Vaihtoehtotarkastelu
Vaihtoehtopohjat
Täydentävät pohjat
Tarkoitus
Vaihtoehtotarkastelun tarkoitus on vetää yhteen kartoituksen tulokset ja ehdottaa järkevät etenemisvaihtohdot, joista johto-/ohjausryhmä voi valita. Tulokset ovat samalla lähtökohta päätökselle ratkaisulinjauksesta ja hankintamallista, joiden pohjalta edetään mahdolliseen kilpailutukseen ja toteutuksen käynnistämiseen, tai päätetään pysäyttää hanke.
Alla kuvataan tärkeimmät linjausten näkökulmat.
Ytimekäs yhteenveto
Kartoituksen tulosten yhteenvetämisen on oltava ytimekästä ja selkeää, jotta johto/ohjausryhmä saa siitä kokonaiskuvan.
Hyvä yhteenveto kertoo selkeästi
- Ratkaistavan ongelman
- Mikä on kehitystarve
- Tehdyn kartoituksen laajuuden
- Minkä kokoisesta kustannuksesta on kyse
Hyvä yhteenveto erittelee ehdotetut vaihtoehdot
- Kustannusrakenteeltaan toisistaan poikkeaviin ryhmiin
- Ratkaisumalliltaan toisistaan poikkeaviin ryhmiin
- Toimittajaluonteelta toisistaan poikkeaviin ryhmiin
Hyvä yhteenveto summaa ehdotusten luonteista ydinkohdat
- Käytettävyys- ja muut laatuerot
- Elinkaarierot
- Vaihtoehtojen hyötyjen ja haittojen ydinkohdat juuri kohteen näkökulmasta
Kartoitetut yritykset
Vertailuun kuuluu kartoituksen laajuuden maininta, eli mitkä yritykset ja ratkaisut tunnistettiin, mitkä niistä kartoitettiin ja mitkä ei.
Teknisen vuoropuhelun ja julkisen tietopyynnön tapauksessa mainitaan yritykset ja ratkaisut, jotka osallistuivat tietopyyntöön, sekä ne, jotka eivät päättäneet vastata tietopyyntöön.
Tulokset
Tulosten luonne vaihtelee tapauskohtaisesti niin paljon, että hyvässä vaihtoehtotarkastelussa on sovellettava ja valittava, mikä piirteet ovat päätöksenteon kannalta oleellisia kuvata ja miten.
Jo pelkästään se, kuinka montaa vaihtoehtoa täytyy verrata, vaikuttaa esitystapaan oleellisesti. Tarkoitus on kuitenkin tukea päätöksen tekoa, jotta etenemisvaihtoehto voidaan valita. Kun tarkoituksen pitää mielessä, yleensä löytyy sopiva vertailutapakin.
Tarjotut pohjat listaavat tärkeitä näkökulmia, joista valita ja joita myös tarpeen mukaan täydentää.
Ratkaisu
- Ratkaisun soveltuvuus kohteeseen tai ongelmaan
- Ratkaisun käytettävyys ja käyttökokemus
- Soveltuvuus Helsingin tietojärjestelmäympäristöön
- Ratkaisun teknologinen kypsyys
- Tietosuoja- ja tietoturvanäkökulmat
- Määräysten mukaisuus
Organisaatio
- Toteutustavan ja järjestämistavan soveltuvuus kohteeseen
- Toteutus- ja järjestämistavan edellyttämä resursointi ja osaaminen omassa organisaatiossa
Toimittaja ja omistus
- Toimittajan soveltuvuus
- Edellytetyn hankintamenettelyn soveltuvuus kohteeseen
- Lähdekoodi ja immateriaalioikeudet
Raha
- Alustava kokonaistaloudellisuus
Ehdotukset
Tulosten ehdotusten erittelyssä on myös otettava huomioon se mahdollisuus, että hanketta ei kannata käynnistää. Johto-/ohjausryhmälle on kerrottava, miten toiminta kehittyy jos hankkeeseen lähdetään ja jos ei lähdetä.
Ehdotuksista on kerrottava arvio siitä, miten ne vaikuttaisivat itse toimintaan hankkeen aikana ja sen jälkeen. Vaihtoehtojen kustannusvaikutukset on yleensä tärkeämmissä hankkeissa oleellisia summata. Niiden tueksi tarvitaan usein myös alustava kustannus-hyötyanalyysi.
Riippuvuudet
Erilaiset reunaehdot on käytännössä tunnistettu jo nykytilaa ja muutostarvetta määriteltäessä. Ne tulisi kuitenkin päivittää kartoituksen tulosten pohjalta. Itse vaihtoehtotarkasteluun on syytä nostaa oleellisimmat reunaehdot. Pohjiin on suoraan otsikoitu vastaavien hankkeiden tunnistaminen ja huomioitavat puitesopimukset.
Alustava kustannus-hyötytarkastelu
Hankkeiden tulee pääsääntöisesti tuottaa hyötyjä ja hyötyjen tulee ylittää hankkeen kustannukset. Muussa tapauksessa hanke ei ole kannattava, eikä sen toteuttaminen ole perusteltua. Kustannuksia ovat sekä hankkeen aikaiset hankkeen toteuttamisen kustannukset, että hankkeen aiheuttamat vuosittaiset lisäkustannukset (esim. hankkeen tuotosten käyttö-ja ylläpitokustannukset).
Hankkeen käynnistäminen edellyttää eri etenemisvaihtoehtojen kustannusten, hyötyjen ja haittojen vertailua. Huomioi vertailussa myös hankkeen käynnistämättä jättäminen. Hyvässä kustannushyötytarkastelussa vertaillaan vaikutuksia itse toiminnassa sekä vaikutuksia asiakkaisiin.