Määräystenmukaisuus
Laki, asetukset, erilaiset viranomaismääräykset, olemassa olevat sopimukset sekä organisaation omat säännöt ja ohjeistus asettavat reunaehtoja tekemiselle.
Tapahtuipa kehittäminen erillisessä projektissa tai osana jatkuvaa toimintaa, tulee aina tietää, millaista sääntelyä kehittämisen kohteena olevaan asiaan liittyy. Viranomaismääräykset ovat velvoittavia ja niiden huomiotta jättämisestä voi seurata vakaviakin sanktioita.
Määräystenmukaisuuden osa-alueet
Perehdy määräystenmukaisuuden osa-alueisiin jo projektia tai muuta kehittämistoimenpidettä suunnitellessa. Varaa riittävästi aikaa tähän vaiheeseen kehittämistyössä.
- Tiedonhallinta
- Muutosvaikutusten arviointi
- Tietoturva
- Tietosuoja
- Saavutettavuus
- Yhdenvertaisuus
- Hankinta
- Riskienhallinta (Helmi-sivu)
- Tapauskohtainen erillislainsäädäntö
Muut ohjeet, oppaat ja linjaukset
- Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet
- Kaupungin kanavalinjaukset ja ohjeet
- Kaikki digitalisaation oppaat
- Kaupungin viestinnän ohjeet
- Kaupungin asiakaspalvelumalli
Määräystenmukaisuus koskee koko organisaatiota
Määräystenmukaisuus liittyy sekä jokapäiväisen viranomaistehtävän toteuttamiseen että sen muuttamiseen. Siksi määräystenmukaisuus on huomioitava kehittämishankkeita suunniteltaessa aina, kun kehittäminen tulee vaikuttamaan viranomaisen tehtävään tai toimintaan. Niin projekteissa kuin jatkuvassa kehittämisessä tulee siis varmistua, että lopputulokset noudattavat viranoimaistoimintaa sääteleviä määräyksiä, jos siihen kohdistuu muutoksia. Kehmet-projektimallissa olevissa päätöksentekopisteissä tarkastetaan, että toimitaan määräysten mukaisesti.
Tärkeät termit ja roolit
Tiedonhallintayksikkö
Tiedonhallintayksiköllä tarkoitetaan viranomaista, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti. Helsingin kaupunki on tiedonhallintayksikkö.
Viranomainen
Viranomaisella tarkoitetaan pysyvää toimielintä, jolle on säädöksillä annettu toimivalta ja velvollisuus tiettyjen tehtävien hoitamiseen omalla toimialallaan.
Helsingin kaupungilla on useita toimielimiä, jotka ovat viranomaisia toteuttaessaan laissa säädettyjä tehtäviä. Tehtäviä toteutetaan ydinpalveluin, joita Helsingin kaupungilla on yli 700. Lakisääteisiä palveluja niistä on yli 500.
Viranhaltija tai viranomaistehtävästä vastuullinen
Joku henkilö on aina vastuussa viranomaisen tehtävästä. Hän on siis se, joka käytännössä toteuttaa tehtävän tai delegoi varsinaisen toteuttamisen edelleen, esimerkiksi tiimilleen. Viranhaltija on vastuussa siitä, että tehtävät suoritetaan säädösten ja määräysten mukaisesti, toteutettiinpa ne itse tai ostettaisiin palveluna organisaation ulkopuolelta.