Kehittämiskohteen rajaus ja ylätason kuvaus
Tarpeen kuvaus
Kaskon palvelutarjoaman kehitystä piti rajata käsiteltävän kokoiseksi osaksi. Kehitykseen oli käytettävissä muutaman päivän työpanos. Alustavasti kehitystä oli ajateltu tarkasteltavan kahdelta suunnalta. Tarkasteluun valittiin yhtäältä yksittäiselle ryhmälle kerrallaan järjestettävää toiminta ja toisaalta tapahtumat joihin osallistuu useita koululais- tai päiväkotiryhmiä samalla kertaa.
Valittu kehitystapa
Kyseessä oli usean organisaation yli ulottuva prosessi. Jotta yksittäisten kehityskohteiden arviointia voitiin tehdä luotettavasti, tarvittiin mukaan edustajat kustakin organisaatiosta.
Päätettin järjestää kunkin kohderyhmän tarpeisiin pureutuvat työpajat erillisinä. Työpajojen aluksi kuvattiin ketkä ovat asiakkaita ja mitä tuotoksia he tarvitsevat. Seuraavaksi kuvattiin ylätasolla millä prosessiaskeleilla tämä tarve täytetään. Tämän jälkeen kuuvattiin prosessi tarvitsee toimiakseen ja mistä nämä asiat saadaan.
Kuvaukseen käytettiin SIPOC-mallia
- Supplier/Toimittaja
- Inputs/Syötteet
- Process/Prosessi
- Output/Tuotokset
- Customer/Asiakas
Aloitimme keskustelemalla asiakkaasta ja mahdollisista asiakkaiden asiakkaista. Työskenteytapana kaikki osallistuttava fasilitoitu keskustelu ja post-it lappujen kirjoitus. Tuotokset nostettiin vaihe vaikeelta seinälle. Työpajan jälkeen tuotokset dokumentoitiin excel pohjaan yhdessä tarkemman arvovirtakartta kuvaksen kanssa.
Tuotokset
Tarkasteltavien prosessien alkupiste ja lloppupiste sekä prosessin vaiheet ja tuotokset kuvattuina SIPOC muodossa. Tämä auttoi rajaamaan keskustelun ja keskittämään käytössä olevan ajan ja käydyt keskustelut prosessin kannalta olennaiseen.
Palvelutarjottimen osalta tehtiin kaksi erillista SIPOC kuvausta.
- Yksittäisten ryhmien ilmoittautuminen tapahtumaan
- Useiden päiväkoti- tai koululaisryhmien ilmoittautuminen isompiin tapahtumiin
Päätelmät ja seuraavat askeleet
Tunnistettiin samankaltaisuuden ja erot tarkasteltujen prosessien välillä. Selkeä yhdessä tehty rajaus auttaa fokusoimaan käytetyn ajan ja auttaa suuntaamaan keskustelun olennaiseen.
Seuraavaksi jatkettiin molempien prosessien osalta tarkempaan nykytilan kuvaukseen arvovirtakarttaa hyväksi käyttäen.
Mukana olleet organisaatiot ja ihmiset
Kuvasta mukana työskentelyssä kuvan henkilökuntaa kaikista palvelukokonaisuuksista: Kulttuuri, museot, orkesteri, liikunta ja nuorisotyö, yhteensä noin 20 henkilöä, jotka järjestävät toimintaa luokille ja varhaiskasvatuksen ryhmille ja/tai ottavat vastaan ilmoittautumisia.
Kommentteja osallistujilta (päivitetään, kun saadaan kommentit)
Lisätietoja voi kysyä ainakin Pirjo Mattila, kehittämisasiantuntija , kultturi ja vapaa-aika, Helsingin kaupunki email