1. Menetelmälaari
  2. Tekninen vuoropuhelu , markkinavuoropuhelu
Beta

Tekninen vuoropuhelu

 

Tekninen_vuoropuhelu_small.png

 

Teknisessä vuoropuhelussa selvitetään mahdollisilta toimittajilta, millaisia ratkaisuja markkinoilla on olemassa alustavasti määriteltyyn tarpeeseen ja millaisia kokemuksia niistä on. Vuoropuhelu ei sido siihen osallistuvia tahoja. Tekninen vuoropuhelu helpottaa vaihtoehtojen tunnistamista ja niiden arviointia.

Teknisen vuoropuhelun tarkoitus

Tekninen vuoropuhelulla voidaan tukea markkinakartoitusta. Teknisessä vuoropuhelussa pyydetään yrityksiä keskustelemaan tarjoomistaan ennen varsinaista hankintaa. Tarkoituksena on kerätä tietoa erilaisista ratkaisuista, jotta sitten varsinaisessa kilpailutuksessa tarve ja tarjonta kohtaavat mahdollisimman hyvin.

Teknisen vuoropuhelun toteuttaminen

Tekninen vuoropuhelu julkaistaan Hankintakeskuksen toimesta HILMA:ssa, johon halukkaat voivat ilmoittautua. Samassa yhteydessä voi olla perusteltua myös harkita hankinnan ennakkoilmoittamista. Se voi oleellisesti nopeuttaa itse hankintaprosessia ainakin avointa menettelyä käytettäessä.

Vuoropuheluilmoitus edellyttää ilmoitustekstin ja taustamateriaalien tekoa, jotka julkaistaan teknisen vuoropuheluilmoituksen liitteinä.

Perinteisen hankkeen valmisteluvaiheen kohdat markkinakartoitukseen asti tuottavat nämä liitteet. Liitteiden tarkoituksena on antaa kiinnostuneille toimittajaehdokkaille riittävän hyvä kuva siitä, mitä varten teknistä vuoropuhelua ollaan järjestämässä ja mihin kysymyksiin vuoropuhelussa haetaan vastauksia. Liitteiden selkeyteen ja ymmärrettävyyteen kannattaa panostaa. On tärkeää huomioida, että lukija ei lähtökohtaisesti tunne asiakkaan ympäristöä ja toimintatapoja. Siksi liitteiden tulisi olla riittävän selkeitä ja yleiskielisiä. Niiden tulisi myös aina kuvata se toimintaympäristö, johon teknisen vuoropuhelun kohteena oleva ratkaisu on tulossa. Lisäksi liitteet pitävät sisällään esimerkiksi alustavan vaatimusmäärittelyn, nykytila- ja tavoitetilakuvaukset sekä tietyt rajaavat tekijät, kuten lait, määräykset ja noudattamisohjeet sekä arvion tarvittavasta tietoturvallisuuden tasosta ja tietosuojavaatimuksista.

Tärkein liite kuitenkin on teknisen vuoropuhelun kysymykset. 

Tietopyyntö

Vuoropuhelu voidaan toteuttaa siten, että mahdollisia toimittajia lähestytään kysymysarjalla, johon kiinnostuneet toimittajat voivat vastata. Kysymykset koskevat esimerkiksi järjestelmäkokonaisuutta ja sen toiminnallisuuksia, arkkitehtuuriperiaatteita, hankintamallia, sopimusrakennetta, järjestelmän käyttöönottoa ja sen elinkaarta.

Kuulemistilaisuus

Tekniseen vuoropuheluun kuuluu usein myös tapaamisia toimittajien kanssa. Niissä yritykset esittelevät ratkaisujaan ja hankintaa suunnittelevalla taholla on mahdollisuus kysyä tarkentavia kysymyksiä. 

Myös kuulemistilaisuudesta on syytä ilmoittaa Hilmassa, jotta tarjoajien avoin ja tasapuolinen kohtelu voidaan turvata. 

Tekninen vuoropuhelu edellyttää huolellisuutta

Kahdenkeskisiin neuvotteluihin hankinnan valmisteluvaiheessa tulee suhtautua varauksellisesti, sillä ne saattavat vaarantaa hankinnoissa vaadittavan syrjimättömän kohtelun ja johtaa jopa velvollisuuteen sulkea tällainen toimittaja pois tarjouskilpailusta. Yhdenmukaisuudesta ja asiallisesta dokumentoinnista on siis huolehdittava.

 

Teknisen vuoropuhelun koordinoi hankintakeskus.

 

Lisää aiheesta

 

 

 

 

 

 

 

 

Läpikäyty: TITEK (tehty yksinkertaistuksia jälkikäteen ja selvennetty hankintakäsikirjan mukaisesti tietopyyntöä ja kuulemistilaisuutta)

Luonnos