Suunnittelukäytännöt

Hankesuunnitelman laatiminen

Hankesuunnitelman laatiminen kuvataan tarkemmin omalla lisätietosivullaan. Yhteistä hankesuunnitelmapohjaa käytetään sekä valmisteluvaiheessa että käynnistysvaiheessa. Valmisteluvaiheessa tehdään alustava hankesuunnitelma. Käynnistysvaiheessa suunnittelu tarkentuu ja silloin tehdään varsinainen hankesuunnitelma. Jos tarpeellista, hankesuunnitelmaa päivitetään toteutuksen aikana. Toteutuksen aikaiset muutokset, jotka ylittävät hankepäällikön liikkumavaran, vaativat hyväksynnän johto-/ohjausryhmässä.

Suunnitteluprosessi

Suunnitteluprosessi alkaa valmisteluvaiheessa, tarkentuu käynnistysvaiheessa ja jatkuu toteutusvaiheissa koko hankkeen ajan.

Oleellista on tiedostaa tarkkuustaso eli millä tasolla missäkin vaiheessa on suunniteltava. Alussa kaikkein tärkeintä on kokonaiskuvan kirkastaminen karkeina suunnitelmina. Tarkkaa suunnittelua varten hanke tulee osittaa tarkoituksenmukaisesti ja tehdä yksityiskohtaiset suunnitelmat kullekin osalle erikseen huomioiden kuitenkin osien väliset riippuvuudet.

Karkea kokonaiskuva 

Kokonaissuunnittelu tehdään valmistelu- ja käynnistysvaiheessa. Kokonaissuunnittelussa ei tulisi mennä liian tarkalle tasolle, koska tarkoitus on päästä kohtuullisessa ajassa toteuttamaan hanketta. Kokonaisuus pitää olla selkeästi kirjattuna, jotta kaikilla osapuolilla on yhdenmukainen käsitys koko hankkeen tavoitteista ja toteutustavasta.

Karkean kokonaissuunnittelman laatimisessa käytetään samaa suunnitteluprosessia kuin tarkassa suunnittelussa, mutta se tuottaa paljon karkeammat suunnitelmat ja vain sillä tasolla kuin on koko hankkeen hallinnan ja mahdollisen kilpailutuksen kannalta on oleellista.

Kokonaiskuvan suunnittelussa oleellista

• Karkeimpien toteutettavissa olevien lopputuotosten tunnistaminen - millä edellytyksillä nämä saadaan aikaisiksi?
• Pakolliset riippuvuudet, kuten laeista, tietoturvasta, tietosuojasta, kaupungin kokonaisarkkitehtuurin linjauksista ja teknologiasta tulevat rajoitteet
• Karkeimmat lopputuotosten väliset riippuvuudet mukaanlukien liittyvät järjestelmät
• Karkean tason työmäärä- ja kustannusraamit koko hankkeelle ja myös hankkeesta aiheutuva vuosittainen käyttökuluraami
• Tiekarttatasoinen aikataulu
• Hankintamalli eli hankintavaihtoehdot ja perusteltu valinta 

Arkkitehtuuri suunnittelun lähtökohtana

Kokonaiskuvan suunnittelu tehdään arkkitehdin ja hankepäällikön yhteistyönä. Tämä on keskeinen edellytys hankkeen onnistumiselle. 

Kokonaisarkkitehti vastaa siitä, että suunniteltavan hankkeen koko projektiryhmä on tietoinen koko kaupungin arkkitehtuurilinjauksista. Ratkaisuarkkitehti puolestaan vastaa toteutettavan ratkaisun arkkitehtuurin suunnittelusta.

Tästä yhteistyöstä syntyy karkean tason vaihesuunnitelma, jossa kuvataan mitkä ominaisuudet kussakin vaiheessa on tarkoitus toteuttaa. Ratkaisuarkkitehdin vastuulla olevat suunnitelmat ovat mahdollisen kilpailutuksen teknisiä asiakirjoja sekä toteutuksen teknisten tarkkojen suunnitelmien lähtökohta.

Huomioi MVP suunnittelemalla ja toteuttamalla tärkeimmät asiat ensin

Sen jälkeen kun arkkitehtuurin kannalta merkittävät toteutustehtävät on vaiheistettu, suunnitellaan karkealla tasolla toiminnallisten vaatimusten toteutuksen vaiheistus. 

Tässä työssä on kaksi tärkeää ohjenuoraa:

• Tärkeimmät ominaisuudet (MVP= Pakolliset vaatimukset, Minimum Viable Product) toteutetaan ensin, vähemmän tärkeät myöhemmin
• Kunkin toteutusvaiheen tuotokset muodostavat toimivan kokonaisuuden, jota voidaan demota ja haluttaessa koekäyttää

Näin varmistetaan, että aikataulujen mahdollisesti ylittyessä voidaan ottaa käyttöön vaillinainen, mutta toimiva ratkaisu. Myös perinteisen hankkeen suunnittelussa voidaan hyödyntää ketterää toteutusta varten määriteltyä käyttäjätarinakartoitus -menetelmää. 

Tarkka suunnittelu 

Tarkka suunnittelu on varsinaista hankkeen toteutussuunnittelua. Jos mahdollista on aina järkevää tehdä tarkat suunnitelmat iteratiivisissa osissa ja välttää koko hankkeen tarkkaa suunnittelemista vesiputouksena. Syy on yksinkertaisesti se, että IT-hankkeen tavoitteet yleensä aina muuttuvat hankkeen kuluessa niin paljon, että liian pitkälle suunnitteleminen tarkasti muotoutuu hukkatyöksi. Joskus hanke on kuitenkin suunniteltava tarkalla tasolla alusta loppuun, koska tuloksen on oltava täsmälleen sitä, mikä alussa on asetettu. Tällaisia hankkeita ovat tyypillisesti toiminnanohjausjärjestelmämuutokset ja useat muut ns. kriittisten järjestelmien kehityshankkeet.

Yleensä kokonaiskuvasta tunnistetaan kuitenkin ensimmäinen toteutettavissa oleva osakokonaisuus. Se suunnitellaan tarkasti omana vaiheena. Sille haetaan lupa edetä tarkkojen suunnitelmien pohjalta toteutukseen.

Suunnitteluprosessi on tarkalle suunnitelmalle sama kuin kokonaiskuvan suunnittelulle. Suunnitelmat vain tehdään niin tarkalla tasolla kuin, mitä tarvitaan käytännön toteuttamisen ohjenuoraksi.

Tarkassa suunnittelussa oleellista  

• Tarkat lopputuotokset - komponentit ja ominaisuudet
• Tarkkojen lopputuotosten väliset riippuvuussuhteet
• Mitä on tehtävä liittyviin järjestelmiin ja rajapinnoihin teknisellä tasolla
• Tarkka työmäärä ja kustannusarvio
• Tarkka aikataulu

Ratkaisuarkkitehti määrittää tarkat arkkitehtuurin sisällöt tai vähintäänkin huolehtii, että tiimi tekee ne. Ne ovat mahdollisen toteutuksen teknisiä suunnitelmia.

Tarkka suunnittelu perinteisellä tyylillä

Perinteisessä toteutusmallissa oleellista on tuottaa tarkka ositettu suunnitelma ensimmäisestä toteutettavasta kokonaisuudesta.

Alla on mainittuna suunnitteluprosessin tärkeimpiä työkaluja:

1. Visiolakana ja vaatimusmäärittelyt - tavoitteen asetantaan
2. Ositusmalli (WBS) - hankkeen sisällön räjäytysmalli
3. Riippuvuudet (PERT) - miten työvaiheet linkittyvät
4. Aikataulu (Gantt) - ohjaamiseen ja etenemisen seurantaan