Kehityskohteiden priorisointi
Tarpeen kuvaus
Kulttuuri ja vapaa-ajan palvelujen kouluille ja päiväkodeille suuunnattujen toimintojen ilmoittautumisen kehittämisen aikana tunnistettiin useita mahdollisia kehityskohtia. Kaikkea ei voitu, eikä kannatanut ratkaista heti. Miten valittiin ne kehityskohteet, jotka ratkaistaan ensin?
Valittu kehitystapa
Kyseessä oli usean palvelukokonaisuuden ja niiden eri organisaatiotasojen yli ulottuva prosessi. Jotta yksittäisten kehityskohteiden arviointia voitiin tehdä luotettavasti, tarvittiin mukaan edustajat kustakin organisaatiosta.
Tämän lisäksi tarvittiin kehityskohtien yhteinen ymmärrys. Yhteinen konteksti kehityskohteille saatiin arvovirtakartoituksen kautta.
Itse priorisointi aloitettiin jäsentelemällä kehityskohteet karkeasti saatavan hyödyn ja tarvittavan panostuksen mukaiseen järjestykseen. Tämän jälkeen erottui selvästi sellaiset aiheet, joiden ratkaisu on helppoa ja hyöty suuri. Tämän alustavan lajittelun lisäksi työpajan osallistujilla oli kullakin 3 ääntä, jotka he antoivat niille aiheille, jotka näkivät tärkeimmiksi ratkaistaviksi ensin.
Tuotokset
Tunnistettuja mahdollisia kehityskohteita oli 22. Priorisoinnin jälkeen edistettäviksi valittiin kolme.
Havainnot: hukkaa, silmukoita, viivettä ja ylitekemistä. Mutta tunnistettiin myös toimivia asioita
- Eri palvelukokonaisuuksissa ja palveluissa erilaiset toimintatavat, jotka aiheuttavat myös kasvattajille epätietoisuutta
- Osa työtavoista vahvasti henkilökohtaisia
- Henkilöstö voi tehdä useita samantapaisia palveluja - päällekkäisyyttä
- Tarjonta tavoittaa epätasaisesti kasvattajia
- Ilmoittautumisprosessin läpimeno saattaa kestää pitkään ja sisältää silmukoita ja viivettä
- Suuri osa käsityötä ja sisältää ”säätöä”
- Tehdään päällekkäin (esim. viestintä, aikatauluttaminen, kohderyhmä, alue)
- Prosessi ei tuota automaattisesti palautetta eikä tilastointia
- Palvelut sinänsä koettu hyviksi
- Ryhmät liikkuvat
- HSL:n maksuton ryhmälippu mahdollistaa, vaikka rajaa aikaa
Tärkeimmiksi ratkaisvaviksi nousi 4 aihetta
- Lukuisia järjestelmiä: tilaisuuksiin ja tapaahtumiin hakeminen osallistujille hajanaista
- Viestintä/promaminen julkaisuista ei tavoita kakkia, #tägien käyttö ei mahdollista
- Päällekkäisiä, historialisesti rakentuneita päätöksenteko ja ohjausrakenteita ja viestintätapoja, ei selkeitä
- Ei ole dataa siitä miten ilmoittautuja on aikaisemmin käyttänyt palvelua-> ei voida tehdä valistuneita valintoja esim. poimia ensi kertalaisia tai erityiskohderyhmiä palveluihin
Päätelmät ja seuraavat askeleet
Hyöty tällaisella lähestymisellä on se, että muutama valittu kehityskohde saadaan tehtyä nopeasti ja näiden parannusten vaikutukset saadaan käyttöön nopeasti. Kun ei tarvitse ylläpitää pitkiä listoja joskus tehtävistä töistä, vapautetaan lisää energiaa työn tekemiseen ja valittujen haasteiden nopeampaan ratkaisuun. Käytännössä myös valittujen parannuskohtien toteuttaminen tulee poistamaan myös muita listalla olleita ongelmia.
Mukana olleet organisaatiot ja ihmiset
Kuvasta mukana työskentelyssä kuvan henkilökuntaa kaikista palvelukokonaisuuksista: Kulttuuri, museot, orkesteri, liikunta ja nuorisotyö, yhteensä noin 20 henkilöä, jotka järjestävät toimintaa luokille ja varhaiskasvatuksen ryhmille ja/tai ottavat vastaan ilmoittautumisia.
Kommentteja osallistujilta (päivitetään, kun saadaan kommentit)
Lisätietoja voi kysyä ainakin Pirjo Mattila, kehittämisasiantuntija , kultturi ja vapaa-aika, Helsingin kaupunki email