Toimialat paremmin mukaan Ahjo-kehityksen johtamiseen
Tarpeen kuvaus
Ahjo on Helsingin kaupungin keskeisin päätöksenteon ja asianhallinnin järjestelmä. Sitä käyttävät kaikki toimialat, jotka ovat tärkeimpänä sidosryhmänä olleet eri tavoin edustettuina Ahjon kehitystyön ohjauksessa. Tämä järjestely ei kuitenkaan ollut kaikkein toimivin. Ahjo-kehitys ei kokenut saavansa tarvitsemaansa ymmärrystä toimialojen tarpeista ja siten suuntaa työlleen, ja toimialojen edustajista tuntui ettei heidän äänensä ohjaa kehitystä ja kehitystyö etenee hitaasti. Ongelman taustalla oli myös yleisempi Ahjon järjestelmäkehityksen suunnan ja vision puute, mikä vaikeutti yhteisen näkemyksen löytämistä ja lukuisten tarpeiden priorisointia kehitystyössä.
Valittu kehitystapa
Ahjon roolin selkeyttämiseksi muiden asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmien rinnalla ja visioehdotuksen muodostamiseksi Ahjo-kehitys teki keskustelukierroksen kaikkien toimialojen kanssa. Tavoitteena oli selkeyttää miten Ahjon käyttäjät eri toimialoilla kokivat järjestelmän nyt ja mihin suuntaan toivoivat että sitä kehitetään. Keskustelun pohjaksi toimialoille annettiin etukäteen 12 kysymystä järjestelmän rooliin, käyttöön, toimivuuteen ja jatkokehitykseen liittyen. Näiden pohjalta käytiin kahden tunnin keskustelu per toimiala vastausten tarkentamiseksi ja yhteisymmärryksen syventämiseksi.
Toimialojen näkemysten pohjalta sanoitettiin 8 kohdan ehdotus Ahjon visioksi, joka esitettiin Ahjon johtoryhmälle kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi. Vision tavoite on kiteyttää ja siten selkeyttää Ahjon rooli ja kehitystyön prioriteetit, mahdollistaa Ahjon kanssa toimivia ymmärtämään tämä yhteinen suunta ja auttaa kaikkia kehittämään Ahjoa ja tarvittaessa muuttamaan omia toimintamallejaan samaa tavoitetta kohti.
Tuotokset
- Visioehdotus
- Ahjo-kehitykselle parempi ymmärrys toimialojen tarpeista
- Toimialoille parempi käsitys Ahjo-kehityksen ongelmakentästä ja mahdollisuus vaikuttaa kehityksen suuntaan ja työtapaan
Päätelmät ja seuraavat askeleet
Voitot
- Ehdotus Ahjo-järjestelmän kehitystyön visiosta saatiin tehtyä. Se johdettiin toimialojen tarpeista ja kaupungin halusta yhtenäistää päätöksentekoaan, ja se on kiinnitetty konkretiaan.
- Kaikki toimialat osallistuivat hyvin selvitystyöhön ja lupautuivat myös osallistumaan jatkossa entistä vahvemmin Ahjon kehittämiseen.
- Selvitystyö ei tuottanut mitään merkittäviä uusia löytöjä toimialojen tarpeista, mutta selkeytti, dokumentoi ja toi ne vierekkäin niin että niiden vertailu ja yhteisen kiteytyksen muodostaminen oli mahdollista.
Ongelmakohdat
- Tätä kirjoitettaessa visioehdotus ei ole vielä ollut Ahjon johtoryhmän käsittelyssä, joten emme vielä tiedä hyväksytäänkö se ja toteutuuko lopullinen tavoite kehitystyötä tukevan vision muodostamisesta.
- Tällaisen työpajakierroksen tekeminen keväällä 2020 muutenkin hektisen COVID-19 tilanteen keskellä oli hidasta, kun hommaan osallistuvilla oli ymmärrettävästi huomio tärkeämmissä tehtävissä.
Opit
- Toimialat olivat viestineet tarpeitaan ennenkin, mutta kommunikaation tavat ja hajanaisuus teki vaikeaksi ymmärtää kokonaiskuvaa. Rakenteellinen ja systemaattinen keskustelu mahdollisti tarpeiden koostamisen ja kokonaisuuden hahmottamisen aina visioksi asti.
Mukana olleet organisaatiot ja ihmiset
- Ahjo-kehityksen edustus, Helsingin kaupunginkanslia
- Toimialojen Ahjo-käyttäjien edustus, sisältäen pääkäyttäjiä, hallintopäälliköitä, -asiantuntijoita ja -sihteereitä ja muutenkin laajasti Ahjon käyttjäkuntaa
- Menetelmäkonsultit, Codento
- Lisätietoja: Ahjo-kehityksen vetäjä Susanna Mäkelä