Selvitysvaihe

Selvitysvaiheen kaksi tärkeää tarkoitusta 

1. Muodostaa yhteinen käsitys siitä, millainen tarve hankkeelle on asiakkaiden ja toisaalta toiminnan kannalta.
2. Haarukoida hankkeen erilaiset ratkaisuvaihtoehdot, jotta voidaan perustellusti päättää mitä kannattaa kokeilla.

Selvitysvaihe kestää yleensä parista viikosta kahteen kuukauteen. Selvitysvaihetta ei tulisi kuormittaa liiallisella hallinnoinnilla, mutta ilman selkeitä perusteluja ei ole järkevää lähteä kokeilemaankaan.
 

Itsenäinen kokeilu vs. tavoitteena käyttöönotto

Selvitysvaihe muodostaa alfavaiheeseen yhdistettynä kokeilun. Tutkimus- tai kokeiluhankkeissa kokeilua käytetään usein itsenäisenä kehitysjaksona ilman aikomusta siirtyä varsinaiseen kehittämiseen tai tuotantoon. Selvitysvaiheen luonne muuttuu perusteellisemmaksi jos alusta asti on tarkoituksena päätyä virallisesti käyttöönotettavaan ratkaisuun. Katso tällöin tarkemmin tämän sivun lopussa oleva "Muut tuotokset". 
  

Edellytykset selvitysvaiheen aloittamiselle

Selvitysvaihe on kevyt eivätkä sen vaatimat resurssit hankittuinakaan ylitä hankintarajaa. Selvitysvaiheen käynnistäminen edellyttää kuitenkin tahoa, joka pystyy osoittamaan selvitys- ja alfavaiheelle resurssit ja rahat. Usein tämä taho on linjaorganisaatio budjettinsa rajoissa. Mikäli selvitysvaihe nojaa ulkoisiin resursseihin, on ennen aloittamista yleensä varmistuttava puitesopimuksista tai pienhankinnan mahdollisuuksista.

Selvitysvaiheessa on varmistuttava, että käytössä on riittävästi asiantuntijoita:

• Hahmottamaan olemassa olevat toteutusvaihtoehdot ja niihin liittyvät vaatimukset sekä muutospotentiaali käyttäjien, toimintaprosessien ja teknisen ympäristön kannalta.
• Tutkimaan käyttäjien tarpeet tarkoituksenmukaisilla menetelmillä.
• Muodostamaan käsitys tietoturvavaatimuksista ja tietosuojavaatimuksista (sekä toimintaprosessin että alaan liittyvän lainsäädännön osalta). 

Milloin selvitysvaihe on onnistuneesti valmis

Selvitysvaihe on onnistuneesti valmis, kun sen pohjalta voidaan päättää onko palveluidea tarpeeksi lupaava kokeiltavaksi. Selvitysvaiheen viestinnässä on tärkeää on huomioida se, että alfavaiheen prototyyppi on aivan eri asia kuin oikea käyttöönotettava palvelu. Alfapalvelut voivat joskus päätyä kokeilulliseen käyttöön, mutta tällöin luonnollisesti ilman palvelutasositoumuksia ja -vastuuta.

Milloin selvitysvaihe täytyy toistaa tai siirtyä perinteiseen valmistelumalliin

Ketterässä mallissa selvitysvaihetta on syytä jatkaa niin kauan kuin riittävät lähtökohdat alfatasoiselle kokeilemiselle ovat olemassa. Selvitys-alfa -syklejä voidaan joskus tarvita useitakin esimerkiksi jos on ennalta päätetty kokeilla useita toteutusvaihtoehtoja. 

Joskus selvitysvaihe johtaa ratkaisuvalintaan, joka suosittaa perinteiseen toteutusmalliin siirtymistä, ja tällöin kokeilun jatkaminen ei enää ole mielekästä.

Asiakaslähtöisyys ja ohjaus

Palvelusta vastaava

• Avainresurssien löytäminen ja sitouttaminen selvitysvaiheeseen
• Palveluidean tavoitteiden hahmottaminen sekä käyttäjien osallistamisen ohjaaminen 
• Selvitysvaiheen tulosten kokoaminen kokeilupäätöstä varten

Ohjaus-/johtoryhmä

• Palveluidean tavoitteiden ja mittareiden vahvistaminen
• Sen varmistaminen, että palveluidea edistää toiminnan yleisiä tavoitteita
• Lupaavimman ratkaisuvaihtoehdon vahvistaminen
• Ratkaisu siitä, vaikuttaako ratkaisuidea riskit huomioonottaen niin lupaavalta, että sitä kannattaa kokeilla käytännössä

Muotoilija 

Työskentelee palvelusta vastaavan apuna 

• Käyttäjien osallistamisessa, jotta saadaan dataa päätösten taustalle
• Visio- ja konseptointityössä
• Mahdollisten vision tueksi tarvittavien havainnollistusten tuottamisessa vision tueksi

Toteuttajat

• Selvitysvaiheessa tärkeimpiä toteuttajia ovat kahdenlaiset tekniset asiantuntijat:
  • A: asiantuntijat, jotka tuntevat tulevaa palvelua ympäröivät järjestelmät ja niiden asettamat vaatimukset
  • B: asiantuntijat, jotka ymmärtävät mahdolliset ratkaisuvaihtoehdot ja niiden markkinatilanteen
• Selvitysvaiheessa työtä ja tekijöitä on vielä melko vähän, joten työskentelyyn riittää usein yksinkertainen Kanban

Hankinta

Palvelusta vastaava

• Mikäli selvitysvaiheessa tarvitaan ulkoisia resursseja, hankitaan ne useimmiten valmiista puitesopimuksista tai pienhankintana, sillä tavanomaisesti selvityksen kokonaiskustannukset ovat vähäiset

Arkkitehtuuri

Palvelusta vastaava huolehtii siitä, että selvitystyön aikana muodostuu kuva siitä

• Millaiseen toimintaan uudella palvelulla tähdätään
• Millaiseen tekniseen ympäristöön uudella palvelulla tähdätään
• Millaisia ratkaisuvaihtoehtoja palvelun toteuttamiseen on olemassa. Tässä tekninen asiantuntija-apu on usein tarpeen - ei tietyn ratkaisun syvällinen osaaminen vaan kyky vertailla vaihtoehtoisia etenemistapoja ja niiden seurauksia.

Tietoturva

Palvelusta vastaava

• Luo ymmärryksen tarvittavasta tietoturvallisuuden tasosta sekä jatkuvuustarpeista käymällä läpi kohdealueeseen liittyvää lainsäädäntöä, käytäntöjä, prosesseja sekä niissä liikkuvia tietoja asiantuntijoiden kera
• Vastaa ensimmäisen kevyen riskianalyysin syntymisestä, jossa kehitetään luotavaa toimintaa ja järjestelmää kohtaavat yleiset uhkaskenaariot, joista saadaan alkuvaiheen avainriskit. Riskianalyysiä voidaan kohdistaa kehitettävän järjestelmän lisäksi myös itse kehityshankkeeseen.
• Kirjaa yllä kuvatun osaksi ratkaisun visiota

Toteuttajat

• Vaikka tekniseen toteutukseen siirrytään vasta alfavaiheessa, voidaan tarvittaessa toteuttajien toimesta jo tässä vaiheessa sulkea pois joitakin yksittäisiä teknisiä avainriskejä, jotta alfavaihe voidaan suunnitella oikein. Tämä on valinnaista.

Tietosuoja

Ohjaus-/johtoryhmä

• Vastaa siitä, että tietosuoja sisällytetään kehittämihankkeeseen heti alusta saakka.

Palvelusta vastaava

• Selvittää, käsitelläänkö palvelussa henkilötietoja tekemällä alkukartoituksen.
• Jos palvelussa käsitellään henkilötietoja, huolehtii palvelusta vastaava riittävästä resursoinnista vaikutustenarvioinnin ja riskianalyysin tai sisäisen tarkistuslistan tekemiseksi. Ne tehdään selvitysvaiheessa mahdollisimman valmiiksi ja niiden tuotoksia aletaan kerätä palvelun vaatimuksiin.
• Selvittää tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain lisäksi henkilötietojen käsittelyyn liittyvän muun mahdollisen erityislainsäädännön, joka liittyy käsillä olevaan kehittämishankkeeseen.
• Huolehtii siitä, että mikäli kehittämistyössä käytetään oikeita henkilötietoja, on tietosuojatoimenpiteet alkaen alkukartoituksesta tehtävä myös prototyypin osalta. Lähtökohtana on, että kehittämisessä ei käsitellä oikeita henkilötietoja, vaan ainoastaan synteettistä tai anonymisoitua dataa.