Toiminnan nykytilan kuvaaminen - palvelutarjottimen kautta saatavilla olevaan tapahtumaan ilmoittautumisten vastaanotto

Tarpeen kuvaus

Kouluille ja päiväkodeille suunnatun palvelutarjoaman kehitystä auttamaan tarvittiin tarkka kuvaus siitä miten tapahtumiin ilmoittautuminen tapahtuu. Tämä tarkka ja yhteisesti jaettu tilannekuva on tärkeä, jotta keskustelut saavat kontekstin ja jotta voidaan edetä rakenteellisesti myös myöhemmin tunnistettujen kehityskohtien käsittelyn kanssa

Valittu kehitystapa

Taustalla oli alustava palvelupolkukuvaus, mutta koska nyt oli kyseessä usean organisaation yli ulottuva prosessi tarvittiin edustaja jokaisesta organisaatiosta.

Arvovirtakuvauksien pohjaksi ja rajaukseksi otettiin prosessista tehty SIPOC kuvaus ja rajaus. Työstäminen tehtiin työpajassa, jossa edustus kaikista prosessin aikana tehtävistä asioista.

Prosessi käytiin läpi vaihe vaiheelta. Prosessissa päivittäin toimivat ihmiset mallinsivat itse miten työ tarkalla tasolla tapahtuu. Koska aiempaa kuvausta tällä tasolla ei ollut ja prosessi ulottui useampaan organisaatioon, käytiin paljon keskusteluja siitä miten toiminta oikeastaan tapahtuu.

Fasilitaattoreiden tukemana keskusteluiden pohjalta osallistujat koostivat itse seinälle post-it kuvauksen prosessista. Kuvaustapana käytettiin Shigeo Shingon alunperin lanseeraamaa tapaa tehdä arvovirtakartta. Tässä tavassa se mitä tehdään, sipocissa kuvattu prosessin taso, erotetaan siitä kuvauksesta miten ko. työ tehdään. Tässä on ajatuksena se, että ongelmien saamiseksi näkyviin pitää pureutua työn yksityiskohtiin. Toisaalta kaikkien yksityiskohtien kuvaaminen silloin, kun prosessia tarkastellaan ylätasolla ei ole tarjoituksenmukaista. Shingon mallissa varmistetaan, että nämä kaksi kuvaustasoa ovat tiukasti linkissä ja kuvaavat oikeasti samaa asiaa.

Arvovirtakartan vaiheiden kuvaamisen jälkeen siirrettiin huomio ongelmallisiin kohtiin nykyisessä toiminnassa. Tämä keskustelu kiinnitettiin jokaisen ongelman kohdalta tiiviisti siihen tekemiseen, jossa ongelma ilmeni. Mikäli toimintaa ei oltu kuvattu silta osin, kuvaa tarkennettiin ja post-it lappuja lisättiin.

Toiminta kuvattiin eri värisillä post-it lapuilla. Prosessointia, jolloin tuotetaan jotain lisää asiakkaalle kuvataan vihreällä. Jos tämä tuotos päätyy odottamaan, ennen seuraavaa vaihetta, käytetään sinistä varastoinnin merkiksi. Keltaista käytettiin silloin, kun tietoa tai asiaa siirreltiin ihmiseltä toiselle tai varastosta toiseen. Pinkki tarkoittaa tarkastelua tai päätöksen tekoa. Kuvassa olevat nuolet osoittavat tunnistetut ongelmakohdat eli parannusmahdollisuudet ja sydämillä kuvataan niitä kohtia, joissa syntyy asiakkaan kokemaan lisäarvoa.  

Tuotokset

Nykytilan kuvauksen jälkeen kaikilla osallistujilla oli jaettu kuva siitä miten toiminta tapahtuu ja missä kohdin on ongelmia. Seinälle rakennettu arvovirtakartta dokumentoitiin Excel muotoiseksi kuvaukseksi. Ongelmakohdat ja niihin liittyvät välittömästi saatavilla olleen ratkaisuideat kuvattiin osaksi arvovirtakuvausta.

Excel muotoisen dokumentaation hyötyjä ovat helpompi jaettavuus ja jatkotyöstö. Lisäksi voidaan processivaiheiden merkitä aikoja ja laskea automaattisesti minkälaiseen toimintaan aikaa kuluu.

Päätelmät ja seuraavat askeleet

Tapahtumiin ilmoittautumisen prosesseista löydettiin yhteensä noin 50 mahdollista kehityskohdetta. Näiden kaikkien eteenpäin vieminen ei olisi ollut mielekästä eikä edes mahdollista. Seuraavaksi vuorossa oli kehityskohteiden priorisointi.

Mukana olleet organisaatiot ja ihmiset

Kuvasta mukana työskentelyssä kuvan henkilökuntaa kaikista palvelukokonaisuuksista: Kulttuuri, museot, orkesteri, liikunta ja nuorisotyö, yhteensä noin 20 henkilöä, jotka järjestävät toimintaa luokille ja varhaiskasvatuksen ryhmille ja/tai ottavat vastaan ilmoittautumisia.

(Kommentteja osallistujilta päivitetään tähän)

Lisätietoja voi kysyä ainakin Pirjo Mattila, kehittämisasiantuntija , kultturi ja vapaa-aika, Helsingin kaupunki email

Aiheeseen liittyvät muut esimerkit

• Tunnistettujen kehitysmahdollisuuksien prioisointi (Hyöty-panostus jäsentely)
• Prosessin kokonaiskuvan muodostaminen ja tarkasteltavan alueen rajaaminen (SIPOC)
• Tulevan toimintatavan kuvaaminen (Arvovirtakartta)