Seuranta ja raportointi
Pohjat:
Perinteinen vs. ketterä raportointi
Etenemisen seuranta ja raportointi on perinteisissä toteutuksissa perusarkea, mutta ketterissä hankkeissa suhtautuminen niihin vaihtelee. Ketterässä hankkeessa seurannalla ja raportoinnilla on kuitenkin suuri potentiaali työrauhan saavuttamisessa. Kun palvelusta vastaava seuraa hankkeen etenemistä suhteessa tavoitteisiin ja pystyy kommunikoimaan siitä johdolle selkeästi, johdon on helppo jättää toteutuksen arki ja käytännön päätökset ketterien periaatteiden mukaisesti toteutustiimin hallintaan.
Etenemisen seuranta
Etenemisen seurannassa oleellisia asioita ovat
- käytetyn työajan ja laskutuksen seuranta vs. suunnitelma ja vuosibudjetti
- toteutuman edistymisen seuranta eli miten hyvin tavoitellut kokonaisuudet valmistuvat ajallaan
Hyvä edistymisen seuranta ei katso pelkästään rahan tai työpanoksen käyttöä. Käytettyä työpanosta ja rahaa tulee verrata tuloksiin.
Edistymisraporttipohja muodostaa näistä kolme graafista kuvausta. Kaksi niistä kuvaa rahan käyttöä. Toinen on kumulatiivinen käyrä, joka näyttää kuinka hyvin hanke on kokonaisbudjetissa. Kuukausittainen pylväskuva auttaa ajoissa havaitsemaan kertaluonteiset kustannuspiikit. Kolmas kuva, eli valmiusasteen kumulatiivinen kehittyminen, kertoo kuinka hyvin rahalle on saatu vastinetta.
Johto-/ohjausryhmän statusraportointi
Raportoinnin on oltava selkeää ja johto- ja ohjausryhmälle tuttua kieltä. Turhia teknisiä termejä tulisi välttää. Jos niitä on käytettävä, ne tulisi lyhyesti myös avata. Johto-/ohjausryhmälle raportointi sisältää:
- Ns. liikennevalot laajuudesta, kustannuksista, aikataulusta ja laadusta: tilanne vs. suunnitelma
- Toteutukseen vaikuttavien akuuttien riskien seuranta ja raportointi ja ennustaminen