1. Perinteinen toteutus
  2. Käynnistysvaihe
Beta

Käynnistysvaihe

Perinteinen_toteutus_03

Kuvaus

Käynnistysvaiheen tarkoituksena on toteutuksen suunnittelu ja toteuttamisen edellytysten luominen. Johto tekee mahdollisten kilpailutusten pohjalta tarvittavat hankinta- ja rahankäyttöpäätökset sekä päättää ensimmäisen toteutusvaiheen aloittamisesta.

 

Edellytykset käynnistysvaiheen aloittamiselle

Käynnistysvaiheeseen siirtyminen edellyttää hyväksyttyä visiota, hankintamallia (hankintastrategia) ja hankesuunnitelmaa. Lisäksi vaaditaan suunnitelma, rahoitus, sopimukset ja resurssit käynnistysvaiheen tehtävien suorittamiseksi.

 

Milloin käynnistysvaihe on onnistuneesti valmis

Käynnistysvaihe on valmis kun hankkeen kustannusarvio, aikataulu, resursointi ja riskit  on katselmoitu ja hyväksytty sekä toteutuksen toimitussopimukset tehty.  Käynnistysvaiheen oleellisia tuotoksia ovat vaatimusmäärittely, hankesuunnitelma, ensimmäisen toteutusvaiheen toteutussuunnitelma sekä toimitussopimus.

 

Milloin käynnistysvaihe täytyy toistaa tai siirtyä toisenlaiseen malliin

Käynnistysvaihe voidaan joutua jopa toistamaan tai sitä voidaan joutua jatkamaan, jos kilpailutus siirtyy valituskäsittelyyn tai jos hankkeen lähtökohdat muuttuvat käynnistyksen aikana liian paljon. Käynnistysvaiheessa saatetaan myös havaita, että erilaisten teknisten vaihtoehtojen kokeiluja kannattaisi harkita ja näin kerätä lisää ymmärrystä. Tällöin on syytä ainakin harkita ketterän kokeilumallin käyttöä.

Tarkistuslista vaiheen päättämiseksi

Käynnistysvaiheen kulku ja tuotokset

 

KEHMET-Kaynnistysvaihe-kuva.png

 

Käynnistysvaiheen varsinainen tuotos on kyky aloittaa toteuttaminen. Se edellyttää muun muassa kehitystyössä tarvittavien resurssien hankintaan soveltuvien puitesopimusten selvittämistä ja hankinnan kohteen täsmentämistä, rahankäyttöpäätöstä ja budjettivarausta, toimitussopimuksia, riittävää toteutussuunnitelmaa, toteuttamisen edellyttämiä tiloja, työkaluja ja henkilöstöä. Vaiheessa syntyy sekä hankehallinnan tuotoksia että määrittelytuotoksia. Näiden pohjalta toteutus voidaan käynnistää.

Toteutuksen hankinnassa käytetään lähtökohtaisesti olemassa olevia puitesopimuksia. Mikäli sopivaa puitesopimusta tarvittavien kehittämisresurssien hankintaan ei ole, tulee hankinta kilpailuttaa mikäli hankinnan kokonaiskustannus ylittää kansallisen kynnysarvon (60 000 €).

Hankintasioissa neuvontaa tarjoavat hankintakeskus ja oikeuspalvelut.

1. Hankinnan valmistelu

eli tarkista puitesopimukset järjestelmästä ja asiantuntijapalveluista, arvioi hankinnan kokonaiskustannukset, luo tarvittavat asiakirjat sekä sisältötuotokset mahdollisen kilpailutuksen suorittamiseksi. Huomioi, että vaikket kilpailuttaisi, tarvitset silti riittävät sisältösuunnitelmat toteutusta varten.

Hankintamenettelyjen asiakirjat

Muut huomioitavat seikat

2. Kilpailutus ja hankintapäätös

eli puitesopimuksesta tehdyn hankinnan tai avoimen, rajoitetun tai neuvottelumenettelyn mukaisen hankinnan läpivienti, hankintaprosessiin liittyvien määräaikojen noudattaminen ja hankintapäätökset sekä hankinta-/toimitussopimukset

3. Toteutuksen suunnittelu

eli valitun toimittajan (tai valittujen toimittajien) kanssa yhdessä tehtävät käytännön sisältösuunnitelmat toteuttamisen aloittamiseksi

  • Hankkeen lopullinen tavoitekuvaus, sisältäen kytkeytymisen toimintaympäristöön, päivittämisen ja täydentämisen kilpailutuksen tuloksen mukaisesti
    • Palvelut
    • Toimintaprosessit
    • Tiedonhallinta
    • Järjestelmäratkaisut
  • Hankkeen ratkaisuarkkitehtuurin kuvauksen ajantasaistus, täydentäen alustavilla fyysisen tason kuvauksilla sekä ohjelmistoarkkitehtuurilla

Hankehallinnan tuotokset

Alla valmistelun aikana syntyvien hankkeen operatiivisen johtamisen dokumenttipohjat, jotka tarvittaessa päivitetään:

Lisäksi käynnistysvaiheen aikana tehdään uusia operatiivisen johtamisen dokumentteja. Näitä ovat:

Tärkeimmät tehtävät

 

Asiakaslähtöisyys ja ohjaus

Hankepäällikkö (yhteistyössä palvelun omistajan ja/tai vastaavan kanssa):

  • Kokoaa lopullisen vaatimusmäärittelyn asiakkaiden ja käyttäjien tarpeiden pohjalta. Vaatimusmäärittely perustuu valmisteluvaiheessa määriteltyyn kehitystarpeeseen. Pohjana määrittelyille toimivat valmisteluvaiheen tuotokset, kuten visiolakana, alustavat vaatimukset ja ympäristön tunnistamiseen liittyvät asiat.
  • Sitouttaa asiakkaat ja käyttäjät mukaan määrittelytyöhön.
  • Huolehtii, että asiakastarve tulee kuvatuksi sekä toiminnallisilta, että ei-toiminnallisilta osin.
  • Määrittää ja dokumentoi hankesuunnitelmaan hankkeen sisäiset toimintatavat (muutostenhallinta, riskienhallinta, laadunvarmistus, viestintä, raportointi, ohjaus)
  • Tunnistaa suurimmat hankkeen lopputulokseen vaikuttavat riskit ja laatii suunnitelman niiden hallintaan
  • Päivittää hankkeen tiekartan ja johtaa yksityiskohtaisen toteutussuunnittelun laatimista valitun tai valittujen toimittajien kanssa
  • Laatii tarkennetun kustannushyötylaskelman

Johto-/ohjausryhmä

  • Hyväksyy hankesuunnitelman
  • Hyväksyy hankkeen kustannusarvion
  • Päättää siirtymisestä toteutusvaiheeseen

Hankinta

Hankepäällikkö

  • Huolehtii varsinaisten kilpailutuskriteerien määrittelystä
  • Huolehtii kilpailutuksen laatupisteiden tulkinnasta ja toimittaa ne hankintakeskukselley
  • Huolehtii valittujen toimittajien sisäänajosta ja työskentelyolosuhteiden pystyttämisestä

Johto-/ohjausryhmä

  • Antaa luvan aloittaa hankinnan valmistelu
  • Hyväksyy vaatimusmäärittelyn ja antaa luvan aloittaa kilpailutus
  • Käsittelee hankintayksikön tekemän hankintapäätöksen
  • Tekee hankintapäätökseen perustuvan rahankäyttöpäätöksen

Hankintakeskus ja oikeuspalvelut

  • Järjestää kilpailutuksen
  • Lakisääteisten menettelyiden selvittäminen ja noudattaminen
  • Tarjousten virallinen vertailu

Hankintayksikkö

  • Tekee hankintapäätökset ja vastaavat sopimukset toimittajien kanssa

 

Arkkitehtuuri

Ratkaisuarkkitehtuurista vastaava

  • Suunnittelee ja tarkentaa  tavoitearkkitehtuurin vaihtoehtoineen ja siihen liittyvät muutokset kilpailutusta ajatellen
  • Täydentää ratkaisukuvausta ja esittää ja perustelee toteutettavan ratkaisuarkkitehtuurin niin toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- kuin teknologia-arkkitehtuurinkin osalta hankinta- ja toteutustapa huomioiden
  • Eskaloi mahdollisesti toimintaympäristöön ja muihin kehityshankkeisiin kohdistuvia muutostarpeita, jotka parantaisivat kokonaistavoitetilaa

 

Tietoturva

Tietoturvasta vastaava

  • Käynnistää tietoturvan riskianalyysin, jonka avulla hankintaa varten tehtävään vaatimusmäärittelyyn luodaan vaatimukset tarvittavista tietoturvallisuuspiirteistä.

Johto-/ohjausryhmä

  • Johto-/ohjausryhmä määrittää hyväksyttävän riskitason ja katselmoi vaatimusmäärittelyn tietoturvavaatimukset

Hankepäällikkö

  • Muodostaa käsityksen, millaista tietoturvaosaamista projektitiimin jäseniltä tarvitaan ja varmistaa, että tämä huomioidaan tehtävissä hankinnoissa

  

Tietosuoja

Tietosuojasta vastaava

  • Huolehtii tietosuoja- ja salassapitoliitteen tai sen suppean version lisäämisestä palvelun toteutussopimukseen, jos toteutuksessa käytetään palveluntuottajaa ja jos palvelussa käsitellään henkilötietoja. 
  • Vastaa valmisteluvaiheessa työstettyjen vaikutustenarvioinnin ja riskianalyysin tai sisäinen tarkistuslistan viimeistelystä. Lisäksi hän vastaa siitä, että palvelun vaatimukset tietosuojavaatimusten osalta viimeistellään ennen palvelun hankintaa tai sen toteuttamista.

Johto-/ohjausryhmä

  • Määrittää hyväksyttävän riskitason ja katselmoi vaatimusmäärittelyn tietosuojavaatimukset

 

Luonnos