Toiminnan tulevan tilan kuvaaminen - palvelutarjottimen käyttö jatkossa
Tarpeen kuvaus
Toiminnan nykytilan kuvaamisen ja siitä löytyneiden kehitysmahdollisuuksien käsittelyn jälkeen tarvitaan yhteinen suunnitelma siitä miten toimintaa kannattaa parantaa. Parannusmahdollisuuksia löytyy tyypillisesti kymmenittäin. Priorisoinnin ja analysoinnin kautta listaa voi kaventaa, mutta yhteinen konteksti on tarpeen, jotta kehityssuunnitelmasta saadaan hyvä.
Valittu kehitystapa
Tämän yhteisen suunnitelman pohjaksi kannattaa kuvata tulevan tilan arvovirtakartta.
Tulevan tilan arvovirtakuvauksien tekemiselle antaa kontekstin ja taustan nykytilasta tehty arvovirtakartta ja sen rakentamisen yhteydessä käydyt keskustelut. Lisäksi kehityskohteiden tunnistamisen, analysoinnin ja priorisoinnin aikana on osallistujille syntynyt kuva siitä millaiset asiat voidaan ratkaista nopeasti ja millaisissa kestää kauemmin.
Työstäminen tehtiin työpajassa, jossa jatkoivat pääosin samat henkilöt, jotka olivat mukana kuvaamassa nykytilan arvovirtakartaa. Tuleva prosessi käytiin läpi vaihe vaiheelta. Osallistujat mallinsivat itse miten työ tarkalla tasolla tulee jatkossa tapahtumaan. Ennen tulevan tilanteen kuvaamista sovittiin kuinka kauas tulevaisuuteen halutaan kurkottaa. Aikajänteeksi valittiin noin vuosi.
Fasilitaattoreiden tukemana keskusteluiden pohjalta osallistujat koostivat itse seinälle post-it kuvauksen tulevasta prosessista. Samoin kuin nykytilaa kuvatessa kuvaustapana käytettiin Shigeo Shingon alunperin lanseeraamaa tapaa tehdä arvovirtakartta. Prosessin asiakas ja asiakkaalle tehtävät tuotokset olisivat jatkossa lähes samat, joten vain muutokset kirjattiin tulevan tilan kuvaan. Samoin toimittiin prosessin syötteiden kanssa. Tälläkertaa päätettiin pitää nykytilan prosessikuva mallina seinällä ja tuleva prosessi kuvattiin alusta alkaen.
Tuotokset
Tulevan tilan kuvauksen jälkeen kaikilla osallistujilla oli jaettu kuva siitä miten toiminta tulee jatkossa tapahtumaan millaisia kehitysaskeleita pitää ottaa. Seinälle rakennettu tulevan tilan arvovirtakartta dokumentoitiin Excel muotoiseksi kuvaukseksi.
Usein arvovirtakartoissa kuvataan kuhunkin vaikeeseen kuluva aika. Palvelutarjottimen ilmoittautumisten osalta kyseessä ei ollut niin aikakriittinen kehitys, että tähän oltaisiin haluttu paneutua. Katsottiin riittäväksi kuvata ne vaiheet, joissa työ tapahtuu. i.e. Ylätason prosessiaskeleet ja tarkemmat operatiivisetaskeleet.
Ryhmäkohtaisiin tapahtumiin ilmoittautumisissa tulevan tilan prosessi lyheni hieman mutta prosessiin tuli lisää siirtelyä, joka tässä tapauksessa on lähinnä lisääntynyttä tiedon siirtoa järjestelmien ja erityisesti asiakkaan ja tapahtuman järjestäjän välillä. |
Suuriin, useiden ryhmien tapahtumiin ilmoittautumisissa tuleva prosessi lyheni sekä prosessiaskeleiden, että operatiivisten askeleiden osalta. |
Päätelmät ja seuraavat askeleet
Vaikka prosessit ryhmäkohtaiselle ja useille ryhmille tarkoitetussa tapahtumassa ovat hieman erilaiset on kuitenkin perusteltua pyrkiä kohti yhteistä teknistä ratkaisua ja alustaa, joka vastaa molempiin tarpeisiin.
Muun muassa tätä kehitystä tukemaan käynnistettiin Kuvan ja Kaskon yhteinen ohjausryhmä. Katso seuraavia askeleita tarkemmin Palvelutarjotin kehittämisen käynnistämisesimerkistä.
Mukana olleet organisaatiot ja ihmiset
Kuvasta mukana työskentelyssä kuvan henkilökuntaa kaikista palvelukokonaisuuksista: Kulttuuri, museot, orkesteri, liikunta ja nuorisotyö, yhteensä noin 20 henkilöä, jotka järjestävät toimintaa luokille ja varhaiskasvatuksen ryhmille ja/tai ottavat vastaan ilmoittautumisia.
(Kommentteja osallistujilta päivitetään tähän)
Lisätietoja voi kysyä ainakin Pirjo Mattila, kehittämisasiantuntija , kultturi ja vapaa-aika, Helsingin kaupunki email