1. Menetelmälaari
  2. Ympäristön tunnistaminen , environment analysis
Beta

Ympäristön tunnistaminen

Pohjat

Esimerkit ja ohjeet

 

Tunnistamisen tarkoitus

Perinteinen toteutus

Ennen etenemistä suoraan markkinakartoitukseen tai tarkempiin kuvauksiin, on syytä ensin varmistaa, että koko ympäristö, johon kehityshanketta valmistellaan on riittävästi tunnistettu.

Ympäristön tunnistaminen ei tarkoita raskasta dokumentointia tai pitkällistä kuvausten tekemistä. Tunnistaminen tarkoittaa muutamien periaatteellisten ja käsitteellisten asioiden kirjaamista, jotta tiedetään ja ollaan yksimielisiä siitä, mihin ympäristöön hanketta ollaan valmistelemassa.

Ketterä kokeilu

Ketterässä kokeilussa ei tyypillisesti tehdä yksityiskohtaisia tausta-analyysejä. Tästä huolimatta kokeilun visiolakanan taustaksi on tärkeää pohtia, millaista toimintaa palvelun on tarkoitus tukea, millaiseen ympäristöön se tulee ja mitä uuden toimintamallin synnyttämiseen tarvitaan. Näin saadaan käyttäjätarpeen lisäksi varmistettua, että kokeiltavasta palvelusta saadaan täysi hyöty toiminnalle ja tekniselle ympäristölle.

Tehdessäsi ympäristön tunnistamista mieti suoraan tulevaisuutta: Mikä maailmassa muuttuu uuden palvelun myötä?

Kuvaa alla avatut kohdat vapaamuotoisesti sivun alusta löytyvään asiakirjapohjaan ja käytä esimerkkien tarjoamaa mallia. 

Tunnista tarvittavat kyvykkyydet

Tunnista organisaatiosta ne kyvykkyydet, joita tarvitaan valmistelemasi kehittämishankkeen toteuttamiseen sekä sen tulosten ylläpitämiseen ja operoimiseen. Kyvykkyydet edellyttävät riittävää henkilöstöä ja osaamista, toimintamalleja ja prosesseja (vrt. JHS179, liite 2). 

Kyvykkyys tarkoittaa organisaation kykyä toimia tarkoituksenmukaisesti tietyllä osa-alueella ja kykyä hyödyntää osaamistaan ja resurssejaan, jotta tavoitteet saavutetaan (vrt. JHS 179, liite 6).  

Tunnista asiakas

Kirjaa ylös kehityshankkeen kohteena olevan prosessin ja järjestelmän asiakas tai asiakkaat. Luonnehdi samalla karkeasti asiakkaan keskeiset näkökulmat kohteena olevaan prosessiin tai palveluun ja mitä hyötyä millä tavoin asiakas käytännössä edellyttää. Huomioi erityisesti vähimmäistaso, jolla asiakas kokee palvelun tai prosessin tarpeelliseksi tai kilpailukykyiseksi vaihtoehdoksi. 

Tunnista muut toimijat

Kirjaa ylös ne toimijat, jotka jollain tapaa tarjoavat tärkeää palvelua sille ratkaisulle, jota valmistelemasi kehittämishanke tuottaa. Näitä voivat olla esimerkiksi ylläpito-organisaatio, tietojärjestelmätoimittaja tai vaikkapa huoltoyhtiö, joka toimittaa prosessille oleellisia täydennystoimituksia. Esimerkiksi lounasravintola tarvitsee toimiakseen kuljetusyhtiön palveluja, joka toimittaa raaka-aineet ja puolivalmisteet. Tunnista sekä sisäiset, että ulkoiset toimijat. Kuvaa myös toimijoiden väliset vuorovaikutussuhteet eli kuka toimittaa kenellekin.

Tunnista liittyvät palvelut

Kirjaa ylös yksinkertaisena kuvana ne palvelut tai ydintoiminnan toiminnot, joita kehittämishankkeen tavoittelema ratkaisu koskee. Näitä toimintoja ovat esimerkiksi päivystys, laskutus, lupakäsittely, jne. Tunnista sekä sisäiset että ulkoiset palvelut oleellisilta osin. Luokittele tunnistamasi palvelut karkealla tasolla niihin, joita hanke tulee synnyttämään, muokkaamaan tai poistamaan sekä niihin, joita kehittämiskokonaisuus tulee ympäristöstään hyödyntämään sellaisenaan.

Tunnista liittyvät prosessit

Tunnista ja visualisoi oleellisimmat prosessit, joihin kehittämishankkeen tavoittelema ratkaisu tulee vaikuttamaan, tai joita se tarvitsee. Prosessien ja niiden vuorovaikutusten tunnistaminen riittää. Ne on syytä ensin tunnistaa, jotta tiedetään mitä liittyviä prosesseja tarvitsee avata. Liittyvien prosessien tunnistamisella saat tuloksena hanketta koskevan prosessikartan sekä prosessien välisen vuorovaikutuskaavion. Prosessikarttaan ja vuorovaikutuskaavioon koostetaan vain keskeiset prosessit, ei yksittäisiä työnkulkuja. Ulkoisen toimijan prosessit voidaan kuvata esim. eri värillä. 

Tunnista tiedot ja tietovirrat

Ryhmittele ne tietoryhmät ja käsitteet, joihin kehittämishankeen tavoittelema ratkaisu vaikuttaa. Päätietoryhmien avulla voidaan ryhmitellä ja jäsentää organisaation tarvitsemia tietoja sekä hahmottaa tietovarantoja. Päätietoryhmien avulla saadaan kokonaiskuva organisaation tiedoista. Päätietoryhmät voidaan esittää myös visuaalisesti tietokarttana.

Keskeisten tietoryhmien ja käsitteiden osalta on jo tässä vaiheessa hyvä tarkistaa ja verifioida kansallisista sanastoista tietoryhmien ja käsitteiden oikea merkitys. Selkeästi sanastoissa määriteltyjen termien ”väärinkäyttö” vaikeuttaa tulevaisuudessa yhteentoimivuutta eri organisaatioiden ja tietojärjestelmien välillä. Samoin tässä vaiheessa on hyvä tarkistaa onko olemassa mitään valmiita käsite- ja tietomalleja esim. yhteentoimivuuskuvauksissa, jota voisi hanke hyödyntää suoraan omassa kehittämistyössään.

Jokaisesta tietoryhmästä tai -varannosta tulee analysoida, sisältääkö se henkilötietoja tai muuten erityistä suojaamista sisältäviä tietoja. Tämä vaikuttaa kehitettävän toiminnon tietoturva- ja tietosuojavaatimuksiin.

Tunnista myös tietovirrat käyttäjien ja eri tietovarantojen kesken. Selvitä tietovirroista, kulkevatko ne luottamusrajan yli. Luottamusraja on raja, jonka sisäpuolella oleviin toimijoiden antamiin tietoihin voidaan luottaa. Tyypillisesti oman organisaation henkilökunta ja järjestelmät ovat luottamusrajan sisäpuolella, ulkopuoliset kuten kuntalaiset ulkopuolella. Luottamusrajan ulkopuolelta tuleviin tietoihin tulee lähtökohtaisesti kohdistaa laatu- ja oikeellisuustarkastuksia, jotka tulee luetella kehitettävän järjestelmän tietoturvavaatimuksissa.

Tunnista olemassa olevat liittyvät tietojärjestelmät

Visualisoi tietojärjestelmäkartaksi kaikki nykyiset tietojärjestelmät, jotka vaikuttavat niihin prosesseihin, jotka on tunnistettu liittyvän hanketta koskeviin palveluihin, prosesseihin ja tietoihin. Tietojärjestelmäkarttaan kuvataan ylätason tietojärjestelmäalueet. Tietojärjestelmien tunnistaminen ja ryhmittely riittää. Ryhmittelyssä kannattaa luokitella järjestelmät toiminta-alueittain, organisaatoittain sekä erotellen ydin- ja tukitoiminnot ja palvelukokonaisuudet. Hankkeeseen liittyvät tietojärjestelmät tulee ensin tunnistaa, jotta tiedetään minkä järjestelmien toiminnallisuuksia ja integraatioita tarvitsee avata. 

Tunnista liittyvät teknologiat

Kokoa ja kuvaa hankkeeseen liittyvissä järjestelmissä käytettävät teknologiat. Sen avulla voidaan hahmottaa mm. miten teknologiapalvelut liittyvät sovelluskerroksiin ja sovelluksista muodostettuihin palvelukokonaisuuksiin. Tunnista samalla olemassa olevat Helsingin kaupungin teknologiavalinnat, joita tulee hankkeessa noudattaa. Selvitä sopiiko ympäristössä muuten käytettävä teknologia kehitettävässä järjestelmässä käytettävien tietojen suojaustarpeisiin, vai joudutaanko tekemään poikkeavia ratkaisuja.

 

Lisää aiheesta

 

Luonnos