Johtoryhmän ja ohjausryhmän roolin kehittäminen ketterään työtapaan siirryttäessä
Tarpeen kuvaus
Ahjo-kehityksen siirtyessä ketterään työtapaan tarkasteltiin myös kehitystyön johtoryhmän ja ohjausryhmän roolia ja työtapoja. Johtoryhmä ja ohjausryhmä olivat tunnistaneet omien työtapojensa samankaltaisuuden ja päällekäisyyden ja toivoivat rooleihinsa selkeytystä. Ahjo-kehitys puolestaan kaipasi tukea kehitystyön isompien suuntaviivojen määrittelyyn ja välillä myös toteutusten priorisointiin.
Valittu kehitystapa
Ahjon johto- ja ohjausryhmien selkeämmästä roolituksesta ja siihen liittyvästä vastuun jaosta tehtiin ehdotus.
Johtoryhmän vastuu kiteytettiin visiotason ison kuvan muodostamiseen, seurantaan ja tarkistamiseen, sekä toimittajayhteistyön hallinnointiin. Koska nämä vastuut ovat pidemmän aikavälin asioita, jory myös kokoontuu harvemmin eli noin kolmen kuukauden välein.
Ohjausryhmän tehtäväksi määriteltiin vision toteutuksen seuranta ja arjen kehitystyön tuki, erityisesti toteutusten priorisoinnissa auttaminen Ahjon tuoteomistajien sitä toivoessa. Tämän työn nopeamman syklin myötä ohjausryhmä kokoontuu noin kerran kuussa.
Tuotokset
- Johtoryhmän ja ohjausryhmän roolituksen ja työtapojen ehdotukset, jotka hyväksyttiin ja otettiin käyttöön
- Selkeämpi työnjako Ahjon johtoryhmän ja ohjausryhmän välillä, ja siten parempi ohjaus ja tuki Ahjo-kehitykselle
Päätelmät ja seuraavat askeleet
Voittoja
- Uusi selkeämpi työtapa Ahjo-kehityksen johtamisessa ja tukemisessa, joka on yhteisesti hyväksytty ja ainakin alustavasti näyttää toimivalta.
- Aiempien osin päällekäisten vastuiden ja työtapojen myötä toimialojen ohjausryhmäedustuksen rooli oli jäänyt vähäiseksi. Nyt ohjausryhmän toimiessa vahvemmin tuoteomistajien tukena laajempaa näkemystä kaipaavissa priorisointipäätöksissä, Ahjo-kehitys pääsi paremmin hyötymään heidän asiantuntemuksestaan.
Ongelmia
- Johtoryhmän osalta uusi työtapa ei ole vielä kunnolla käytössä, joten emme vielä tiedä miten hyvin se toimii.
Opit
- Tässäkin työtapamuutoksessa oli epävarmuutta siitä mikä olisi paras tapa organisoida järjestelmäkehityksen ohjaus. Voi esimerkiksi olla ettei Ahjo tarvitse sekä johto- että ohjausryhmää, ja molempien vastuut voisi antaa toiselle. Tässä tilanteessa kokeiltiin parhaaksi ennustettua ratkaisua, ajatuksella että sitä voi myöhemmin tarpeen mukaan muuttaa. Tällainen epävarmuus on kehitystyölle tyypillistä ja tietoiset kokeilut hyvä tapa hallita sitä.
Mukana olleet organisaatiot ja ihmiset
- Ahjo-kehityksen johtoryhmä ja ohjausryhmä, joissa on edustettuina Ahjo-kehitys, järjestelmän toimittaja Tieto, kaupungin toimialat sekä kaupungin kanslia ja tietohallinto.
- Menetelmäkonsultit, Codento