Lean-toteutusvaihe

Toteutusvaiheessa varmistetaan, että selvitysvaiheessa suunniteltu parannus todella toimii ja tuo hyötyjä, joita tavoitellaan.

Toteutusvaiheen kuvaus

Parannukset pitää saada mahdollisimman nopeasti käyttöön ja uudeksi tavaksi toimia riippumatta organisaatiotasosta, jolla lean-kehittämistä tehdään. Parannusten toteutus kannattaa tehdä tavalla, jolla saadaan luotettavia kokemuksia. Näin voidaan varmistua, että toimintatapaan tehdään aitoja parannuksia.

Toteutusvaiheessa muutetaan toimintatapoja, prosessia, roolikuvauksia ja kaikkia muita tarvittavia osa-alueita, jotta parempi tapa saadaan käyttöön. Vaikka koko organisaatio ei välttämättä heti ottaisikaan uutta tapaa vakituiseen käyttöön, täytyy riittävän suuren ryhmän kokeilla sitä, jotta opitaan, toimivatko parannukset käytännössä.

Hankinnat, tietosuoja ja tietoturva

Tyypillisesti lean-kehityksessä ei tarvita hankintaa, sillä muutokset tehdään lähinnä tapoihin toimia. Jos parannukset kuitenkin edellyttävät esimerkiksi uusia järjestelmiä tai jos kehittämiseen tarvitaan apua, tulee huomioida hankinnan valmistelun prosessi.

Toteutusvaiheessa on hyvä tarkistaa, ollaanko toimintaa muuttamassa siten, että se vaikuttaa myös tietosuojan piirissä olevien tietojen käsittelyyn. Tee tarvittaessa tietosuojatarkistus. Varmista myös, että tietosuoja sopimuksissa ja hankinnoissa on kunnossa. Myös tietoturvaan mahdollisesti tehtävistä muutoksista kannattaa olla tietoinen.

Toteutusvaiheen kulku ja tuotokset

1. Hankinnan valmistelu

Lean-kehityksessä ei tyypillisesti tarvita hankintaa. Varmistu kuitenkin mahdollisesta hankintatarpeesta.

• Alkuvaiheessa saatat haluta apua lean-kehittämiseen, tai parannukset saattavat edellyttää uusia järjestelmiä tms.
• Tarkista hankintakäsikirjasta, mitä hankinnoissa pitää ottaa huomioon.

2. Toteutuksen hankinta 

Varmista, että hankit joustavaa ja lean-kehittämiseen sopivaa palvelua

• Päätös hankintaan ryhtymisestä
• Tietosuoja sopimuksissa ja hankinnoissa

3. Toteutus

Lean-kehittämisessä muutokset pyritään pitämään pieninä ja nopeina

• Toteuta siten, että toteutuksen jälkeen tiedät toimiiko uusi tapa vai ei.
• Tietosuojatarkistus 
• Tietoturvatasot 

4. Rajoitettu käyttö

Aloita käyttö rajallisella ryhmällä, varmista että ratkaisu todella toimii.

• Pilotoi ratkaisu riittävässä laajuudessa.

• Tietosuojan vaikutusten arviointi tai tietosuojan tarkistuslista

 5. Johtopäätökset

Ratkesiko ongelma? Ot etaanko ratkaisu pysyvään käyttöön vai toteutetaanko vielä lisää parannuksia?

• Mitä rajoitetusta käytöstä opittiin?
• Päätös jatkokehittämisestä ja/tai laajemmasta käyttöönotosta

Tärkeimmät tehtävät

Toteutuksen edellytysten varmistaminen

• Mahdolliset hankinnat pitää valmistella ennen toteuttamisen aloittamista. Lean-tekemisessä selvitään yleensä ilman suurempia hankintoja, mutta esimerkiksi lean-asiantuntijuutta voi tarvita ennen kuin jatkuvasta kehittämisestä tulee rutiinia. Joissain tapauksissa teknisiin muutoksiin saatetaan myös tarvita hankintaa.
• Varmista, että toteutusvaiheessa on mukana juuri niitä ihmisiä, jotka tekevät parannuksen kohteena olevia töitä. Pyri siihen, että samat ihmiset olisivat mukana kaikissa vaiheissa.

Toteuta suunnitellut parannukset

• Muuta toimintaa rohkeasti.
• Osallista ja ota kollegat mukaan, keskustele.
• Ole läpinäkyvä ja kerro, miten toimintaa muutetaan ja miten muutos hyödyttää organisaatiota.
• Valmistaudu perustelemaan muutosta kokonaisuuden kautta. Huomioi myös muutosten vaikutukset työn jakautumiseen. 
• Kun kehitetään olemassa olevia toimintatapoja, tietoturvan ja -suojan pitäisi olla jo kunnossa. Jos toimintaa kuitenkin muutetaan, tulee tehdä tietosuojatarkistus. Jos nykytilassa ilmenee jotain korjattavaa tietoturvan tai -suojan osalta, tulee keskustella lähiesihenkilön kanssa korjaustoimenpiteiden käynnistämiseksi. 

Varmista ratkaisun toimivuus oikeassa ympäristössä

• Lean-kehitys muuttaa toimintaa. Parannusta täytyy siksi myös kokeilla käytännössä. Jos parannuksella on pieni käyttäjäryhmä, voidaan ottaa uusi tapa käyttöön ja arvioida yhdessä miten se toimii. Suurelle käyttäjäryhmälle tehtävää parannusta kannattaa kokeilla ensin rajatulla ryhmällä.
• Valitse ensimmäinen käyttäjäryhmä siten, että epäonnistuminenkin on turvallista. 

Opi rajatusta käytöstä

• Ensimmäisen käyttäjäryhmän kokemuksista saadut opit tulee hyödyntää. Hyvät käytännöt ja muita hyödyttävät havainnot kannattaa dokumentoida. 
• Jatkokehittämistä voi tehdä tarpeen mukaan, mutta tavoitteena kannattaa pitää siirtymistä nopeasti myös laajempaan käyttöönottoon, jotta kehittämisen hyödyt saadaan skaalattua laajemmalle.

Katso myös ennen toteutusta tehtävä selvitysvaihe ja toteutusta seuraava käyttöönottovaihe.

Näiden vaiheiden lisäksi kannattaa tutustua lean-toteutuksen ja jatkuvan parantamisen periaatteisiin ja lean-työkaluja -osioon, jossa on yhteen paikkaan kerättynä lean-kehittämisen keskeisimmät työkalut.