia toimittajakandidaatteja teknisen vuoropuhelun merkeissä.

Katso vaatimusten määrittelemisestä tarkemmin täältä.

Huomaa, että kyseessä on alustava hahmotelma, vaatimukset tarkentuvat ja lisääntyvät työn edetessä.

Kokeiluhankkeella erilainen tarkoitus

Kokeiluhankkeessa nykytilan ja muutostarpeiden tunnistamisen keskeinen tarkoitus poikkeaa käyttöönottoon tähtäävästä hankkeesta oleellisesti. Kokeiluhankkeessakin on tärkeää tietää, mihin ympäristöön lähdetään kokeilemaan, mutta tarvittava tarkkuustaso on paljon alhaisempi.

Kokeilussa on kyse erilaisten ratkaisuvaihtoehtojen testaamisesta käytännön pientoteutuksin tekemällä kokeiluratkaisuja itse. Kyse ei siis niinkään ole valmisratkaisujen markkinakartoituksesta ja sitten sen pohjalta kilpailuttamisesta. Yksinkertaisimmillaan kokeilulle voi riittää esimerkiksi puolen tunnin linjauskeskustelun dokumentointi jonkinlaiseksi kokeiltavan ratkaisun prosessilinjaukseksi.

Monimutkaisimmillaan kokeilussakin voi ilmetä tarvetta harkita ratkaisuprosessin ja asiakastarpeen sekä teknisen ympäristön kuvaamista selvitysvaiheessa, mutta silloinkin määräävänä tekijänä on oltava kokeiluluonteen säilyttäminen - ei etukäteinen dokumentointi.

Kokeiluhankkeen käynnistämisessä painopisteen tulisi olla riittävien kokeiluedellytysten varmistamisessa. Koska kokeilun on tarkoitus olla nopeata ja edullista, tulee tarvittavien puitesopimusten ja toteutusalustojen olla jo olemassa tai ainakin nopeasti ja edullisesti saatavilla, kuten myös keinot osallistaa oikeita käyttäjiä.

Kokeileminen vaatii periaatteessa valmiin kokeiluekosysteemin toimiakseen kokeilulle ominaisella keveydellä ja ripeydellä, edullisesti.

Kuntasektorin SIPOC esimerkkejä verkossa

Lisää aiheesta

Soveltuvat työkalut

Yksinkertainen ylätason prosessikaavio voidaan tehdä MS Powerpoint:lla, MS Excelillä, tai MS Visiolla. Ne ovat Helsingin kaupungin työasemastandardiin kuuluvia, tai siihen saatavia. Tarkoitukseen on myös olemassa kehittyneempiä työkaluja, kuten QPR ja Archimate.

Lähteitä termien ja käsitteiden valintaan

JHS-sanasto
TEPA-termipankki
Sanasto- ja ontologiapalvelu Finto
YSA (Yleinen suomalainen asiasanasto)
YSO (Yleinen suomalainen ontologia)

Luonnos