Käyttöönotto
Kuvaus
Käyttöönottovaiheen aikana hankkeessa kehitetty järjestelmä tai palvelu siirretään tuotantoon ja otetaan käyttöön. Vastuun siirtäminen hankkeelta ydintoiminnalle ja IT-operaatioille käynnistyy. Käyttöönottovaihe sisältää usein myös toimintatapojen muuttamista, ja vaatii siksi erityistä huomiota ja muutosjohtamista.
Edellytykset käyttöönottovaiheen aloittamiselle
Käyttöönotto voidaan aloittaa, kun
- Kaikki hankkeessa vaaditut lopputuotokset on toimitettu ja hyväksytty
- Lopputuotoksiin liittyvä dokumentaatio on toimitettu ja hyväksytty
- Tuotannon aikaiset vastuut on sovittu
- Rahoitus, sopimukset ja resurssit tuotantoonsiirtoa varten on olemassa
- Johto/ohjausryhmä on hyväksynyt palvelun tuotantokäyttöön nykyisellä riskitasolla ja tuotantoympäristö ja sen hallinta noudattaa palvelulle määriteltyä tietoturvatasoa ja tietosuojavaatimuksia.
Milloin käyttöönottovaihe on onnistuneesti valmis
Vaihe päättyy kun varsinainen kehittäminen on päättynyt ja tuotantoonsiirto on tapahtunut, uusi järjestelmä tai palvelu on käytössä ja edellytykset kehittämis- ja ylläpitovastuiden siirtämisen aloittamiselle hankeorganisaatiolta liiketoiminnalle ovat olemassa:
- Sopimukset toimittajien kanssa (alusta- ja sovellusylläpito ja kehitys)
- Palvelusta vastaava on nimetty
Tarkistuslista vaiheen päättämiseksi
Käyttöönottovaiheen kulku ja tuotokset
Käyttöönottovaiheen varsinainen tuotos on sovitulla palvelulupauksella ylläpidossa oleva operatiiviseen käyttöön julkaistu ratkaisu. Ratkaisulle on nimetty palvelusta vastaava henkilö, pääkäyttäjät, ylläpito- ja tukiorganisaatiot. Heillä on käytössään toimintansa kannalta elintärkeät ohjeet, toimintatavat ja resurssit. Ratkaisu on kirjattu järjestelmäkarttaan tai jo olemassa olevat tiedot on päivitetty.
1. Käyttöönoton valmistelu
eli tuotantoon siirron valmiuksen luominen
Suunnittelu
- Suunnitelma tuotantoon siirtymisestä -pohja (lisätietoa)
- Suunnitelma käyttäjien kouluttamisesta ja muista muutoksen läpiviennin vaatimista tehtävistä (esimerkiksi tehtävien uudelleen järjestely)
Tekninen valmius
- Tietoturvatarkastusraportti -pohja (lisätietoa)
- Tietosuojatarkistus (lisätietoa)
- Kuvaus tietoturvapiirteistä niin, että eri henkilöt voivat tarvittaessa jatkaa työtä
- Järjestelmän tekninen toipumissuunnitelma ja prosessin jatkuvuussuunnitelma
- Kaupungin tietojärjestelmäkartta - päivitys ja kokonaisarkkitehtoniset dokumentit
Sopimuksellinen valmius
- Ylläpitosopimukset järjestämismallin mukaisesti
- Palvelutasotavoitteet -pohja (lisätietoa)
- Tietosuoja sopimuksissa ja hankinnoissa (lisätietoa)
2. Käyttöönotto
eli siirtyminen vanhan järjestelmän käytöstä ja siihen liittyvistä toimintatavoista uuteen
- Integraatio- ja suorituskykytestaus tuotantoympäristössä
- Datamigraatiot
- Käyttäjäkoulutukset ja (mahdolliset) käyttäjäorganisaation tehtävänkuvan muutokset
- Ylläpito-organisaation tarvitseman dokumentaation viimeistely
- Kaupungin tietojärjestelmäkartta - lisääminen ja arkkitehtuuridokumentaatio
Hankehallinnan tuotokset
- Hyväksyntätestauksen loppuraportti -pohja (lisätietoa)
- Käytönaikainen laadunvarmistussuunnitelma -pohja (lisätietoa)
- Tietosuojan vaikutustenarviointi tai tietosuojan tarkistuslista (lisätietoa)
Tärkeimmät tehtävät
Asiakaslähtöisyys ja ohjaus
Hankepäällikkö
- Laatii hyväksyntätestauksen loppuraportin
- Laatii yhteistyössä palvelusta vastaavan kanssa käytönaikaisen laadunvarmistussuunnitelman
- Suunnittelee, organisoi ja johtaa tuotantoon siirrot
- Vastaa tuotantoympäristössä havaittujen ongelmien pikaisesta käsittelystä ja organisoi korjauksen (myös kehitystiimeiltä vaaditaan korotettua valmiustasoa esiin tulevien ongelmien nopeaa ratkaisemista varten)
- Vastaa käyttäjäkoulutuksissa tarvittavan materiaalin tuottamisesta
- Käynnistää osaamisen siirtämisen ylläpito-organisaatiolle
- Laatii suunnitelman ylläpitovaiheen resursoinnista ja tehtävistä
- Tekee ohjaus/johtoryhmälle esityksen hankkeen päättämisestä
Palvelusta vastaava
- Tunnistaa henkilöstöryhmät, joihin järjestelmän tai palvelun käyttöönottoon liittyvä muutos kohdistuu ja laatii suunnitelman käyttäjien kouluttamisesta ja muista muutoksen läpiviennin vaatimista tehtävistä
- Allokoi resurssit ylläpitoa varten
Hankinta
Hankepäällikkö
- Varmistaa, että toimitussopimuksissa on huomioitu palvelun saatavuuteen ja jatkuvuuteen liittyvät vaatimukset ja että toimittajilla on kyvykkyys toimittaa näiden vaatimusten mukaista palvelua
Arkkitehtuuri
Arkkitehti
- Viimeistelee yhteistyössä toimittajien kanssa arkkitehtuurikuvaukset siten, että ne vastaavat lopullista toteutusta
- Uudet ratkaisut
- Poistuvat ratkaisut
- Muutokset
- Siirtää toteutuneen tavoitetilan kuvauksen osaksi nykytilan kuvausta
- Päivittää muut tarvittavat perustiedot muihin operatiivisiin järjestelmiin, esimerkiksi palvelurekisteriin mikäli tietoihin on tullut muutoksia
- Viimeistelee tietojärjestelmiin liittyvät ajantasaiset hallinnolliset tiedot, esimerkiksi selosteet ja tietojärjestelmäluettelot
- Osallistuu koulutuksien suunnitteluun ja toteutukseen varmistaakseen, että toimijat ymmärtävät ratkaisukokonaisuuden ja sen kytkeytymisen toimintaympäristöön
Tietoturva
Toteutustiimi
- Vastaa palvelussa käytettävien ohjelmistokomponenttien tietoturvatilanteen omavalvonnasta ja haavoittuvien komponenttien päivityksestä
- Tekee ulkopuolelta tulevien tietoturvahaavoittuvuusraporttien mukaiset korjaukset
Palvelusta vastaava
- Järjestää säännöllisiä käytönaikaisia tietoturvatarkastuksia ja organisoi niissä havaittujen puutteiden korjauksen
- Analysoi ulkopuolelta tulevat tietoturvahaavoittuvuusraportit, priorisoi ja organisoi korjaukset
- Suurissa muutoksissa päivittää riskianalyysin ja organisoi sen mukaiset jatkotyöt
- Selvittää, mitä kehitysaikaisia järjestelyjä (käyttäjäoikeudet, järjestelmät, tietoliikenneyhteydet yms) voidaan purkaa kun tuotanto on alkanut.
Tuotantotiimi
- Valvoo palvelun tietoturvallisuustilannetta ja raportoi siitä normaalien käytäntöjen mukaan
- Huolehtii tuotantoalustan tietoturvapäivityksistä
Tietosuoja
Johto-/ohjausryhmä
- Vastaa siitä, että uusi palvelu täyttää sille asetetut tietosuojavaatimukset ennen sen käyttöönottoa.
Palvelusta vastaava
- Huolehtii siitä, että palvelun ylläpidosta tehtävään sopimukseen lisätään tietosuoja- ja salassapitoliite tai tietosuojaliite, jos ylläpidosta vastaa palveluntuottaja ja jos palvelussa käsitellään henkilötietoja.
- Varmistaa, että uusi palvelu täyttää sille asetetut tietosuojavaatimukset ennen palvelun käyttöönottoa.
Tuotantotiimi
- Huolehtii tietosuojan toteutumisen ylläpidosta sovitulla tavalla.