Tiedonhallinta
Tiedonhallinnalla tarkoitetaan tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan.
Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedonhallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintayksikkö on Helsingin kaupunki.
Tiedonhallintamallia on ylläpidettävä jatkuvasti. Jos tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön, muutokset tulee myös päivittää tiedonhallintamalliin. Tämä koskee esimerkiksi viranomaistoimintaan kohdistuvia prosessimuutoksia, muutoksia palveluissa ja digitaalisessa ympäristössä.
- Tiedonhallintamalli (sivu on luonnos)
Muutosvaikutusten arviointi ja yhteentoimivuus
Kehittämistyöhön ryhdyttäessä on arvioitava, onko suunnitelluilla toimenpiteillä vaikutusta organisaation tiedonhallintamalliin:
- tietojärjestelmiin
- tietovarantoihin
- toimintaprosesseihin
-
edellisten yhteentoimivuuteen
-
tietoaineistojen käsittelyyn ja säilytyskäytäntöihin
- lisäksi on huomioitava tietoturvallisuus ja tietosuoja
ja näihin liittyvät vastuut ja prosessit.
Mikäli on syytä olettaa toiminnan muuttuvan, on tiedonhallinnasta tehtävä muutosvaikutusten arviointi ennen kehittämistoimenpiteiden käynnistämistä tai jatkamista (jatkuva palvelukehittäminen).
Lisäksi tulee huomioida kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet.
Tiedonhallinnan muistilista
- riittävä osaaminen ja resurssit ?
- kokonaisarkkitehtuuriin tutustuminen
- tietojärjestelmien vaatimustenhallintaan tutustuminen
- tiedonhallinnan alkukartoitus tehty? (yhteinen tietoturvan kanssa)
- valmistelu osoittanut tarpeen muutosvaikutusten arviointiin (MVA)?
- projektin/kehittämistyön johto käsitellyt MVA:n ?
- tiedonhallinnan määräystenmukaisuus ja MVA käsitelty tuotosten hyväksynnän yhteydessä?
- tiedonhallintamalli päivitetty?
Kehittämisen tyylit ja tiedonhallinta
Alla olevasta pudotusvalikosta löydät tietoa siitä, kuinka tiedonhallinta nivoutuu eri kehittämistyyleihin.
Projektimalli
Projektimalli kuvaa projektin etenemisen vaiheittain sekä vaiheisiin liittyvät päätöspisteet ("porttipäätökset"). Viranhaltija vastaa siitä, että tietohallintaan liittyvää määräystenmukaisuutta noudatetaan:
- Tiedonhallintaan liittyvien alkukartoitusten tulee olla tehtynä projektin valmisteluvaiheen päättyessä (porttipäätös P1).
- Mahdollinen muutosvaikutusten arviointi (MVA) tulee tehdä projektin suunnitteluvaiheessa (porttipäätös P2).
- Projektin tuotosten hyväksynnän yhteydessä tarkastellaan uudelleen, onko tiedonhallintaan kohdistunut muutoksia ja/tai onko kaikki muutosvaikutukset huomioitu riittävässä laajuudessa (porttipäätös P3).
Jatkuva palvelukehittäminen
Jatkuvassa palvelukehittämisessä ja muussa projektoimattomassa kehittämistyössä on tärkeää määritellä sykli määräystenmukaisuuden toteutumisen säännölliselle seurannalle. On huolehdittava siitä, että määräystenmukaisuutta noudatetaan myös kokeiluissa.
Tuoteomistaja vastaa määräystenmukaisuuden noudattamisesta.
Lisätietoja
Tiedonhallinnasta vastaa tiedonhallintayksikkö/tietohallintoryhmä. Tiedonhallintayksikkö tarkoittaa lakisääteisesti Helsingin kaupunkia.
Tiedonhallinnasta muualla