Hankinnan valmistelu
Hankinnan asiakirjat ja ohjeet
Kuvassa hankintamenettelyjen prosessierot valmistelun osalta. Valittu hankintamenettely vaikuttaa kuitenkin heti hankinnan valmistelun alusta muun muassa käytettäviin asiakirjamalleihin.
Hankintaprosessi riippuu menettelystä
Hankintailmoituksen valmisteluprosessi riippuu hankintamallissa valitusta hankintamenettelystä. Jos on päädytty avoimeen kilpailutukseen, tehdään valmistelu suoraan tarjouspyyntöä varten. Tarjouspyyntö sisällytetään avoimessa menettelyssä suoraan hankintailmoituksen liitteeksi.
Jos taas on päädytty rajoittamaan vaihtoehtoja, tarjouspyyntöä tai neuvottelukutsua edeltää osallistumispyyntö. Hankintailmoituksen valmistelu tähtää silloin osallistumishakemusten pyyntöön hankintailmoituksen osana. Vasta hakemusten perusteella valituille tarjoajille lähetetään joko tarjouspyyntö, tai neuvottelukutsu.
Tarjoajien rajoittamisella pyritään hallitumpaan lopullisten tarjousten määrään ja hankintalain puitteissa tarjoajien kohdentamiseen. Rajoitetun kilpailutuksen ja neuvottelumenettelyn hintana ovat pidemmät ja monimutkaisemmat menettelyprosessit, sekä suuremmat haasteet yhdenvertaisuuden ja lainmukaisuuden huomioinnissa.
Avoimen menettelyn helpomman toteuttamisen hintana on heikompi ennustettavuus tarjousten suhteen.
Katso asiasta tarkemmin hankintamallin valinta -kohdasta ja hankintakäsikirjasta.
Hankintailmoitus on sitova
Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö on laadittava erittäin huolellisesti, koska virheet niissä johtavat tavallisesti koko hankinnan epäonnistumiseen. Hankintailmoitus ja sen liitteet on laadittava niin selkeiksi, että toimittajat voivat antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoitusta.
Helsingin kaupungin malliasiakirjat
Tarjouspyyntöä laatiessa on suositeltavaa käyttää olemassa olevia Helsingin kaupunginkanslian oikeuspalvelujen laatimia malliasiakirjoja.
Hankintayksikön on asetettava tarjouspyyntö, neuvottelukutsu ja niiden liitteet sekä muut hankinta-asiakirjat ilmaiseksi, rajoituksetta, suoraan ja kokonaan kaikkien saataville sähköisessä muodossa.
Tarjouspyyntöasiakirjojen keskeiset sisällöt
Tarjouspyynnössä, hankintailmoituksessa, ehdokkaille osoitetussa kutsussa tai niiden liitteissä on oltava hankintalain mukaan seuraavat sisällöt:
- hankinnan kohteen määrittely tai hankekuvaus sekä hankinnan kohteeseen liittyvät muut laatuvaatimukset
- viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen
- määräaika tarjousten tekemiselle
- osoite, johon tarjoukset on toimitettava
- kieli tai kielet, joilla tarjoukset on laadittava
- tarjousasiakirjojen esittämistä ja muotoa koskevat muut vaatimukset
- kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelujen alkamispäivä sekä neuvotteluissa käytettävä kieli tai kielet
- ehdokkaiden tai tarjoajien taloudellista ja rahoituksellista tilannetta, teknistä soveltuvuutta ja ammatillista pätevyyttä koskevat ja muut vaatimukset sekä pyyntö täydentää yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja ja luettelo asiakirjoista, joita ehdokkaan tai tarjoajan sekä tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on soveltuvuuden arviointia varten toimitettava
- kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteet ja niiden suhteellinen painotus, kohtuullinen vaihteluväli tai poikkeuksellisissa tapauksissa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys
- tarjousten voimassaoloaika
- keskeiset sopimusehdot
- muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjousten tekemisessä
Jos kilpailutuksen pohjalla on jo valmiiksi puitesopimus, se saattaa sisältää osan yllä mainituista keskeisistä sisällöistä.
Hankinnan valmistelussa kannattaa huomioida myös mahdollinen alihankinta, koska se vaikuttaa oleellisesti tarjoajan tapaan toimittaa ratkaisu tai palvelu. Hankintailmoitusta ja tarjouspyyntöä määriteltäessä on myös päätettävä voiko hankinnan kohteesta tehdä vain osatarjouksen ja millaisesta osakokonaisuudesta se sallitaan. Myös laatupisteiden ja hinnan välinen laskennallinen painotus on hyvä määritellä huolella.
Kilpailutuksen koordinoi hankintakeskus.
Lisää aiheesta
- Helsingin kaupungin hankintakäsikirja -Intranet sivusto
- JHS 166 - Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot (JIT 2015)
Läpikäyty: TITEK (muutettu läpikäynnin jälkeen)