Lean-selvitysvaihe
Organisaation tulisi aika ajoin arvioida, mikä sen toiminnassa on hyvin ja mitä voidaan parantaa. Usein reflektio ja jatkuva parannus voi tapahtua yksilötasolla, mutta joskus parantamistarpeen arvioimiselle tarvitaan erikseen varattua aikaa. Kehitystarpeen arviointiin varattua aikaa kutsutaan Helsingin lean-kehittämisessä selvitysvaiheeksi.
Kehittämisen mekaniikka ja edellytykset ovat hieman erilaiset riippuen, missä laajuudessa lean-kehitystä tehdään:
- Henkilökohtaista lean-kehittämistä on tarkoitus voida tehdä mahdollisimman pienellä kynnyksellä ja jatkuvasti
- Tiimikohtaisessa lean-kehityksessä on tärkeää saada koko tiimi mukaan. Tiimin johtajan vastuu korostuu kehittämisen käynnistämisessä.
- Organisaation laajuinen lean-kehittäminen vaatinee useimmissa tapauksissa päätöksen ja sitoutumisen johdolta.
Selvitysvaiheen lähtökohdat
Kaikessa lean-kehittämisessä aloitetaan aina siitä, kuka on asiakas ja mitä hän tarvitsee.
Lisäksi pitää ymmärtää toiminnan nykytila. Se tapahtuu kuvaamalla, miten toiminta ja prosessit asiakkaan tarpeeseen vastaamiseksi on järjestetty. Toiminnan kuvauksessa arvovirtakartta ja hukkakävely ovat arvokkaita työkaluja.
On tiedettävä myös, mihin organisaatio pyrkii jatkossa. Mitkä ovat visio ja strategia jolla organisaation toimintaa ohjataan? Henkilökohtaisessa lean-kehittämisessä tämän ymmärryksen voi saavuttaa keskustelemalla esimerkiksi tiimin vetäjän kanssa. Mitä laajemmasta kehittämisestä on kyse, sen tärkeämpää on varmistaa, että toimenpiteet tukevat pitkän aikavälin tavoitteita, eivätkä ainoastaan ratkaise tässä hetkessä olevia ongelmia.
Tietosuojan huomioiminen
Kehittämistyössä tulee muistaa huomioida tietosuojavaatimukset. Ne ovat pakollisia ja sisällytettävä uusiin palveluihin jo niiden suunnitteluvaiheesta alkaen.
Koska kehityksen perustana on olemassa oleva toiminta, tietosuojaan liittyvien asioiden pitäisi lähtökohtaisesti olla kunnossa. Tietosuojavaatimuksista kannattaa kuitenkin olla tietoinen, mikäli suunnitellut muutokset ovat sellaisia, että niillä saattaa olla vaikutusta tietosuoja-asioihin.
On myös mahdollista, että lean-kehityksen aikana huomataan nykytilassa jokin tietosuojaan liittyvä puute. Tällöin tulee olla yhteydessä esimieheen ja käynnistää korjaavat toimenpiteet sitä kautta.
Selvitysvaiheen kulku ja tuotokset
Selvitysvaiheessa tasapainotetaan nykytilan parantamisen tarpeet ja organisaation pidemmän aikavälin kehittymisen tarpeet. Sitten voidaan suunnitella parannuksia ja alkaa kokeilla, miten ne toimivat käytännössä.
1. Asiakastarve
Kuka on asiakas ,mitä hän tarvitsee?
- Asiakkaan ymmärtäminen
- Asiakkaan hoidettava tehtävä (Jobs to be done)
- Kano-malli -pohja (lisätietoa)
- Laatukriteeripuu -pohja (lisätietoa)
2. Nykytila ja muutos
Miten nyt toimitaan, miten toimintaa pitäisi kehittää?
- Arvovirtakartta -pohja (lisätietoa)
- Hukkakävely -pohja (lisätietoa)
- Tietosuojan alkukartoitus
- Tietoturvatason määritys
- Mittarit tulevalle muutokselle
3. Ratkausuvaihtoehdot
Mitä ongelmien taustalla on, mitä ratkaisuvaihtoehtoja on?
4. Valinta toteutukseen
Mikä ratkaisuvaihtoehto on nykyisellä ymmärryksellä paras toteutettavaksi?
- Punnitaan vaihtoehdot ja keskustellaan
- Tehdään päätös edetä rajattuun toteutukseen
Kehittäjän tärkeimmät tehtävät
Mahdollista tekeminen
- Tunnista ja ota mukaan ne ihmiset, jotka työskentelevät kehitettävässä prosessissa.
- Varmista, että ihmisillä on aikaa paneutua kehittämiseen ja tarvittava lean-osaaminen.
- Tunnista ne sisäiset sidosryhmät ja asiantuntijat, joilta saat tarvittaessa lisätietoa ja tukea.
Kirkasta asiakas, tarve ja mittarit
- Varmista, että asiakas ja hänen tarpeensa tunnetaan. Kysy asiakkailta, älä oleta.
- Kuvaa nykyinen toiminta arvovirtakartaksi, tai jos kyse on pienestä muutoksesta, niin hukkakävely voi olla riittävä.
- Kuvaa ongelmat siinä kontekstissa, jossa ne esiintyvät. Helpointa on laittaa ongelmat arvovirtakartalle tai hukkakävelypohjaan.
- Sovi, miten muutoksen toteutumista mitataan.
Löydä tärkeimmät ongelmat
- Analysoi mistä ongelmat johtuvat. Älä tyydy ensimmäiseen vastaukseen vaan kysy "miksi" niin monta kertaa, että löydät juurisyyn.
- Tunnista tärkeimmät juurisyyt. Kaikkia ongelmia ei kannata ratkaista kerralla: se on hidasta ja estää jo löydettyjen ratkaisujen viemistä käyttöön.
Valitse ensin toteutettavat parannukset
- Vie parannuksia nopeasti käyttöön. Valitse siis ensin vain muutama tärkein parannuskohta toteutettavaksi.
- Muista tietosuoja ja -turva, ettet epähuomiossa luo ratkaisuilla uusia ongelmia.
- Sovi toteutukselle nopea aikataulu. Vaikka havaitsisit tarpeen tehdä lisää parannuksia valittujen parannuskohtien lisäksi, ensin on opittava, kuinka parannukset toimivat oikeassa ympäristössä. Luo siis kehittämiselle tapa, joka muodostuu nopeista toteutuksen ja oppimisen sykleistä. Alle kahden viikon sykit ovat hyvä tavoite. Kuukausi on jo pitkä aika.
Katso seuraavaksi toteutusvaihe
Näiden vaiheiden lisäksi kannattaa tutustua lean-toteutuksen ja jatkuva parantamisen periaatteisiin ja lean-työkaluja osioon, jossa on yhteen paikkaan kerättynä lean-kehittämisen keskeisimmät työkalut.