Reunaehdot
Muutostarpeiden reunaehtoja
Hankkeen valmisteluun liittyy muutostarpeen lisäksi taustatekijöitä, jotka vaikuttavat suunniteltaviin ratkaisuihin ja toteutustyöhön. Näitä ovat esimerkiksi lainsäädännön ja muiden säännösten asettamat vaatimukset, ratkaisuarkkitehtuuriin liittyvät reunaehdot, integraatioita rajaavat tekijät, suunnitteluperiaatteet, laatuvaatimukset ja tietoturvataso.
Suunnitteluperiaatteet ja käytettävyys
Liittyykö hankkeen kohteeseen erityisiä suunnitteluperiaatteita, päätelaitevaatimuksia tai käytettävyysperiaatteita? Jos hankkeen kohteena on esimerkiksi verkkoselaimella käytettävä ratkaisu, kannattaa ottaa huomioon JHS 190 Julkisten verkkopalvelujen suunnittelu ja kehittäminen. Erityisesti kannattaa kiinnittää huomiota digipalveluoppaaseen.
Tietojärjestelmän käytettävyyskriteerit riippuvat paljon sovellusalueesta. On eri asia tarjota esimerkiksi digitaalista palvelua sisäisiin prosesseihin kuin kuntalaiselle tai yritykselle. Muun muassa käytettävyyden muotoilu ja vasteajat ovat tavallisesti kriittisempiä ulkoisissa palveluissa. Riippuen sovellusalueesta korostuu sisäisten prosessien käytettävyydessä työn eli toiminnan sujuvuus, esimerkiksi laskuntarkastuksen tai päätöksen valmistelun sujuvuus.
Saatavuus ja suorituskyky
Tietojärjestelmähanketta valmistellessa on huomioitava jo valintoja kartoitettaessa, minkälaista saatavuutta ja suorituskykyä hankkeen kohteena olevalta järjestelmältä edellytetään. Saatavuus ja suorituskyky, kuten myös yllä mainitut käytettävyyden reunaehdot, ovat samalla hankkeen alustavia vaatimuksia.
Suorituskykyvaatimuksia (ei-toiminnallisia vaatimuksia) suunniteltaessa on tarkasteltava asiaa erityisesti toimintaprosessin ja palveluiden käyttötapojen ja mallien kautta. Onko prosessissa esim. selkeitä kuormituksellisia vaiheita tai ajankohtia (vaikkapa hakuajan päättyminen tai selkeät maksupäivät).
Saatavuus ja suorituskykykriteerit riippuvat paljon sovellusalueesta. Ulkoinen palvelu saattaa esimerkiksi edellyttää jatkuvasti toimivaa ja saatavilla olevaa ratkaisua (24/7). Reunaehdot esimerkiksi ylläpitokatkoille ovat silloin tärkeässä roolissa. Tietyt ratkaisut voi olla lähes häiriöttömiä ilman varsinaisia ylläpitokatkoja, kun taas toiset edellyttävät niitä.
Sisäisissä palveluissa voi korostua yhtä lailla jatkuva käyttö, tai tietyt ajankohdat esimerkiksi talouden vuosikellossa, jolloin toiminnan tulee olla häiriötöntä. Suorituskyvyn reunaehdot voivat kohdentua eri tavoin esimerkiksi käyttöliittymässä näkyvään suorituskykyyn, tai vaikkapa taustajärjestelmien laskentakapasiteettiin.
Palvelutasomäärittelyissä voi hyödyntää esim. JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus –suositusta.
Teknologiaoletukset
Muuttuuko jotain nyt käytössä olevien teknologioiden suhteen? Ovatko nyt käytettävät teknologiat yhä ajantasaisia, vai onko hankkeen tavoitteena selkeästi vanhentuneen teknologian korvaaminen? Onko kyse mahdollisesti siitä, että yleinen teknologinen kehitys on edennyt niin pitkälle, että alueelle on tullut täysin uudenlaista teknologiatarjontaa? Vai onko kyse vain perinteisestä ratkaisun päivittämisestä, tai laajentamisesta, jossa uusia teknologianäkymiä ei ole?
Nämä ovat oleellisia kysymyksiä joihin tulee vastata kirjattaessa teknologiaoletuksia markkinakartoituksen tekemiseksi.
Teknologiaoletuksissa tunnistettavia asioita
- Teknologiat, joita tiedetään olevan olemassa soveltamisalueella
- Mitkä näistä teknologioista ovat varmuudeltaan ja kypsyystasoltaan lähtökohtaisesti soveliaita
- Minkälaisia teknologioita ja teknologiatoimittajia lähdetään kartoittamaan
- Minkälaiset teknologiat eivät lähtökohtaisesti sovellu tarkoitukseen
- Onko kaupungilla olemassa teknologialinjauksia tai -suosituksia, jotka jollain tavalla vaikuttavat valintaan.
Soveltamisalueelle sopivat teknologiat tulisi tunnistaa kokeilua tai markkinakartoitusta varten mieluummin laajemmin kuin liian suppeaksi rajattuna. Kyse on kuitenkin tutkimustyön rajaamisesta, eikä potentiaalisia vaihtoehtoja ja ratkaisumalleja ei tulisi rajata pois etukäteen. Silti on syytä huomioida kaupungin yhteiset linjaukset ja suositukset teknologioista alustavana rajaavana tekijänä.
Toimittajareunaehdot
Toimittajareunaehdoilla kirjataan kokeilun tai markkinakartoituksen kohdentamiseksi ne vähimmäisedellytykset, joita mahdollisen toimittajan tulee yrityksenä täyttää.
Toimittajareunaehtoja ovat
- Toimittajalta edellytetty kokoluokka esimerkiksi liikevaihtona, tai henkilöstömääränä
- Toimittajan vakavaraisuus
- Toimittajan kyky toimittaa ratkaisu ja palvelu Suomen virallisilla kielillä
- Lokaatiopainotukset
Reunaehdoissa on huomioitava esimerkiksi mitä kokoluokkaa edellytetään Suomessa, EU-alueella ja globaalisti. Mikä tulee toimittajan vakavaraisuus olla yrityksenä ja toisaalta mitä edellytetään juuri kyseisen tuotelinjan vakavaraisuudelta. Toimittaja voi hyvinkin olla erittäin vakavarainen, mutta kohteena oleva osa liiketoiminnasta on uutta. Tärkeää on huomioida mikä on toimittajan kyky tuottaa palvelua Suomeksi kaikilla tarvittavilla tasoilla - myös itse teknologiseen ratkaisuun vietynä.
Kokeilussa nämä reunaehdot voivat olla paljon kevyempiä, jos ratkaisua ei kokeilla sillä ajatuksella, että se kestäisi tuotannossa.
Toimittajareunaehtoja määrittäessä on hyvä tiedostaa, kartoitetaanko suurten yritysten toimittamia suuren volyymin ratkaisuja vai ketteriä usein myös pienten ja keskisuurten yritysten tarjoomaa sisältäviä ratkaisuja, ja miksi. Usein ketterät paikalliset toimijat voivat esimerkiksi kielirajoitteiden vuoksi olla varteenotettava vaihtoehto, eli kansainvälinen toimittaja ei tarjoa palveluja Suomessa paikallisilla virallisilla kielillä. Esimerkiksi voidaan myös päätyä globaaleihin suurtoimittajiin vakavaraisuusvaatimusten kriittisyyden vuoksi. Kyse on siis painotuksista.
Lait, määräykset ja noudattamisohjeet
Kehityshankkeen on huomioitava voimassa oleva lainsäädäntö ja siihen verrattavat, muut pysyvät ja velvoittavat säädökset, jos ne koskevat kehityshankkeen tavoitetilaa ja kokonaisuutta.
Jos esimerkiksi tiedetään, että kehityshanke tulee käsittelemään henkilötietoja, potilastietoja, tai muutoin arkaluonteisia tietoja, lait ja muut määräykset ja noudattamisohjeet asettavat selviä rajoja mahdollisille ratkaisuille. Lait ja määräykset voivat myös velvoittaa kehityshankkeen tekemiseen eli tarvitaan esimerkiksi lakisääteisiä muutoksia toimintaan. Lainsäädännöllisesti rajoitteita asettavat EU-asetukset, -direktiivit, -päätökset ja -suositukset sekä kansalliset lait ja asetukset.
Organisaatioilla on myös sisäisiä määräyksiä, noudattamisohjeita, ponsia, lausuntoja ja kannanottoja. Näissä voidaan määritellä jo valmiiksi tiettyjä teknologiavalintoja tai esimerkiksi määritellä kehityshankkeiden painotuksia. Nämä rajoitteet tulee huomioida rajaavina tekijöinä jo markkinakartoitukseen tai kokeiluun lähdettäessä ja varsinkin lopullisia valintoja tehdessä.
Lainsäädännössä on yleensä kaksi tarkistettavaa kokonaisuutta:
- Yleinen, toiminta tai toimialariippumaton lainsäädäntö (esim. perustuslaki)
- Toimialaa tai hankkeen kohteena olevaa toimintaa säätelevä lainsäädäntö, kun kyse on lakisääteisten tehtävien toteuttamisesta (esim. maankäyttö- ja rakennuslaki, sosiaalihuoltolaki)
Ajantasainen lainsäädäntö, KKO:n ja KHO:n päätökset sekä Uusimmat säädökset ja lakiesitykset löytyvät Finlex.fi –palvelusta.
Lakien, määräysten ja noudattamisohjeiden huomioimisesta oleellisilta osin ja riittävästi vastaa viime kädessä hankkeen valmistelija (esimerkiksi projektipäällikkö tai palvelusta vastaava tuoteomistaja). Hän myös vastaa hankkeen kannalta oleellisten lakien, määräysten ja noudattamisohjeiden tunnistamisesta sekä tarvittavan lakiasiantuntemuksen resursoinnista hankkeeseen.
Muut viitemallit ja arkkitehtuurireunaehdot
Oleellista on myös selvittää ja kartoittaa mitä kaikkia muita hanketta auttavia ja hyödyttäviä aineistoja on saatavilla sekä mahdollisesti muita hanketta ohjaavia kokonaisuuksia. Tällaisia hanketta helpottavia asioita ovat tyypillisesti arkkitehtuuriperiaatteet, sovitut tietojärjestelmäroolit (esim. raportointi, henkilöstöhallinta), joita hanke ei lähtökohtaisesti lähde toteuttamaan tai hankkimaan uudelleen ilman painavia perusteita ellei kyse ole juuri kyseessä olevan aihealueen uudistamishankkeesta.
Lisäksi kannattaa aina selvittää onko muualla julkishallinnossa tehty aihealueeseen liittyviä viite- tai ratkaisuarkkitehtuurisuosituksia. Näitä ovat tyypillisesti tuottaneet esimerkiksi valtion ministeriöt ja laitokset sekä mm. Kuntaliitto. Esimerkkinä voi mainita vaikkapa Kuntaliiton asianhallinnan viitearkkitehtuurin. Näitä ei ole pakko noudattaa, mutta useimmiten ne antavat paljon hyvää lähtötietoa ja auttavat ratkaisuja paremmin yhteentoimiviksi.
Usein kannattaa etenkin hankkeen alkuvaiheessa keskustella ja tutustua esimerkiksi muiden kuntien vastaaviin toteutuksiin ja arvioida niiden hyödynnettävyyttä omassa ratkaisussa sekä ottaa opiksi muiden kokemuksista.
Erityisesti tietoarkkitehtuurissa kannattaa hyödyntää kansallisia sanastoja ja yhteentoimivuuden kuvauksia.
Lisää aiheesta
- Digipalveluopas -Digitaalinen Helsinki -sivusto
- JHS 190 - Julkisten verkkopalvelujen suunnittelu ja kehittäminen
- JHS 174 - ICT-palvelujen palvelutasoluokitus