Kustannushyötylaskelma
Pohjat eri tasoisten kustannusten ja hyötyjen kirjaamiseen:
Perusarvointiin ilman vaihtoehtoja ja kustannusanalyysiä:
Etenemisvaihtojen perustasoiseen vertailuun ilman kustannusanalyysiä:
Perustasoiseen vertailuun karkeilla kustannuserittelyillä:
- Perusvertailu - karkealla erittelyllä (MS Powerpoint)
- Perusvertailu - karkealla erittelyllä (MS Excel)
Laajempaan analyysiin (annuiteetti, NPV, IRR, ROI, takaisinmaksu):
Kustannushyötylaskelman tarkoitus
Kustannushyötylaskelma on olennainen osa projektin käynnistämisen perustelua sekä ylipäätään kehittämisen perustelua. Helsingin kaupungin projektien tulee pääsääntöisesti tuottaa hyötyjä ja hyötyjen tulee ylittää ylittää kustannukset. Kustannuksia ovat sekä projektin aikaiset toteuttamisen kustannukset että projektin aiheuttamat käytönaikaiset kustannukset (esimerkiksi käyttökustannukset ja ylläpitokustannukset). Laskelman tuloksena saadaan tiedot, joiden perusteella johto pystyy päättämään projektin toteuttamisesta, jatkosta ja prioriteetista.
Projektin kustannushyötylaskelma myös edesauttaa tavoitteellista viestintää esimerkiksi ydin(liike)toiminnan ja digitalisaatiotoiminnan välillä.
Kustannushyötylaskelma palastelee ja laskee projektin tai muutoksen eri osa-alueiden kustannuserät. Kun kullekin osa-alueelle aikanaan tehdään hankinta, kustannushyötylaskelmasta hyödyttää myös hankinnan arvon määrittämistä (ks. hankinnan valmistelu).
Laskelman sisältö
Hyötyjä on kahta perustyyppiä:
- rahalliset (ja määrälliset)
- laadulliset
Vaikka kustannushyötylaskelmassa helposti keskitytään rahassa ja määrässä mitattaviin hyötyihin (esim. tuottavuuden lisäys, toimintakustannuksen aleneminen), tulee hyötyjä arvioidessa ja analysoitaessa muistaa myös laadulliset hyödyt, kuten organisaation joustavuuden, palvelusuoritteiden laadun, asiakastyytyväisyyden, vaikutusmahdollisuuksien, osallistamisen ja kaupunkilaisten hyvinvoinnin paraneminen. Tässä apuna voi käyttää arvovirtakartan tuloksia.
Kustannushyötylaskelma pähkinänkuoressa
- Kattaa kaikki liiketoimintatarpeen määrittämät hyödyt
- Hyödyt ovat mitattavia ja lähtötilanne on mitattu ja tallennettu
- Kuvaa hyötyjen ajoittumisen
- Dokumentoi ohjelman/projektin aikana kertyvät kustannukset
- Sekä dokumentoi ohjleman/projektin jälkeiset kustannukset
- Netottaa hyödyt ja kustannukset elinkaareksi, jolla ohjelman/projektin kannattavuus voidaan todentaa
Hyödyt realisoituvat jälkikäteen - suunnittele hyötyjen todentaminen
Ohjelmien ja projektien hyödyt saattavat olla todennettavissa vasta vuosien päästä niiden päättymisen jälkeen. Hyötyjä arvioitaessa on lisäksi huomattava, että niiden realisoituminen on joskus mahdollista vasta usean eri ohjelman tai projektin tulosten kautta (kehityssalkun kokonaisuuteen liittyvät hyödyt). Kun hyötyjen mittaaminen halutaan erityisesti varmistaa, on siis jollain tapaa kyettävä siirtämään itse mittaaminen projektin tai ohjelman jälkeiselle organisaatiolle. Tätä vastuun siirtoa tukemaan voi tehdä hyötyjen mittaamissuunnitelman aikatauluineen ja vastuineen.
Lisätietoa
Kustannuslaskentaopas kunnille ja kuntayhtymille (kuntaliitto)
EU-hankkeiden business case pohjia
Britannian hallinnon business case pohjia
JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen, sisältää myös liitteen 3: Kustannus-hyöty -analyysipohja