Kehityskokonaisuuden käynnistäminen - Kuva palvelutarjotin
Tarpeen kuvaus
Kulttuurin ja vapaa-ajan toimiala tuottaa ja tarjoaa tapahtumia ja tilaisuuksia koululais- ja päiväkotiryhmille kirjaston, museoiden, orksterin sekä liikunta ja nuoriso -palveluissa.
Palvelutarjotin on kanava kulttuurin ja vapaa-ajan toimijoille kertoa palveluistaan jotta koulujen ja varhaiskasvatuksen henkilökunta voi helpommin löytää tiloja ja palveluita omaa toimintaansa tukemaan. Palvelutarjottimen kautta tarjotaan helppo ilmoittautumisprosessi ja ennen kaikkea parempi mahdollisuus lasten ja nuorten tasavertaiseen osallistumiseen ja innostaviin kokemuksiin.
Taustalla vaikuttaa kulttuurikasvatuksen tueksi yli 10 vuotta toiminut Kultus.fi, jonka silloinen Kulttuuriasiainkeskus käynnisti ja jota ylläpidetään Annantalolta
Kehittämistyön motiiveina on
- tarve kehittää Kultusta teknisesti nousi esille kolme vuotta sitten
- halu kehittää väline KUVAn kaikille palvelukokonaisuuksille
- toimintamallien yhtenäistämisen tarve
Valittu kehitystapa
Tarvittavaksi nähty kehitys lisättiin Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan talousarvioon vuodelle 2019 seuraavin sanamuodoin
- Toimialan palveluista rakennetaan helppokäyttöinen palvelutarjotin peruskouluille ja päiväkodeille ja sen vaikutuksia kokeillaan aluksi kahdella erilaisella alueella
- Toimenpiteellä vastataan samalla kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tavoitteeseen nähdä koko kaupunki oppimisympäristönä
- Tavoitteen toteutumista edistää HSL:n päätös vapauttaa koulu- ja päiväkotiryhmät joukkoliikennemaksuista.
Vuonna 2019 Vuosaaressa ja Kannelmäessä kuvattiin kouluille ja päiväkodeille suunnattua toimintaa. Näin syntynyt kooste toimitettiin pilottikouluille ja päiväkodeille. Tämän jälkeen jalkauduttiin kokoamaan niin KUVAn kuin koulujen ja päiväkotien kokemuksia palvelupoluista ja palvelujen laadusta. Näitä kuvattiin palvelupolkuina noin 35 hengen voimin.
Kuvattiin tapahtumiin ilmoittautumisen työtavat arvovirtakartoiksi työpajoissa, joissa oli mukana noin 25 henkeä. Toimintaa kuvatessa keskityttyyn kahteen hieman erityyppiseen tapahtumiin ilmoittautumisen prosessiin
- isot tapahtumat, joissa useita ryhmiä yhtä aikaa osallistujina
- yksittäisen ryhmän työpajat/toiminta
Tuotokset
Arvovirtakarttojen myötä tunnistettiin ongelmakohtia; hukkaa, silmukoita, viivettä ja ylitekemistä
- Tiedonkulussa löydettiin päällekkäistä toimintaa. Osittain toimintatavat olivat pisteittäistä ja ratkaisut sattumanvaraista. Ihmisten ja roolien hallintaan käytetyt järjestelmät ja tavat vaihtelivat toiminnoittain, erityisesti yhteyshenkilöiden osalta
- Ilmoittautumisien vastaanoton ja hoitamisen aikana oli katkoksia ja satunnaisuutta. Osin tämä johtui asiakkaiden ja palvelun tarjoajan asynkronisesta viestinnästä, osin tukevien järjestelmien tai toimintatapojen monimuotoisuudesta
- Työkalujen, sähköposti ja erilaiset listat, monimuotoisuuden johdosta tarvittavat tiedot saattavat olla yksittäisten henkilöiden takana. Tämä vaikeuttaa sijaistusta, työkuorman tasaamista ja näkyvyyttä toimintaan yleisesti
Erityishuomioita
- Toiveena on tavoitteen ja kapasiteetin johtaminen, johon nykyisellä tavalla toimia ei ole edellytyksiä. Ratkaistavia kysymyksinä on mm. resurssiohjaus ja toiminnan kohdentaminen mittareihin perustuen
- Mukana palveluja tarjoamassa nyt myös muita kuin kaupungin kulttuuri- ja taidetoimijoita isoista pieniin. Tämä on positiivista, mutta jokaisen toimijan tuodessa omat yhteydenottotavat ja käytännöt, asiakkaiden kokema monimuotoisuus lisääntyy ja kiireessä hyvät vaihtoehdot saattavat jäädä löytämättä
- Toive saada myös muut kuin kulttuuri- ja taidetoimijat samalle alustalle, nyt 250 kulttuuri- ja taidetoimijaa pääkaupunkiseudulta
- On käynnistetty ohjausryhmä jossa voidaan käsitellä esille nousseita teemoja
- Yksityisille varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen toimijoille viestimisessä omat haasteet, mutta lasten tasavertaisesta näkökulmasta tärkeää saada viesti myös heille
Päätelmät ja seuraavat askeleet
Osa kehitystyöpajoissa tunnistetuista kehitystarpeista oli täsmällisiä ja toimijoiden itsensä helposti ratkaistavissa. Osa henkilöstön tuottamista kehitysehdotuksista ja tulevasta arvovirtapolusta on luonteeltaan laajemmin toimintaan liittyviä, niitä kannattaa tarkastella erillisenä kokonaisuutena.
Niissä tapauksissa, joissa toiminnan tuottamisesta verkkoon ja ilmoittautumisista vastaa toimipaikassa yksi henkilö, henkilöstökokemus oli usein hyvä. Tämä lienee seurausta siitä, että kapulanvaihtojen puuttuessa virhemahdollisuuksia on vähemmän.
Ilmoittautumisjärjestelmän digitalisoimista tarvitaan muissakin palveluissa; harrastaminen, kulttuurin kummilapset ja vapaaehtoistoiminta.
Hyvän henkilöstökokemuksen kannalta yhteiskehittäminen voisi tuoda lisäarvoa. Palvelun loppukäyttäjän näkökulmasta saavutettavuus ja kokonaisuus on tärkeää, tietojen hajanaisuus on haitta.
Päätoksiä ja konkreettisia seuraavia askeleita
- Käynnistettiin Kuvan ja Kaskon yhteinen ohjausryhmä
- Edistetään palvelutarjottimen digitalisoinnin suunnittelua
- Toteutettiin alustavia idean käyttäjätestauksia opettajien ja varhaiskasvatuksen henkilökunnan kanssa
- Selkeytetään toimintamalleja toimialojen yhteisessä ohjausryhmässä
- Toimialojen suunnitelmiin sisältyy jatkokehittäminen, joissa
- keskeistä luoda yhteistyörakenteet sekä
- edistää digitalisaatiolla helppo toimintamalli, joka helpottaa koulujen ja päiväkotien mahdollisuuksia käyttää kuvan tiloja ja toimintoja
- luoda kouluille kulttuuripolku
-
Käynnistään palvelutarjottimen kehitystyö KUVAn ratkaisutoimiston kanssa
-
Edisteään toimialan palveluen sisäistä yhteistyötä ja toimintatapojen kehittämistä
Mitä konkreettista seuraa
- Yksinkertaisen ilmoittautumispalikan kehittäminen yhdelle palvelulle ja kokonaisen uuden palvelukonseptin käyttöönotto viimeistään elokuussa 2021
- Muun yhteistyön ja toimintamallin kehittäminen digitalisoimalla myös sitä
- Kuvan sisäisen kehittämistyön vahvistuminen ja kuvan ja kaskon yhteistyön edelleen kehittäminen
Mukana olleet organisaatiot ja ihmiset
Kuvasta mukana työskentelyssä kuvan henkilökuntaa kaikista palvelukokonaisuuksista: Kulttuuri, museot, orkesteri, liikunta ja nuorisotyö, yhteensä noin 20 henkilöä, jotka järjestävät toimintaa luokille ja varhaiskasvatuksen ryhmille ja/tai ottavat vastaan ilmoittautumisia.
Kommentteja osallistujilta (päivitetään, kun saadaan kommentit)
Lisätietoja voi kysyä ainakin Pirjo Mattila, kehittämisasiantuntija , kultturi ja vapaa-aika, Helsingin kaupunki email