Päätösvaihe

Päätösvaiheessa vastuu hankkeessa kehitetyn palvelun tai järjestelmän tuotannosta ja ylläpidosta on siirretty hankeorganisaatiolta palvelusta vastaavalle organisaatiolle, ja hankeorganisaatio puretaan. Hankkeesta kerätään opit tulevia hankkeita varten.

Edellytykset päätösvaiheen aloittamiselle

Päätösvaihe käynnistyy, kun hankkeessa kehitetty järjestelmä tai palvelu on siirretty tuotantoympäristöön, ylläpitovastuista on sovittu ja palvelulle on nimetty palvelupäällikkö, joka vastaa sen edelleen kehittämisestä ja tuotantotoiminnan jatkuvuudesta.

Vaihe voi myös käynnistyä, jos johto-/ohjausryhmä toteaa, että hankkeen jatkamiselle ei ole edellytyksiä ja se päätetään lopettaa ennenaikaisesti.

Milloin päätösvaihe on onnistuneesti valmis

Päätösvaiheen oleellinen tuotos on loppuraportti, johon on kirjattu toteutuma vs. suunnitelmat sisällön, aikataulun ja kustannuksen osalta ja johon on kerätty ja dokumentoitu hankkeessa saadut opit tulevia hankkeita varten. Loppuraporttiin sisältyy myös analysointi ja arvio hankkeen onnistumisesta. Päätösvaiheen aikana hankkeessa tuotetut dokumentit arkistoidaan, niiden käyttöoikeudet päivitetään ja hankeorganisaatio puretaan.

Hankkeen hyötyjen ulosmittaus ei ole hankkeen päättämisen edellytys, vaan se jatkuu hankkeen päättymisen jälkeen.

Asiakaslähtöisyys ja ohjaus

Hankepäällikkö

• Arkistoi dokumentit kaupungin arkistointiohjeiden mukaisesti
• Purkaa työkalut (käyttöoikeudet yms.)
• Kerää palautteet hankkeen onnistumisesta projektiryhmältä ja sidosryhmiltä
• Laatii loppuraportin, jossa verrataan toteutumaa suunnitelmaan ja johon on kerätty hankkeessa saadut opit ja listattu tarvittavat jatkotoimet

 Palvelusta vastaava

• Laatii yhteistyössä hankepäällikön kanssa suunnitelman hankkeen hyötyjen mittaamisesta käyttäen hyväksi kustannushyötyanalyysissä tunnistettuja hyötytavoitteita.

Hankinta

Palvelusta vastaava

• Ottaa täyden vastuun hankkeen tuotosten ylläpidosta ja toimittajanhallinnasta

Arkkitehtuuri

Arkkitehti

• Osallistuu loppuraportin tuottamiseen arkkitehtuurin ja suunnittelun kannalta
• Varmistaa että kaikki tekniset dokumentit, ohjeistot yms. ovat ajantasalla
• Vetää yhteen mitä voisimme oppia toteutuksesta ja sen suunnittelusta
• Arvioi mitä hyvää ja huonoa ratkaisussa on, missä oli ongelmia, mikä meni hyvin
• Dokumentoi loppuraportin jatkotoimiin, mitä toteutettavaa (virhekorjauksia tai parannuksia) jäi mahdollisesti vielä pienkehitykseen ja/tai seuraavalle hankkeelle