Valmisteluvaihe

Valmisteluvaiheen kaksi tärkeää tarkoitusta

1. Muodostaa yhteinen käsitys siitä, mitä hankkeella tavoitellaan ja miksi se kannattaa käynnistää.
2. Hankkia perusteltu lupa aloittaa mahdollinen hankinta ja toteuttamisen käynnistäminen. 

Valmistelussa on siis ensin tunnistettava karkea visio tavoitteesta, sekä alustavat vaihtoehdot ja mahdollisuudet, joita valmistelussa sitten lähdetään selvittämään. Valmisteluvaiheen alkupuolella johto-/ohjausryhmä antaa luvan edetä markkinakartoitukseen, jos sellainen tarvitaan. Valmisteluvaihe päättyy johto-/ohjausryhmän lupaan aloittaa mahdollinen hankinta ja toteuttamisen käynnistäminen. Tämä edellyttää perusteltua hankintamallia ennen käynnistysvaiheeseen siirtymistä.
 

Edellytykset valmisteluvaiheen aloittamiselle

Valmisteluvaiheen käynnistäminen edellyttää toimeksiantoa taholta, joka myös osoittaa valmisteluvaiheessa tarvittavat rahat ja resurssit. Budjettia ja resursseja ei tarvitse osoittaa tässä vaiheessa koko hankkeelle, mutta periaatteellinen resurssiraami hankkeelle sekä kehitettävän palvelun ylläpidolle tulisi olla olemassa.

Jo valmisteluvaiheessa huomioidaan ratkaisun lopullinen käyttöönottotavoite. Toimeksiannon yhteydessä hankkeelle annetaan alustava visio ja tarve, jotka kirkastetaan valmisteluvaiheen aikana.

Valmisteluvaiheen käynnistämisen yhteydessä hankkeelle nimetään hankepäällikkö tai muu hankkeen valmistelusta vastaava sekä kokonaisarkkitehtuurista, tietoturvasta, tietosuojasta sekä hankinnasta vastaavat henkilöt.

Milloin valmisteluvaihe on onnistuneesti valmis

Valmisteluvaihe on onnistuneesti suoritettu, kun visio, ylätason asiakastarve ja vaatimukset sekä ratkaisulinjaukset ja toimintaympäristö on määritelty sillä tarkkuudella, että hankkeen tarkempi määrittely ja suunnittelu voidaan aloittaa niiden pohjalta.

Jos hanke edellyttää hankintaa, valmisteluvaiheen oleellinen tuotos on perusteltu ehdotus hankintamallista (hankintastrategia) sekä lupa käynnistää hankinta tarjouspyyntömateriaaleineen. Hankintamalli siis määrittelee tärkeän lähtökohdan sille, millä tavoin hankkeen tavoittelema ratkaisu voidaan hankkia ja toteuttaa. Se asettaa lähtökohdat käynnistysvaiheessa toteutettavalle kilpailutukselle.

Milloin on harkittava ketterän kokeilemisen mallia

Jos hankkeen tavoitteiden määrittely käyttöönottoon asti osoittautuu vaikeaksi, voi olla tarkoituksenmukaista siirtyä käyttämään ketterän kokeilemisen mallia. 

Tavoitteiden määrittely voi osoittautua haastavaksi esimerkiksi näistä syistä:

• Riskialtis toteutustapa tai epävarmuus vaihtoehdoista
• Epävarmuus siitä, että millainen ratkaisu täyttää asiakastarpeen

Johto- tai ohjausryhmä voi myös päättää hankkeen keskeyttämisestä jo valmisteluvaiheessa.

Asiakaslähtöisyys ja ohjaus 

Hankepäällikkö tai muu hankkeen valmistelusta vastaava (yhteistyössä palvelun omistajan ja/tai vastaavan kanssa):

• Kerää valmistelun pohjaksi opit aiemmista vastaavista hankkeista 
• Hakee keskeisiltä sidosryhmiltä tarvittavat tiedot vision, mission ja tavoitteiden tarkentamiseksi
• Laatii hankkeelle ensimmäisen tiekartan ("roadmap") ja ns. hissipuheen
• Tuottaa alustavan hankesuunnitelman
• Tekee käynnistysvaiheen tarkan suunnitelman
• Sopii ja ottaa käyttöön käytännöt hankkeen dokumenttien nimeämiseen, versiointiin, tallentamiseen ja jakeluun huomioiden sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien tarpeet (johto-/ohjausryhmä, sidosryhmät, tiimi)
• Määrittelee ja tarvittaessa dokumentoi lyhyesti tiimin päivittäisohjauksen ja työn tekemisen työkalut ja käytännöt
• Huolehtii ja vastaa siitä, että kaikki vaiheen vähimmäistuotokset ovat tehtynä ja dokumentoituna niin, että ne ovat viiveettä johto-/ohjausryhmän käsiteltävissä

johto-/ohjausryhmä

• Määrittää hankkeen ohjaamisen liikkumavarat (määrärahat, sisältö, aikataulu, resurssit)
• Hyväksyy alustavan hankesuunnitelman ja käynnistysvaiheen tarkan suunnitelman
• Päättää mahdollisista päätöksenteon delegoinneista
• Päättää hankkeen käynnistysvaiheen aloittamisesta

Hankinta

Hankepäällikkö

• Analysoi hankintavaihtoehtoja ja tekee sen pohjalta ehdotuksen valittavasta hankintamallista
• Tekee arvion hankinnan kokonaiskustannuksista
• Huolehtii siitä, että käynnistysvaiheessa mahdollisesti tarvittavat ulkoiset resurssit on on hankittu voimassa olevista puitesopimuksista

johto-/ohjausryhmä

• Päättää käytettävästä hankintamallista (hankintastrategia). Päätös perustuu analyysiin eri vaihtoehdoista

Arkkitehtuuri

Kokonaisarkkitehtuurista ja toiminnan määrittelystä vastaava

• Asettaa hankkeen raamit suhteessa koko Helsingin kaupungin toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäkokonaisuuteen
• Tukee ja auttaa ratkaisuarkkitehtia ja hankepäällikköä vision, tavoitetilan ja ratkaisulinjausten määrittelyttelytyössä

Ratkaisuarkkitehtuurista vastaava

• Asettaa ylätason teknisen toteutuksen raamit kokonaisarkkitehtuurin linjauksen mukaisesti ja dokumentoi pääasialliset vaihtoehdot
• Määrittelee ja kuvaa yhdessä kokonaisarkkitehtuurista ja toiminnan määrittelystä vastaavan kanssa nykytilasta ne osat, joihin hanke tulee vaikuttamaanja näin määrittelee tulevan ratkaisun toimintaympäristön ja reunaehdot
• Määrittelee mihin osa-alueisiin muutoksia tai vaikutuksia ei saa hankkeen raameissa tulla
• Määrittelee ja kuvaa hankkeen muutoksen kohteina oleviin osiin tavoitetilan mahdollisine vaihtoehtoineen (skenaariot) ja kuvaa muutoksen vaikutukset (toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri)
• Kuvaa tarvittaessa toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurin nykytilan sillä tasolla, että hanketta sen pohjalta voi lähteä käynnistämään

Tietoturva

Tietoturvasta vastaava

• Määrittelee ja tarvittaessa dokumentoi tarvittavan tietoturvallisuuden tason sekä jatkuvuustarpeen käymällä läpi kohdealueeseen liittyvää lainsäädäntöä, käytäntöjä, prosesseja sekä niissä liikkuvia tietoja. 
• Auttaa tunnistamaan nykytilaan ja tavoitetilaan liittyviä tietoturvatarpeita ja luottamusrajoja.

Tietosuoja

Tietosuojasta vastaava

• Selvittää, käsitelläänkö palvelussa henkilötietoja tekemällä alkukartoituksen.
• Jos palvelussa käsitellään henkilötietoja, huolehtii riittävästä resursoinnista vaikutustenarvioinnin ja riskianalyysin tai sisäisen tarkistuslistan tekemiseksi. Ne tehdään valmisteluvaiheessa mahdollisimman valmiiksi ja niiden tuotoksia aletaan kerätä palvelun vaatimuksiin.
• Selvittää tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain lisäksi henkilötietojen käsittelyyn liittyvän muun mahdollisen erityislainsäädännön, joka liittyy käsillä olevaan hankkeeseen.

johto-/ohjausryhmä

• Vastaa siitä, että tietosuoja sisällytetään hankkeeseen heti alusta saakka.