Lean-toteutus ja jatkuva parantaminen

Lean-kehittämisen perimmäinen tarkoitus on olemassa olevan toiminnan jatkuva parantaminen

Lean keskittyy erityisesti nykyiseen tapaan toimia. Lean-menetelmin tavoitellaan myös jatkuvan kehittämisen kulttuurin luomista organisaatioon. Kertaluontoisia ratkaisuja tavoitellaan yleensä ketterien tai perinteisten projektien kautta. Vaikka myös oman toiminnan kehittämiseen voi käyttää projekteja, lean-lähestymistavan edut tulevat esiin silloin, kun jokapäiväisessä työssä parannuskohteet aistiva henkilöstö itse haluaa ja voi suoraan parantaa toimintatapoja. 

Lean-tasot

Henkilökohtainen, tiimi ja organisaatio

Lean-tasot Kehmetissä toimivat kuin kyvykkyyspino, jossa henkilökohtainen taso on perustaso. Tiimitaso edellyttää lisäkyvykkyyksiä henkilötason päälle. Organisaatiotaso lisää vielä uusia kyvykkyyksiä henkilökohtaisen ja tiimitason päälle.

Lean on matalan kynnyksen kehittämisviitekehys. Lean-menetelmistä, työkaluista ja malleista on toisaalta hyötyä myös suurten organisaatioiden mittakaavassa. Lean-kehitys keskittyy ensin ymmärtämään, kuka on asiakas ja miten tällä hetkellä toimitaan tämän palvelemiseksi, oli sitten kyse projektin pyörittämisestä tai henkilökohtaisen työohjeen seuraamisesta. Sitten tarkastelu siirtyy siihen, miten jatkossa voidaan toimia paremmin ja poistetaan esteitä paremman toiminnan tieltä.

Lean Kehmetissä on jaettu neljään tarkastelukulmaan

1. Lean-periaatteet yleisellä tasolla (tämä sivu)
2. Tasot jolla leanataan: henkilökohtaisella-, tiimi-, ja organisaatiotasolla
3. Lean-kehitysvaiheet
4. Lean-työkalut

Lean-kehittämistä voi toteuttaa jo oman työn tasolla. Nopeasti päädytään kuitenkin myös tiimien toimintatapojen parantamiseen. Lopulta parannustoimet kuitenkin kohdistuvat koko organisaatioon. Lean ei kuitenkaan ole mitä tahansa kehittämistä. Sille on tyypillistä tietyt perusvaiheet ja sen tueksi tarvitaan soveltuvia työkaluja.

Mitä lean on?

Lean on prosessien ja työtapojen kehittämisen viitekehys. Mikä tahansa toiminta, joka on jollain tasolla toistuvaa, voidaan ajatella prosessina, ja kaikkia prosesseja voi aina tehdä paremmin. Tyypillistä lean-kehittämiselle on sen jatkuvuus ja kaikkien osallistuminen kehittämiseen omalla organisaatiotasollaan. Kehittäminen on systemaattista ja mittareihin perustuvaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että kehitys olisi raskasta - prosessia voidaan muuttaa vaikka joka päivä, jos löydetään parempi tapa tehdä jokin asia.

Lean-kehittämisen menetelmiä voi hyödyntää olemassa olevien prosessien ja toiminnan kehittämiseen, vaikka toiminta olisi hyvinkin perinteistä. Projektiorganisaatio tai jatkuvan kehittämisen organisaatio usein molemmat kehittävät asiakkaalle jotakin, mutta eivät välttämättä omaa toimintaansa tai niin sanottua linjatyötä. Tässä on suuri ero lean-kehittämiseen nähden: lean keskittyy nimenomaan oman työn kehittämiseen siten, että asiakkaalle voidaan tehdä paremmin, nopeammin ja kustannustehokkaammin sitä mitä asiakas tarvitsee.

Lean keskittyy poistamaan sellaista tekemistä, jossa ei synnytetä asiakkaalle arvoa. Näin vapautuu aikaa tehdä enemmän sitä, mistä asiakas on valmis maksamaan joko maksuina tai verona.

Edellytykset lean-kehitykselle

Maailma muuttuu lakkaamatta. Jos lakkaamme kehittämästä prosessejamme, ne vanhenevat auttamattomasti eivätkä enää tuota vaadittavaa asiakasarvoa. Jatkuvan parantamisen toteutuminen vaatii, että joitain perusedellytyksiä on kunnossa. Yleiset kehittämisen edellytykset pätevät myös jatkuvan parantamisen kontekstissa. Kehittämisen edellytykset -sivulla kerrotaan yleisesti millaisiin asioihin kannattaa kiinnittää huomiota, kun kehitetään toimintaa.

Yleisten edellytysten lisäksi lean-kehityksessä on tärkeää keskittyä seuraavien kyvykkyyksien rakentamiseen organisaatioon.

Asiakaslähtöisyys

• Tunnista asiakas ja hänen tarpeensa. Kuka on asiakas, mitä hän haluaa, milloin hän sen haluaa ja millaisissa määrin?
• Pidä kirkkaana mielessä, mitä asiakas yrittää saavuttaa ja mitä osaa näistä tavoitteista palvelusi edistää. Keskity tekemään nämä asiat siten, että asiakkaan on mahdollisimman vaivatonta saada hyötyä palvelustasi
• Mahdollista jatkuva arvontuotto asiakkaalle. Ihannetilanteessa asiakkaalle luotavan arvon pitäisi virrata tasaisesti kohti asiakasta, pysähtelemättä. Ei riitä, että tehdään se, mitä asiakas tarvitsee. Lean-ajattelussa tämä työ pitäisi tehdä mahdollisimman tehokkaasti ja ilman hukkaa.
• Kuvaa, miten asiakasarvo muodostuu toimintaympäristön eri toimijoiden välillä. Keitä ovat muut toimijat, kilpailijat yms.

Prosessien kuvaaminen

• Tee toiminnasta läpinäkyvää. Kuvaa toiminta niin kuin se oikeasti päivittäisessä työssä tapahtuu.
• Yhtenäistä toiminta. Jos ei ole erityistä syytä tehdä asioita eri lailla ne kannattaa tehdä yhtenevällä tavalla.
• Tasoita toimintaa. Tunnista ja poista pullonkauloja ja näihin liittyviä jonoja. Pyri kohti virtausta sen sijaan, että varmistelet jonojen kautta tasaisen työkuorman jollekin asiantuntijalle tai työvaiheelle.
• Luo imuohjaus. Asiakas on se, joka määrittelee milloin hän palvelun tarvitsee ja kuluttaa. Pyrkimys on, että palvelun tuottava prosessi reagoi välittömästi tarpeeseen ja täyttää sen. Ajattele esimerkiksi supermarketin hyllyä, jossa asiakkaan ottaman tuotteen paikalle siirtyy välittömästi seuraava tuote. Tavoitteena on, että asiakas voi ottaa niin monta tuotetta kuin haluaa ja niin nopeasti kuin tarvitsee.

Työtä tekevät ihmiset myös kehittävät sitä

• Ne, jotka tekevät työtä ymmärtävät parhaiten mitä työ sisältää. Hyödynnä ihmisten osaamista ja mahdollista toiminnan kehitys jokaiselle tasolle.
• Leanissä työhön ja työn kehittämiseen liittyvät päätökset tulisi tehdä niin lähellä työtä kuin mahdollista. Luo sellaisia rakenteita ja tapoja, joilla työtä tekevät ihmiset saavat jatkuvaan kehittämiseen liittyvät päätökset kitkatta, ristiriidattomasti, läpinäkyvästi ja turvallisesti.

Organisaation päätöksenteko

• Jalkauta vastuu toimista mahdollisimman alas, tekijöille jotka työssään parhaiten näkevät parannustarpeet.
• Tee päätökset ymmärtäen asiakasarvo ja toimintaympäristö. Vaadi päätöksentekomateriaaleihin tarvittavat kuvaukset asiakkaalle tuotettavasta arvosta sekä toimintaympäristöstä. 
• Aseta selkeät vuositavoitteet asiakasarvolle sekä prosessien parantamiselle viranhaltijan tai toimielimen vastuiden mukaisesti sekä toimintaympäristö huomioiden.
• Haasta viranhaltijat asettamiesi tavoitteiden kautta tuottamaan jatkuvasti parempaa palvelua sujuvammilla prosesseilla, asiakaslupausta jatkuvasti parantaen. Tee tavoitteista mitattavia, seuraa mittareita ja ohjaa mittareilla.
• Ohjaa organisaatiota kohti imuohjautuvuutta. Asiakkaan ilmaisema tarve ja sen välitön täyttäminen on johtotähtenä prosessin kehittämistavoitteille. 

Miten toimit leanisti

Lean on laaja aihealue. Tilanteesta ja kontekstista riippuen voidaan käyttää erilaisia työkaluja ja malleja kehityksen tukena. Olemme jakaneet leanin kolmeen tasoon sen mukaan, millaisia lean-hyötyjä ja -kyvykkyyksiä kullakin tasolla voidaan saavuttaa. Kukin taso rakentaa aina edellisen päälle. Organisaatiotason lean-kyvykkyydet jäävät helposti haaveiksi, jos yksilötasolla on vielä haltuun otettavaa leanin perusasioissa. Samoin yksilötason lean-tekeminen vaatii organisaatiolta joitain perusasioita toimiakseen.

• Henkilökohtaisella lean-kehittämisen tasolla pääset nopeasti liikkeelle ja saavutat itsellesi ja välittömille työskentelytovereillesi näkyviä hyötyjä. Opettele systemaattinen toiminnan kuvaaminen ja ongelmien ratkomisen ja kokeilun rutiini. Näitä tarvitaan, kun kehityksen fokus siirtyy tiimitasolle.
• Tiimin lean-kehitys auttaa löytämään lisää hyötyjä ja poistamaan tehokkaammin ongelmakohtia. Tiimin kanssa voitte varmistaa, että kaikilla on tasainen työkuorma ja että samanlaiset asiat tehdään yhdessä sovitulla parhaalla tunnistetulla tavalla. Tiimin kanssa kannattaa myös luoda tapa reflektoida, jakaa kokemuksia ja kehittää jatkuvasti toimintaa.
• Koko organisaation lean-kehitys on vuosia kestävä työn ja kulttuurin kehittämisen matka, mutta hyödyt ovat huomattavat sekä asiakkaalle, että organisaatiolle itselleen. Organisaatiotasolla on tärkeää mahdollistaa henkilökohtainen kehittyminen lean-tekemisessä ja varata tälle aikaa. Myös kehityksen koordinointi, tavoitteiden asetanta ja läpinäkyvyys kehittämiseen pitää mahdollistaa organisaatiotasolta.

Näiden lean-toteutuksen ja jatkuva parantamisen periaatteiden lisäksi kannattaa tutustua lean-kehitysvaiheisiin ja lean-työkaluja -osioon, jossa on yhteen paikkaan kerättynä lean-kehittämisen keskeisimmät työkalut.